樹狀圖統籌模式在崗位職責梳理中的應用

布置工作不易落實、找藉口、甚至推諉等諸多問題常存在予醫院管理及其他公共管理過程中。從管理的角度分析，存在部門和個人分工不明、職責不清等缺陷。由此，我們提出了樹狀圖統籌模式(The Dendrogram Co-ordination Mode．DCM)以梳理部門職責，應用於醫院管理。

樹主要由枝幹和葉兩大部分組成，我們可將枝幹形象地比喻為職責部分，末端的葉即是具體的某一件事，樹的主幹可代表某系統、某部門或某個項目的工作，主幹之後常是幾個大的分支，按事物均可一分為二的原則，理論上，再多的事都可以用一棵樹包攬表示其全部，這是本文所論述的理論基礎。

一、樹狀圖統籌的概念和形式

（一）概念

樹狀圖(Tree diagram)通俗地講，就是我們常見的一種樹形圖示，是按樹所顯示的邏輯原理繪製出的表示一定的組織層次、隸屬關係、決策順序和運行路徑的樹形結構。

（二）形式

結構樹狀圖

就是我們常見的樹形結構(見圖1)。主要用於表現組織結構關係，具有宏觀上的全局決策性，直觀形象，一目了然，便於布置落實工作。

                        （圖一：醫院辦公室職責結構樹狀圖）

瀑布樹狀圖

這是一種樹的倒掛形式的結構圖(見圖2)。具有邏輯推理上的可追溯性．管理問責，使敷衍塞責找藉口失去其合理性。

                                                              （圖二：門診部職責瀑布樹狀圖）

分解樹狀圖

這是一棵樹的右倒形結構圖(見圖3)，主要用於表現職責上的包含關係，描述性強，重在一分為二。工作精確到細節，具有微觀上的操作性，減少推諉的餘地和空間。

                                         （圖三：急救應急演練職責分解樹狀圖）

二、樹狀圖統籌模式運用於醫院管理的實施方式和過程

實施樹狀圖統籌管理模式,以醫院管理體制的科學設計為基礎，從最高層逐級分解授權至個人，全面展現管理職責的宏觀控制體系，真實還原醫院管理架構，層級關係，人員配置，運行路徑等“實況”，有利於發現並解決資源配置不合理的問題，使醫院管理體系更加完善，質量控制更加高效和科學。

（一）領導引領

醫院領導率先垂範。樹狀圖方法注重邏輯結構的明了，注重職責的全面梳理、項目與事務的精細分類和全面包容，需要醫院最高領導層從自身做起，各自完成職責範圍內的樹狀圖並演示給下一級學習，同時通過信息反饋再行完善。

（二）培訓推廣

中層幹部學習推廣。樹狀圖統籌管理方法是一種餳新和探索。醫院應組織一定規模和範圍的培訓，然後以點帶面，將其方法推廣到各部門和科室。首先應使中層及以上管理者認同和掌握這一方法，通過培訓講解，在員工中達成共識，自覺而且努力地設計本科室管理樹狀圖。

（三）設計樹狀圖

每一個部門韻工作職責都是醫院職責樹韻一個部分，同時也可以看做一棵相對獨立的小樹。根據管理層級、權屬和類別，每一管理層面均可由高到低從樹根畫起,由於到枝，逐步細分，由本到末，形成本層級的樹狀草圖。每棵看似相對獨立的小樹按層級關係銜接起來，就成為醫院表示管理職責的一棵大樹。

（四）樹狀圖的繪製過程

1.條件

(1)會議窒，(2)電腦及投影設備，(3)集中與此工作相關的人員，(4)速記員。

2.方法及過程

(1)召集引導：開宗明義，確定主題。

(2)羅列問題：召集者引導大家把各崗位職責和事務羅列出來。

(3)視頻共享：速記員按序列形式將羅列內容逐一列印投影,與會者同步共享，所見即所得。

(4)群策群智：自由表達、提出建議。除速記員外，其餘人不做記錄。

(5)職責定位：將各個職責事項分門別類進行歸納概括,按邏輯和分工打包定位於所在崗位節點。初步完成崗位職責的內容。這就是按崗設人的原始基礎和科學依據。

(6)草圖繪製：內容多的可按分解樹狀圖形式繪製，簡單的可按瀑布樹狀圖形式繪製。如求直觀。剛用常見樹形圖進行繪製。基本原則是怎麼實用怎麼繪。

(7)試點先行：確定有基礎的示範性科室，重點輔導。以點帶面,加以推廣。我院是以黨辦、院辦為試點進行探索與推廣的。

3.不斷完善，優化樹狀圖

(1)文本記錄：工作內容的成果化。既要文本文檔，更要電子文檔，便於添加、修訂和優化。

(2)照章行事：工作文本制度化。確定後的文本就是執行的規章，職責部分都建立專門的文檔，並賦予制度的權威，依此執行,憑其完善。

(3)缺陷記載：對工作中發現的問題，每次均要進行記載，備完善優化用。

(4)持續改進：

①建立定期修訂機制：我院每3個月要將樹狀圖查漏完善一次。實施“修改一應用一再修改”的優化機制。

②借腦聚智：我院組織了“人人講管理，管理大家講，大家評管理”活動，發表心得，聚合才智，互相借鑑。

③文獻借鑑：查閱文獻，各取所需，引用添加，為我所用。

三、運用樹狀圖統籌管理模式新發現的問題及對現實的指導性

樹狀圖統籌模式用於梳理職責的工作，在我院運用後已大大減少了職責不到位、工作不易落實、推諉找藉口等現象。同時，在使用過程中，更易於發現一些傳統管理的現象和問題，如職責缺失、職能交叉和職責不清等。

（一）職責缺失

職責梳理不到位容易造成工作無人管。沒人做，這就需要對職責進行補充，進入樹狀圖。一種方法是歸口到崗，落實到人：另一種方法是重新設崗，甚至成立新的部門。如我院於2002年成立的專職管理協調醫患關係的醫患溝通辦公室．即是基於這一理念而設置。

（二）職能交叉

一項工作如涉及到多個環節和部門，相互交叉就容易產生推諉。工作落實不到位。對此情況，我們醫院採取的方法是：由上一級根據工作內容的主體地位，按“誰主導。誰負責”的原則，確定一個部門牽頭抓總協調．相關部門從屬協助落實，從而確保工作實施到位。

（三）職責偏移

職責樹狀圖的繪製，應明確主線，強調中心，突出重點。一些部門在開始時對概念領會不到位，職責梳理和歸類不科學，為畫圖而畫圖。我們在實際工作中發現了兩種現象：一是崗位和職責設置不對應，造成具體工作事實上的不到位。二是工作重點認識不到位，偏離中心，撿了芝麻。丟了西瓜，實際造成主體工作難於落實。我們醫院的做法是：由專門的管理辦公室或分管領導牽頭．指導其修改樹狀圖，科學劃分職責，修正工作方向，以主體工作的全面落實為最終目的。

（四）忽視文本

我們強調將樹狀圖及運行過程進行文本化、電子化，更主要的是方便下一次的優化完善j有利於各項資料匯集和後期理論總結。另外，在當前的醫院管理中。各種考評較多．忽視文本就導致應對檢查手忙腳亂．分散精力。影響日常工作。如有文本依照，新人到崗很快就可以熟悉工作，也節約了培訓成本。我們醫院的做法是：一是要求科室所有的資料歸口彙編成冊，指導工作。二是新人到崗，先學習科室管理手冊，熟悉工作職責，並要求提出新韻見解，以促進創新。

在醫院的管理工作中．對樹狀圖統籌模式的運用不能淺嘗輒止，止步於用樹狀圖還原表述現狀的初級階段，或滿足於改良修補的中級水平，需要緊密聯繫工作實際，在醫院管理體系中有機組合和運用，推動樹狀圖統籌管理模式的持續優化，並引導醫院工作持續改進。