「考生電子檔案」背後的檔案管理學

在陳春秀事情的背後，我看到了檔案人辛苦的身影。以下這兩個關鍵點，把檔案的真實性、原始性、完整性、憑證性體現的淋漓盡致。一、陳春秀是在報考成人教育學校填報信息時通過信息關聯發現自已「就讀」過山東理工大學。二、在查看陳春秀能查到當年的「考生電子檔案」並發現照片還是其本人的。

檔案歷來不太受到人們關注，永遠只是那個躲在角落裡的存在，卻不知，檔案與人們的生活息息相關。就在近日，《檔案法》再次修訂，把電子檔案納入法制，著力解決由於法規不健全而造成的一些地方推行電子檔案認定使用難、跨地區辦理難等等問題，推動以信息化為核心的檔案管理現代化。檔案開放利用由現行的30年縮短為25年，促進了檔案向社會提供利用的步伐。

藉此一文普及一下檔案知識。什麼是檔案，檔案的定義是什麼？其實這幾個問題需要對檔案工作掌握到一定的程度才能有真實的認識。對於一個檔案小白來講，更多是情景是單位領導看這項工作不幹不行了，又沒有專門的人來幹，於是會找個人來兼著幹。這就造成一個問題，檔案小白經常是沒有專業知識，又直接面對著檔案試題。對於檔案小白來講，更要緊的任務是去把堆放在眼前這一柜子、一麻袋的紙堆處理好，也就是說怎麼去整理，對於他們來說，檔案就是眼前的一堆紙。其實這也是我想第一個總結的，以我的經驗，檔案其實很簡單，簡單到就是把眼前這堆紙按照一定的規則整理好，放起來，保管好別出問題，需要用的時候，能找到。就這麼簡單。

檔案是什麼？就是整理好放進柜子裡的一堆紙，還有其他單位裡放著又沒捨得扔的榮譽證、相片冊等等，還有用來吹牛用的參加活動得到的獎狀、獎盃，還有那些給領導的錄音、錄像等等。要是再有的就是我剛才提到的蓋樓留下的基建資料，還有單位搞具體業務形成的資料。

至於傳統檔案的定義到底是什麼？至今沒有一個統一的回答，我在網上搜了一下，出來的第一眼就是：目前學術界關於檔案的定義還不統一。一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。還有檔案工作基本術語，說檔案就是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各形式的歷史記錄。你說這個定義或者說法有什麼實際意義，假使記住了，又有什麼用處？我到現在也沒記住。要說有用的事，那就是對總結這段話的檔案工作由衷表達的敬意，他們也是從實踐工作中汲取經驗總結出來的，然後把它上升到了理論的高度。對於我們檔案小白來講，其實沒多少用處，將來等我們成為檔案界大神，可能會有用處。好了，檔案就是這麼個東西。

歡迎關注，我是吉地，一起了解那些塵封的檔案。