公文的文種與格式
每一份發文的文件都像一個在流水線上等待加工和完善的藝術品一樣，在我們文電科和各綜合科的共同辦理下，制發完成。下面我先來給大家介紹一下發文的整體流程：一、發文流程
首先是由收文室，將文件籤收並轉辦給綜合科，綜合科的辦文人員將市政府領導或辦公室主要領導籤署明確意見的文件轉交給我們，這樣就進入了發文流程，第一關就到了我這裡，我要對文件進行審核，我們所發的文件一般分為上行文、平行文和下行文。上行文指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管部門的一種行文。如請示、報告等。通常我們向省政府或市人大上報的請示、報告和議案都用上行文，也就是我們所發的松政文這個文種。那麼這裡要注意的是上報省政府請示文件，我們要與省政府辦公廳先進行溝通，有具體處室接收，我們才可以上報。這個上行文呢，在下一期將會由從事文電工作20餘年的王宏旭科長為大家詳細講解，我們今天要講的重點是平行文和下行文。平行文和下行文指的是通知、批覆、函、會議紀要等。有的文件，需要徵求部門意見，比如規範性文件、市政府常務會議紀要、專題會議紀要，其中，市政府常務會議紀要是我們文電科徵求的，主要是司法局和法律顧問的合法性審查，一些規範性文件和專題會議紀要是需要擬稿部門自己徵求的。接下來就是確定公文文種、文號，確保文件合法性審查、規範性文件政策解讀等要件齊全後，我就要開始做發文登記了，我會將相關公文信息、代擬稿錄入公文流轉系統，然後轉給文印室，文印室進行公文製作，提供文件清樣。進行公文三級審核，確保公文體例、格式，行文規範準確無誤。確保籤發手續完備，附件材料齊整。然後轉給分管主任籤署意見，最後公文印發，發文的整個流程就這樣辦結了。
二、公文的文種
公文文種的種類按照《中共中央辦公廳 國務院關於印發黨政機關公文處理工作條例的通知》規定：行政機關的公文種類有15種：他們分別是命令（令）、決定、決議、公告、公報、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。我們發的比較多的文體主要有松政函、松政辦函、松政發、松政辦發、松政明電、松政辦明電、松政文、松政幹任、常務會議紀要、專題會議紀要。接下來我們就來一一的學習一下每一個文體的格式。
（一）松政函（松政辦函）。
1．市政府（辦公室）向同級、無隸屬關係部門單位商議事項、情況說明。
我們一般都是向省裡的某部門或某個領導小組報送整改情況、進展情況和一些情況說明等等，格式：在這裡要注意的是，我們是以政府的名義向某省直部門發函，所以我們要寫函告如下。有許多部門在報送代擬稿時，一般都寫的是報告如下，我們要分清自己所佔的角度是以政府的名義，而不是以部門的名義。落款處是特此致函，如果要是和某省直部門商議某事項，我們的落款應該是妥否，望予函復。
2．通知：用於傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項。
如果是想給部門下達任務，就要發通知，我們不能通過提高文種的格次來給部門硬派任務，達到自己的目的。比如，前天我們就收到了這樣一個文件，他在徵求意見的時候，有相關部門提出執行起來有困難，所以他的這個任務就落不下去，於是就想通過提高文種的格次來讓部門執行，本來就是一個通知的文種，他們想要發決定。那什麼是決定呢？決定是適用於對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。決定具有全局性、指令性、規範性的特點。而這個部門的文件不具備發決定的要求。
3．批覆：用於答覆下級機關的請示事項。
請示和批覆是相對的，我們一定是針對某一個部門所提請的請示而下達的批覆，所以我們在正文裡應該是《關於***的請示》收悉，而且還要記得把文件的文號填好。這裡強調一下，我們所發的文件裡，文中出現的每一個引用文件都要標註好文號以及帶有發文機關的文件全稱。如果批覆中涉及到其他部門，還要抄送給這個部門。
4．議事協調機構：也就是我們常說的領導小組，用於為了完成某項特殊性或臨時性任務而設立的跨部門的協調機構。
市政府主要領導為組長的議事協調機構文件需要附文件依據，這個依據可以是已經市政府主要領導同意的說明，或者是省領導小組以省主要領導為組長文件。市長任組長的議事協調機構文件發鬆政函，副市長為組長的議事協調機構文件發鬆政辦函。成員單位的名稱簡稱和全稱要統一一致。當領導小組因為領導變動或者成員單位工作職責發生改變時，要調整領導小組， 如領導小組的組長發生變動，可提請政府發文，副組長和其他成員調整，部門自行發文即可。按照基層減負的相關要求，為了減少發文數量，議事協調機構類的文件，我們現在都是先通過各綜合科調度各自分管戰線要成立和調整的領導小組，一同上報，統一發文。
5．反饋意見：用於回復某省直部門關於某個規範性文件徵求意見的函。
反饋意見的格式非常的簡單和統一，一般為「貴部門關於***徵求意見的函收悉，經松原市政府研究，如果沒有修改意見就是無修改意見，如果有意見，就是提出如下修改意見」。這種反饋意見部門報上來的代擬稿寫的都非常複雜，比如會同相關部門、召開專題會議研究、實地踏查調研等等，最後決定無修改意見。而到了我們發文這裡的時候，這些無關緊要的話就都刪掉了。所以下次再報送反饋意見的代擬稿時，我們就按照今天的這個格式來起草就可以了。
（二）松政發。
這個文體大多發的都是規範性文件，在提請發文前，提請發文的部門要對這個文件進行相關部門的徵求意見和司法局和法律顧問的合法性審查，這裡需要注意的是，我們所需要的是司法局和法律顧問的合法性審查，是對這個規範性文件是否合法的一個審核意見，而不是作為相關部門對文件有無意見的說明。這個合法性審核對於一個規範性文件來說是至關重要的，稍後，我會和大家共同學習合法性審查的相關知識。除此之外還有一些文件是需要上常務會研究討論通過才可以發文，所以說這個文體是比較有格次的一個文體。下面我們就來看一下，什麼樣的文件要發鬆政發（松政辦發）。
1．市政府研究決定的有關重大事項、重點工作，包括**辦法、**意見及重點工作實施方案。
2．市政府主要領導在市政府全體會議上的講話，是要發鬆政發的。如果不是在全體會議上的講話，我們發內部情況通報就可以。在這裡我們要標註好公開屬性，有些可能會議上的講話、相關事項涉密是不予公開的。
3．調整市政府領導同志分工，這個在調整之前，我們都是要提前一周的時間通過市委組織部向省委組織部報備批准後，上政府黨組會討論通過，由文電科進行發文。
（三）松政明電（松政辦明電）。
與松政發類所發文件相似的文體還有松政明電。但是明電類的文件側重於階段性的工作和事項。並且明電的文件是黑白，不蓋章的。
1．通告：適用於在一定範圍內公布應當遵守或者周知的事項。通告是必須要司法局和法律顧問進行合法性審查後方可發文的。發通告的時候，前面是沒有主送機關的。
2．部門提請市政府（辦公室）下發的階段性工作方案，涉及重點工作，用松政明電（松政辦明電）。比如：《松原市人民政府關於2019年市政府重點工作目標責任制完成情況的通報》、《松原市人民政府關於印發鬆原市融入「一主六雙」產業空間布局2020年工作方案的通知》。這些都是本年度或者某個階段的重點工作任務。
（四）松政幹任。
松政幹任一般是用於任免非政府組成部門的一把手或各部門副職。政府組成部門的一把手是要提請人大任免的。通常都是在政府黨組會議上討論通過後，由部門提請發文。
（五）會議紀要。
紀要是適用於記載會議主要情況和議定事項紀要我們常發的主要有兩種，一個是常務會議紀要、一個是專題會議紀要。
1．常務會議紀要：召開常務會議後，由綜合一科起草，文電科負責通過司法局和法律顧問進行合法性審查，由市政府秘書長和市長籤批後發文。
2．專題會議紀要：副市長或者副秘書長召開的專題會議研究某項工作後，由部門在通過司法局和法律顧問的合法性審查後向政府提請發文。專題會議紀要是由專職副秘書長和副市長籤批後就可以發文了。
以上就是我們比較常見的文種和格式，細心的同事們可能會發現，我們除了剛才講的松政函、松政發和松政明電以外，我們還有松政辦函、松政辦發和松政辦明電，從字面上來理解，一個是政府文件，而另一個是政府辦公室文件。那麼下面我們就來了解一下政府文件和政府辦公室文件的區別。
三、政府文件和政府辦公室文件的區別
1．層級不同。政府文件（以政府名義發布的文件），一般是發布事關全局性重要工作的政策或通過政府決策的規範性文件，通常是政務性的；政府辦公室文件（以政府辦公室名義發布的文件），其層級不如政府文件，有時是一名政府主管領導批閱即可發布，政府辦公室的發文可能是事務性的，也可能是對政府機關此前已有發文的補充，還可能批轉其他部門的文件等，但辦公室發的文件也承載了同級政府的行政效力。
2．承載事項的類別不同。在行政效力上，兩種文件沒有本質區別（對本轄區內所有機關、單位具有相同效力），政府辦公室發文也要經過政府領導同意的，也承載著同級政府的行文效力。
3．效力範圍不同。政府發文件通常是代表政府的，對轄區內所有單位有效力。政府辦公室發文件有時候只是對轄區的某個單位有效力。
綜上所述，政府文件側重的是全局性的事務，而政府辦公室文件側重的是某一個專項領域的工作和任務。
四、合法性審查
通常來說規範性文件和會議紀要都是要進行合法性審查的，制定規範性文件是行政機關履行職能的重要方式。剛才前面也幾次提到了規範性文件，那麼到底什麼是規範性文件呢？
（一）什麼是規範性文件？
規範性文件是指除政府規章外，行政機關或者經法律、法規授權的具有管理公共事務職能的組織（以下統稱行政機關）依據法定職權或者法律、法規授權，制定的涉及公民、法人和其他組織權利義務，具有普遍約束力，在一定期限內可以反覆適用的文件。
（二）為什麼要對規範性文件進行合法性審查？
對規範性文件進行合法性審核是確保行政機關出臺的規範性文件合法有效的重要措施。凡涉及公民、法人和其他組織權利義務的規範性文件，均要納入合法性審核範圍，確保實現審核全覆蓋，做到應審必審。行政機關內部執行的管理規範、工作制度、機構編制、會議紀要、工作方案、請示報告及表彰獎懲、人事任免等文件，不納入規範性文件合法性審核範圍。
目前，全國自上而下全面推行規範性合法性審查的機制，各省之間都實行異地互檢。前一段時間，我市一個部門起草由我們下發的文件，就在互檢過程中被其他省市的部門檢查出了問題，對我市乃至全省的工作都造成了不良影響，所以我們對部門起草的規範性文件一定要重視合法性審核這一環節，我們在日常接觸中，很多部門為了節省時間，應付了事，有的部門甚至提出「合法性審核」後補，如果後補的和合法性審核報告提出了不同意見，對於已經下發的文件，我們該怎麼處理呢？所以時間再緊迫合法性審核的時間不能省，我們一定要高度重視。
（三）合法性審查要審查什麼？
1．制定主體是否合法；
2．是否超越制定機關法定職權；
3．內容是否符合憲法、法律、法規、規章以及國家和我省政策規定；
4．是否違法設定行政許可、行政處罰、行政強制、行政徵收、行政收費等事項；
5．是否存在沒有法律、法規依據作出減損公民、法人和其他組織合法權益或者增加其義務的情形；
6．是否存在沒有法律、法規依據作出增加本單位權利或者減少本單位法定職責的情形；
7．是否違反規範性文件制定程序；
8．是否存在其他違法違規問題。
從以上來看，合法性審查對於一個規範性文件來說是非常必要的。
來源：文秘陣地