（1）各方的通用職責
1）工程各參建單位填寫的工程檔案應以工程合同、設計文件、工程質量驗收標準、施工及驗收規範等為依據。
2）工程檔案應隨工程進度及時收集、整理，並應按專業歸類，認真書寫，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應採用統一表格，特殊要求需增加的表格應統一歸類。
3）工程檔案進行分級管理，各單位技術負責人負責本單位工程檔案的全過程組織工作，工程檔案的收集、整理和審核工作由各單位檔案管理員負責。
4）對工程檔案進行塗改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應按有關規定予以處罰。
（2）建設單位職責
1）應加強對基建文件的管理工作，並設專人負責基建文件的收集、整理和歸檔工作
2）在與勘察、設計單位、監理單位、施工單位籤訂勘察、設計、監理、施工合伺時，應對監理文件、施工文件和工程檔案的編制責任、編制套數和移交期限做出明確規定。
3）必須向參建的勘察設計、施工、監理等單位提供與建設項目有關的原始資料，原始資料必須真實、準確、齊全。
4）負責在工程建設過程中對工程檔案進行檢查並籤署意見。
5）負責組織工程檔案的編制工作，可委託總承包單位或監理單位組織該項工作；負責組織竣工圖的繪製工作，可委託總承包單位或監理單位或設計單位具體執行。
6）編制基建文件的套數不得少於地方城建檔案部門要求，並應有完整基建文件歸人地方城建檔案部門及移交產權單位，保存期應與工程合理使用年限相同。
7）應嚴格按照國家和地方有關城建檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的資料，建立、健全工程檔案，並在建設項目竣工驗收後，按規定及時向地方城建檔案部門移交工程檔案。
（3）工程監理單位職責
1）應加強監理資料的管理工作，並設專人負責監理文件的收集、整理和歸檔工作
2）監督檢查工程文件的真實性、完整性和準確性。在設計階段，對勘察、測繪、設計單位的工程文件進行監督、檢查；在施工階段，對施工單位的工程文件進行監督、檢查。
3）接收建設單位的委託進行工程檔案的組織編制工作。
4）在工程竣工驗收後三個月內，由項目總監理工程師組織對監理檔案進行整理、裝訂與歸檔。監理檔案在歸檔前必須由項目總監理工程師審核。
5）編制的監理文件的套數不得少於地方城建檔案部門要求，並應有完整監理文件移交建設單位及自行保存，保存期根據工程性質以及地方城建檔案部門有關要求確定。如建設單位對監理檔案的編制套數有特殊要求的，可另行約定
（4）工程施工單位職責
1）應加強施工文件的管理工作，實行技術負責人負責制，逐級建立健全施工文件管理工作。建設項目的施工文件應設專人負責收集和整理。
2）總承包單位負責匯總整理各分包單位編制的全部施工文件，分承包單位應各自負責對分承包範圍內的施工文件進行收集和整理，各承包單位應對其施工文件的真實性和完整性負責。
3）接受建設單位的委託進行工程檔案的組織編制工作。
4）按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢並移交建設單位進行工程竣工驗收。
5）負責編制的施工文件的套數不得少於地方城建檔案部門要求，並應有完整施工文件移交建設單位及自行保存，保存期根據工程性質以及地方城建檔案部門有關要求確定。如建設單位對施工文件的編制套數有特殊要求的，可另行約定。
（5）地方城建檔案部門職責
1）負責接收和保管所轄範圍應當永久和長期保存的工程檔案和有關資料。
2）負責對城建檔案工作進行業務指導，監督和檢查有關城建檔案法規的實施。
3）列入向本部門報送工程檔案範圍的建設項目，其竣工驗收應有本部門參加並負責對移交的工程檔案進行驗收。
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