科研論文中各級標題、參考文獻的編號，以及簡歷中的論文獎項陳列等，如果正確運用「項目符號和編號」功能，能夠極大提升排版的質量與效率，但如果運用不當，也會成為排版 bug 的高發區，讓我們抓耳撓腮，頭疼不已。
其中，調整「項目符號和編號」與文本的間距，以及切換是否自動編號，是「項目符號與編號」功能中困擾很多人的兩個典型問題。
因此，本文針對這兩個問題，在理解 Word 排版的基本原則上，輔以實例，提出一套解決這兩個問題的通用方案與技巧。
一、靈活設置「項目符號和編號」與文本的距離
如何將左圖中犬牙交錯的編號列表變成右圖中整齊劃一的編號列表，然後根據具體情況靈活調整編號和文本的縮進與對齊呢？
上圖中主要的混亂情況有：編號和文本的距離不統一，編號後文本行間沒有左對齊。
這種情況的出現，多數是由於以下兩個原因造成的：
項目符號和編號後面跟隨的制表符設置混亂項目符號和編號的段落縮進設置混亂
如果大家還不太明白制表符和段落縮進的含義，建議先去學習一下這兩個 Word 中至關重要的基礎知識，不過不會影響本次學習。
為什麼會出現這兩種格式設置混亂呢？我們需要意識到的是，我們會經常面對「把上圖左調整成上圖右」這樣類似的排版問題，無論是我們自己排版時（比如說複製粘貼）遇到的，還是別人（比如說領導）安排給我們的排版任務。
因此，我們需要行之有效的一套方法策略來應對。有了這套方法策略，以後只要遇到「項目符號和編號」與「文本距離」及相關的排版問題，我們都能迎刃而解。
既然混亂是由於制表符設置和段落縮進設置引起的。因此，我們需要做的第一步，就是清除這兩種導致混亂的格式。
1. 清除符號或者編號後面的制表符
選擇「多級列表」→「定義新的多級列表」 → 編號之後複選框裡把「制表符」改為「不特別標註」。
我們可以發現，原來編號後的制表符標記不見了，說明編號後已經變成了純粹的文本，不再受制表符屬性的限制。
這樣，制表符混亂的問題已經被解決了。
2. 解決段落縮進混亂的問題
我們先將所有的段落都設置為 0 縮進的左對齊狀態：全選文本→在「段落」中的「縮進」裡，將「左右側」都調整為「0 字符」，或者其他的單位，比如「0 釐米」、「0 磅」等→在「特殊格式」複選框裡選擇「無」。
我們發現，現在變成了這樣：
這樣，混亂的兩個原因就消除了。
3. 設置自定義格式
自定義格式 1：編號不縮進，編號後的行也不縮進的格式（就是上圖），或者把項目符號和編號用在長文檔的章節各級標題上（比如像下圖一樣），長度只佔 1 行。那麼，工作就已經完成了。
需要注意的是，無論是項目符號還是編號，制表符調整都需要在「多級列表」中進行。如果本身編號或符號就有多級，則每一級都需要調整。
自定義格式 2：這也是最常用的格式。編號不縮進，編號後的行左對齊。並和編號保持一定的距離。
設置的方法是：
首先，我們需要在編號和文本之間添加制表符：同樣的操作，全選→將「編號之後」改為「制表符」。此時，會在編號後添加默認制表符。默認制表符的長度是 2 字符，即 7.4mm，即 10.5 磅。
此時，文檔會變成這樣：
但是有時，會出現這樣的情況：雖然已經設置了，但是編號 2 與編號 1 後面的文本距離並不相同，這是因為之前另外設置了制表符，所以需要在標尺中刪除該制表符，將制表符用滑鼠拖拽出標尺即可刪除。
隨後，在「段落」-「縮進」中的「特殊格式」裡，設置為懸掛縮進，磅值為 2 字符（和制表符長度保持一致）。這個格式的調整就完成了。
在項目符號和編號後內容超過 1 行的情況下， 有兩點需要注意：
第一，在進行之前兩步的設定後，如果我們需要調整編號和文本間的距離，只需要調整懸掛縮進就可以了，不要再使用制表符的功能。
第二，我們不建議距離小於默認的 2 字符，因為這樣會由於項目符號和編號本身所佔據的空間造成格式上的混亂，比如說，下圖是 1 字符的情況：
我們發現，變換為 1 字符後，當編號的數目為二位數時（上圖中 9 和 10 的位置），由於本身編號佔據的空間不夠了，就造成了前後無法對齊的情況。
但是，對於項目符號和編號後內容只有 1 行的情況，我們就可以進行任意的調整了，比如說：默認的位置是 7.4mm（2 字符），但是如果我們覺得太大了，甚至 1 字符都大，這個時候我們就可以通過該操作調整，讓制表符比一個字符還要小（3mm）。
但是一般不建議採取這種調整方式。對於單行的情況，我們建議直接變成「不特別標註」或者「空格」。
如果想要距離加大呢？則可以通過懸掛縮進來實現。只要全選後在「段落」中修改懸掛縮進的磅值就可以了。比如說，把懸掛縮進改成 15mm，就變成了這樣。
當然，通過標尺快速調整懸掛縮進也是可以的。不要忘記我們剛才說的，對於多於一行的情況，一定只調整懸掛縮進，不要另外設置制表符；調整少於一行的編號或符號，也可以通過調整懸掛縮進來實現。
自定義格式 3：對項目符號和編號也要縮進（即整個縮進）。
設置方法有三種，分別是：
全選後，調整「段落」中的「左縮進」，比如說，調整至 4 字符，就出現了右圖的效果全選後，直接調整標尺中的「左縮進」全選後，在「自定義多級符號列表」中，選擇「編號位置」，然後調整想要的對齊位置即可
二、停止編號，重新編號以及切換（不）自動添加編號
1. 停止編號
有時，我們會遇到需要停止編號的情況：例如我只想編到 4，後面的不想編了。這時，在想要結束的地方，即編號 4 段落的末尾，連按兩次 enter 鍵，即可停止編號。然後選擇後面的段落文字，在選項卡中取消編號即可。
如果僅想取消編號 5 這一段的編號，則在數字 5 的制表符後連按兩下 delete 鍵即可。這時，原來的編號 5 就取消了，原來的編號 6 則自動變成了編號 5，後面所有的編號都減去了 1。
2. 重新編號
但是，按下 2 次 enter 鍵以後，想接著從 1 開始重新編號，該怎麼辦呢？這時，在想要重新編號的開頭左邊「自動更正」工具中選擇「重新開始編號」，或者（如果自動更正工具沒有出現），則在編號位置輔助點按（右鍵點按），選擇「重新編號」即可
3. 不自動添加編號
如果僅僅想要添加「數字 + 句點」例如「1.」而不希望啟動「自動編號」的功能，但是 word 會默認開啟該功能，這時該怎麼辦呢？
簡單的解決辦法是：
點擊編號旁出現的「自動校正」工具選項，然後選擇「停止自動創建編號列表」。
但是，有時候「自動校正」工具選項不會自動出現，或者說我們又想改回「自動創建編號列表」，該如何操作呢？
從根本上解決這個問題，需要設置 Word 中的「鍵入時自動套用格式」，點擊上圖中的「控制自動套入格式選項」或者從 Word「偏好設置」裡，點擊「自動更正」，切換到「鍵入時自動套用格式」，便可進入設置界面（下圖）。
然後在「自動項目符號列表」和「自動編號列表」前面的複選框中打上勾或者去掉勾即可。
對於這幾個問題，官方 office 支持裡是這麼解釋的。可以參考：打開或關閉自動項目符號或編號。
這樣，這兩個問題就從根本上解決了，希望能夠解決大家的實際問題，並且加深對 word 的理解。
此外，本文附上兩個小彩蛋：
彩蛋 1：利用換行符達到小標題的效果
有時，我們想要在項目符號和編號後，再跟一個小標題，換行再寫上一段文字（如下圖）。這時候該如何操作呢？
很簡單，只需要在想要換行的地方添加換行符就可以，也就是「shift+enter」鍵。由於換行符是不改變段落屬性的，所以，就不會遇到編號更新的問題。
彩蛋 2：利用「列表段落」樣式設置格式
在 Word 中，會默認將「項目符號和編號」設置在「列表段落」樣式中。如果我們為一段文字設置了項目符號和編號，這段文字的樣式就會自動變成「列表段落」。
因此，如果我們想要批量修改或者統一設置項目符號和列表的格式，就可以在「列表段落」樣式裡修改後更新。
比如說，我想修改字體為「宋體」，行距為 1.5 倍，就可以直接在樣式裡修改相應的參數，然後就可以批量修改及統一設置了。
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