辦公室文秘人員作為公文傳輸的第一道關口，需要對收到的公文進行分類處理，視不同問題、不同要求、不同情況撰寫不同的「擬辦意見」，為主要領導批示提供參考。擬辦意見雖然字數少，但卻具有非常重要的意義。主要領導事務繁雜，不可能對每一份來文都一一通讀，辦公室文秘人員的作用就是替領導挑重點、提參考意見，因此擬辦意見不要統統寫成「請××領導閱示」或「請××領導批示」等一個模式，一定要有實用價值。
寫好擬辦意見，以下幾個要點一定要牢記。
充分吃透文件內容。一要明確來文機關，明確閱知範圍。二要弄清來文性質，明確辦理類型。三要明確來文核心，明確對口領導和部門。四要明確時限和密級，明確輕重緩急和傳閱途徑。責任明確的來文一般不需要主要領導再批辦，由辦理部門拿出辦理初步意見後一併報主要領導研究。常用的擬辦意見格式為「請××領導批示，擬請××部門拿出辦理意見後報**領導（主要領導）閱」。對一些難以提出擬辦意見的，或認為所提擬辦意見沒有把握的，不要把難題直接扔給主要領導。應先與來文機關或有關部門聯繫商洽，充分弄清對方的意圖後，再請示主要領導。為使領導準確批示來文，擬辦意見要隨有關資料、政策依據、背景材料一併呈送，供領導批辦時參考。如果來文同本機關、其他機關以前發的文件有關，應將有關文件一併附上；如果來文以前涉及過同類問題，應將過去的來文和處理情況附上。如果有關領導對來文過去作過批示，最好仍請原領導批示，若原領導不在或調離或調整，擬請其他領導批辦時，應將原領導批辦意見附上或在擬辦意見中註明，以免天長日久批辦人很難件件記清或批辦人不同導致批辦意見前後不一致。