在職場中,如何提高自己的工作效率和成就感?

2021-01-11 路遠先生
工作

在現實的職場中,你是否有這樣的困惑,感覺自己做了很多的事情,但是沒有得到認可以及公司薪資待遇的增長?或者忙碌的你,年終總結的時候,為何卻不知道做了哪些事情?

我有一位同事,年紀37歲,在過去的一年中在工作上呈現出來的狀態就是一直很忙碌。最典型的特徵就是別人電話諮詢他,得到的回覆就是工作太多,不要催促,一個審批的公文能夠拖上一周的時間才去審批;然而在部門例會匯報工作的時候,提交上去的工作進展表格幾乎沒有重要的事情或者事情沒有什麼進展,而當領導問起來的時候,他又能說出一二三來;在年終總結的時候,提交的年終總結報告裡面都是自己工作項的羅列,但是完全看不到工作重點是以及工作成果是什麼。

在年終的評價中,這位同事沒有評上優秀,而這位同事對此耿耿於懷,幾次在聚餐以後向同事及領導吐槽這件事情,自己覺得幹得最多,但是公司沒有給自己相應的回報。

如何擺脫瞎忙的狀態,提升自己的成就感和價值感?我自己有4點心得,可以說是自己的工作方法,在這裡總結分享一下。

1-明確工作的最終目標,確定前進的方向

如果你想要造一艘船,你應該培養的是員工對大海的嚮往,而不是把任務分配給每個人。即使實行分工,也要讓大家明白所做的事情對於最終目標的意義,而不是讓各個部門處於閉門造車信息閉塞的環境之中。

任何一份職業存在都是有其存在的意義,我們如果能夠找到這個職業存在的意義,那麼就可以為此確定我們工作的方向。這個過程與情緒無關,更是與薪資報酬無關,只是與理性有關。

對於身邊大多數人來講,可能每天早九晚五或者996,整天在具體的事務中忙碌,而最終感覺自己很忙但是卻沒有成就感和獲得感。這其中根本的原因就是在於沒有想清楚,自己的工作意義除了能夠獲得一份薪資待遇之外,還有其他什麼意義。

我的這位同事雖然工作已經有10年,但是他從未想清楚工作的本質是什麼,在他眼裡薪資待遇成為了最重要的衡量工具,卻是沒有想過自己怎樣才能提升自己的價值。這10年的工作經歷沒有讓他提升一個思維層次,即使在新的公司會為他有10年的工作經驗買單而付出更高的薪水,但是他卻很難再讓自己上升一個新的職業發展層次。

就自己的認知而言,企業法務的這份工作的終極目標就是建立一套完整的法律風險防範體系,保障業務的合規發展。其中涵蓋對法律風險的事前防範/事中分析/評估/處理,以及事後的總結三個主要的環節。為了完成這三個環節,在具體的工作中涉及到規則制度/合同標準化/系統工具/法律培訓/案例指導/法律風險清單索引的一系列工作步驟。

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2-事項的重要緊急區分和過程控制工具,確保不偏離方向

在明確了自己的工作終極目標之後,就需要在每一天的具體工作中去落實完成。而風險管理體系的搭建不是一早一夕可以完成的事情,是一個長期的過程,因此需要明確階段性的目標是什麼。在這裡面有一個時間管理工具非常有用。

在《高效能人士的7個習慣》中作者提出了第4代時間管理工具,把事情按照重要緊急的程度進行劃分,這樣就可以得到4個象限,我們把大部分時間應該放在重要但不緊急的事情上。重要但是不緊急的事情長期來看將會對一個人或者工作具有決定性的作用,而這一個象限的事情做好之後也將會減少重要緊急/緊急不重要這兩個象限的事情。

按照這個事項時間管理原則可以做出一個過程監控表,把分解下來的4個象限的工作內容寫進表表格裡面,完成一項工作就在裡面記錄完成的情況。這樣堅持下來,可以得到每周/每月/每年的工作完成情況,也能讓自己明白為何自己成為今天職場中的自己。我自己按照這樣的工作方法已經有2年了,每次需要總結的時候,總是能夠找到當時的工作記錄。

3-思維上的歸納與抽象的能力,超越瑣碎的工作

在具體工作的開展過程中,雖然我們羅列了重要緊急的事情,但不可以否認的一點是,大多數時候瑣碎的工作仍然會佔據很大一部分時間。而正是這一點,讓多數人會覺得工作太忙,工作沒有意義。

因此對於這個問題我有兩個方面的心得:一是要建立一套問題分析與解決的職場通用能力,二是要在具體事務中強化自己的專業能力。職場和人生本質上都是在解決問題的過程中度過,解決一個問題又會出來一個新的問題。因此培養一套問題分析與解決的思維框架就非常必要,只要掌握了這一套框架,就能夠幫自己快速的定位問題類型/具體課題/明確解決的方案,即使是跨行業發展,也能更加快速的上手。在這個過程中對自己幫助最大的就是《問題分析與解決》這本由日本人寫的書。

第二個專業能力方面,就自己的經驗上來講就是要在具體的工作之上,提升一個層次思考。手裡面具體的工作和自己工作的終極目標之間有什麼關係?是屬於構建法律風險管理體系中的哪一個環節?如果是頻繁出現的問題,那麼根本原因在哪,有沒有根本的解決方案?在這樣思維方式的運行下,讓自己從對工作瑣碎的負面注意力中解放出來,自我成長的速度快過以往的3年。如果是之前的同事相比起來,我想自己也能思考得更加深入一些。

問題分析與解決的能力以及對應的專業能力,還包括寫作表達能力應該是職場人都會遇到的4個問題,如果具備這些能力,我想在職場中的發展應該是掌握主動權的那一種人,

4-自我復盤,總結得失,優化升級自己的思維方式

第4點心得就是關於自我總結和提升,可以優化自己的思維方式。人無貴賤之分,卻有層次之別。這裡的層次是指的思維方式的不同,一個人的思維層次,往往決定自己生活的層次。人是由思想驅使的動物,除了表象的外貌不同之外,最大的差別就是思想。對於我們來說,經歷越多,思想內容也越豐富,說明思想可以改變的。可以由較低的層次向更高的層次邁進,並在最終改變我們的實際生活狀態,做到知行合一。

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在職場發展以及人生前進過程中,自我的反省和自我的對話對於自己的發展來講,具有至關重要的作用。人生的自我反省,可以問自己想要的生活是什麼?進而去促使自己去探尋自己想要的人生。職業的自我反省,可以問自己是否喜歡眼前的工作?自己目前工作的問題在哪?自己是否可以改變?促使自己去探索職業發展以及工作方法的問題,為自我提升創造前提。

目前自己的狀態是會每天在時間管理工具中進行總結,每周會進行周度總結,每個月會進行工作總結,每個季度進行總結,每個年度進行總結。正是在這些總結中去看自己是否偏離方向,現階段主要的問題是什麼。

在自我的總結中,養成了從自己身上找原因而不是去抱怨外在環境的思維習慣,這樣就可以把注意力集中到哪些事情是可以自己改變的。長久堅持下來,自己的生活卻是發生了實質性的改變,不在覺得迷茫和悲觀。在工作上面,也能抓住工作的重點,對於未來的職業發展更加有信心。

自己工作已經有5年,這5年裡面經歷了2個不同的工作領域,自己的工作狀態也經歷了從好奇、厭惡、迷茫、曙光初現、堅定信心的過程,因此在這裡做一下小結。文章的主要目的是尋找現在之所以在工作中保持一個向上積極心態的原因,也就是過去自己做了哪些事情,才產生今天這樣的結果。希望在這個過程中,自己能夠找到一個思維框架,總結出一套對別人有價值的方法論。

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