詳表是分類法的正文,由類目、類目之間的關係、標記符號、注釋組成。
1 類目是分類法的基本單位,《中國檔案分類法》第2版共有10萬條類目。
2 類目之間的關係。分類法主要通過主表的等級結構來表達類目之間的相互關係,如下圖所示。在此例中,類目之間的隸屬、並列關係一目了然。
3 標記符號
《中國檔案分類法》採用漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制,數字的數位一般表示類目的級位,並能顯示類目之間的各種邏輯關係,基本上遵循了層累制的編號原則。當同位類過多時,靈活採用了八分法和雙位制的編號法。
所謂八分法又稱為「擴九法」, 它用前8位數字1~8表示8個同位類,當同位類超過8個時,第9個同位類開始展開,不用9而用91,第10個同位類用92,.直到第16個類目用98,第17個類目若不擴展用99,若繼
續擴展從第17個同位類目分別用991, 992, 993...998來標記。
雙位制又稱為「百分法」,是為了緩解類列擴展與符號基數不足之間的矛盾而採用的一種編號方法。具體做法是,當一個類目展開的下位類太多時,第一類不用1,而用11; 第二類不用2,而用12;第三類不用3,而用13,第九類不用9,而用19; 第十類不用20,而用21;第十一類用22
為了補充基本類號的不足,《中國檔案分類法》採用了以下輔助符號,用以表達類目的特定含義。
①」+」並列符號。為了適應分類標引的需要,對有並列關係的多主題檔案進行標引時,需要賦予多個分類號,其間用「+」號相連。以便把多主題檔案的類號組配起來。如: xx縣第x屆人大代表赴鄉、鎮視察與調研的文件材料,分類標引結果為「BA17 + BA15」。
②「:」關聯符號。又稱組配符號。它將主表中兩個或兩個以上類目的號碼組成一個複合類號,用以表達一個複雜的主題概念。如: x x中學關於學生飲水衛生情況的調查報告,分類標引結果為「 GE23: CF55224」。
③「-」綜合復分號。凡依綜合復分表復分,必須標記此符號,使用時將「-」置於綜合復分號碼之前,與主類號連接。
④「( )」世界各國和地區復分號。主要用於區分世界各國和地區,使用時用「( )」標識將國家、地區復分號碼括起來,與主類號相連。
⑤」[]」中國地區復分號。用於區分中國地區。使用時將中國地區復分號碼用」 []」 括起來,與主類號相連。
⑥「《》」民族復分號。主要用於區分民族,使用時將民族復分號碼用「《》」括起來,與主類號相連。
⑦」<>」科技檔案復分號。使用方法同上。
⑧」.」專類復分號。用於對主表中特定類目的復分,使用時將「.」置於專類復分號碼之前,接在主類號之後。
⑨「=」專用復分號。中華人民共和國檔案分類表在外交、文化、新聞通訊,教育、衛生、國內貿易、對外貿易、農業、煤炭、鐵路、公路、水陸等大類(或二級類目)後,設有專用復分表。使用時,將專用復分表的號碼用復分符號「=」接在主表的分類號碼之後。
⑩「[]」交替類號。用以標識供選擇的類目,不作為檔案分類的實際號碼使用。
⑪「/」起訖符號。表示類目號碼的起止範圍,只在主表中出現,不作為檔案分類的實際號碼使用。
4 注釋
為了幫助分類人員理解和使用類目,《中國檔案分類法》對一部分條目作了必要的注釋。注釋有如下作用:指明類目的內容;指明類目之間的關係和範圍;指明交叉和參照關係;指明細分方法。