建築工程檔案，是建築項目全過程的原始真實記錄。它不僅是建築企業在工程建設與維護、整理與驗收過程中不可或缺的一環，還是記錄建築行業發展的重要載體，是推進行業可持續發展的重要資源。基於對工程檔案管理的高度重視，廣東知名建築諮詢公司——廣州菲達建築聯手會博通，構建綜合檔案管理系統，推進工程檔案的規範化管理。
國家甲級工程造價諮詢資質，綜合實力位居廣東前列
廣州菲達建築諮詢有限公司成立於1993年，是一家具有國家頒發的工程造價諮詢甲級資質、工程諮詢甲級資信證書、房屋建築工程監理乙級的專業型建築諮詢單位，綜合實力位居廣州市前十名、廣東前列。
20多年來，菲達建築完成了大量的各行業領域的大型、特大型重點項目的諮詢及監理業務，包括房屋建築、公用工程、工業工程、政府、醫院、學校、公路橋梁、市政等工程。代表項目有廣州塔、廣州奧林匹克體育中心、廣州新圖書館、廣州南站、廣樂高速等。
構建綜合檔案管理系統，高效管理10萬+工程檔案
隨著公司業務擴大，項目數量快速上升，菲達建築在業務與經營過程中產生的各類檔案數量也呈指數級增長。此外，由於建築諮詢行業的特性，各類工程建築、工程諮詢等工程檔案的專業度極高，規範儲存與管理存在一定難度。為了實現海量工程檔案的規範化管理與有序化應用，菲達建築選擇與會博通攜手，構建綜合檔案管理系統。
經過前期調研與深入溝通，會博通為菲達建築構建的綜合檔案管理系統，在結合建築諮詢行業特點的基礎上，以信息化技術貫穿檔案管理的全生命周期，併集成檔案管理、文件管理、證照管理、借還管理、權限管理等功能與模塊，支撐全企業檔案的高效管理與利用，助力企業高效運營發展。
1、 一體化工程檔案管理，高效全面
應用會博通系統，菲達建築構建了企業內部的數位化「檔案館」。通過一個系統，全方位管理企業各類文件、檔案，至今承載項目已是數千個，各類文件、檔案數量超10萬。
（1）業務檔案：在會博通系統內，菲達建築的業務模塊分為造價諮詢、全過程諮詢、招投標業務、工程諮詢四大板塊。
對於業務過程文件，通過會博通「文件管理」模塊，管理人員可以根據不同類型的文件性質，自定義新建文件管理分類。錄入時，按對應業務模塊的錄入規則錄入即可。這樣一來，各業務模塊、各項目在實施過程中形成的過程文件都能規範歸檔，亦可供隨時查閱，充分把控了過程文件的完整性。
對於業務成果文件，項目結束後，檔案管理人員需對已錄入「文件管理」模塊內的電子文件，與項目實施中收繳封存的實體文件進行校對。確認無誤後，即可使用「歸檔編輯」功能，將項目相關的所有過程文件、成果文件移動至「檔案管理」模塊中，實現數字檔案和實體檔案同步歸檔。同時，還可記錄實體檔案的存放地點，便於後續查找原件。
（2）綜合檔案：除了業務檔案、工程檔案以外，菲達建築還應用會博通系統，進行財務檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案、圖書等綜合檔案的管理，實現了公司各部門檔案的規範存儲與有序應用，更好地發揮了檔案的效用。
2、 標準化借還流程，賦能業務
通過會博通的借還功能，員工可依權限申請檔案、證照、文件等的借還。既可線上申請、線下借閱（紙質版），亦可線上申請、線上借閱（電子版），為業務推進提供便利。
當發起借用後，系統會自動記錄借用人姓名、部門、用途、歸還時間等信息；到期後，員工還會收到流程或簡訊提醒，保障檔案文件資料的規範化應用。
3、 細粒化權限設置，科學管控
在會博通系統內，菲達建築可根據需求，為組織或個人設置針對不同模塊、類目甚至信息的行為權限。如：為各部門檔案管理人員配置管理本部門工程檔案的權限、為部門員工配置檔案查閱與借還的權限。
同時，還可為系統中的檔案、文件乃至每一條信息設置密級，僅擁有對應訪問權限的員工才能訪問。高度自定義化，科學管控不同人員和部門間的信息安全。
讓工程檔案發揮知識價值，打造企業核心競爭力
20多年來，菲達建築完成了大量的各行業領域的大型、特大型重點項目，積累了豐富的經驗和雄厚的專業實力。此次攜手會博通構建綜合檔案管理系統，不僅實現了全企業綜合檔案的集中規範管理，推進工程檔案管理水平的提升，更有利於菲達建築將各部門在造價諮詢、工程諮詢、項目監理、建築工程等領域中積累的工程檔案與成果文檔，沉澱為企業的知識資產，為業務的可持續發展提供內源性推力。接下來，會博通將會繼續深化與完善各項應用，以數位化解決方案助力菲達建築高效管理，打造更強的行業競爭力。