我們每天工作都是在幹嘛？
寫PPT，做Excel，打電話，發微信，開會……表面看上去是這些，往深了說是在幹嘛呢？
想要提高工作效率，首先要認識到每天工作本質是在做什麼。
比下載10個效率app更重要的是思維方式的轉變。
我們每天工作都是在幹嘛？
這個問題出現在我腦海裡，起源於一條豆郵。我寫了《HR翻譯機，面試問題大盤點，附個人血淚經驗》後，每周都陸陸續續有些人來和我說話。有一天收到這樣一條豆郵：
「真羨慕你們這些在辦公樓上班的人，不知道你們每天在做什麼……
我一下懵了——對哦，不是所有人都在辦公樓上班。問這個問題的人可能是做什麼的？在7-11收銀？在美容院做臉？還是沒有畢業的學生？
我們在辦公樓工作的人似乎也沒有想過，自己每天到底在做什麼。
敲敲鍵盤發發郵件，就可以讓一個KOL拍攝廣告，讓消費者買我們的產品，讓數千公裡外倉庫裡的貨物發到指定地址。
上海陸家嘴衝上雲霄的高樓裡，幾平米的工位上，一臺電腦+一個人，是全球金融的軸線上重要的一環。
到底我們每天在做什麼，似乎每天靜坐一處，卻有牽動萬千的力量。
有一天我想到了，是這4個字——處理信息。
想想我們每天做的動作，以最小單元來拆解：
接收信息
都說這是信息爆炸的時代，在工作中也是，我們每天會收到無數信息。
信息源：部門同事、跨部門同事、領導、下屬、供應商、行業、競品...
每天微信群裡的消息、郵件、會議就足夠轟炸我們了。想像自己是一臺信息處理器，而接收信息——這是處理器開始運作的第一步。
儲存信息
有的信息左耳進右耳出，有的信息則需要儲存起來（記下來）。
信息儲存的官方釋義是：將經過加工整理序化後的信息，按照一定的格式和順序存儲在特定的載體中。
於是，我們這個信息處理器開始工作了，將收到的原始信息整理成excel或者PPT等儲存在電腦裡。將收到的加工過的信息也儲存起來，把別人做好的excel和PPT也存進電腦裡，方便查閱。除了電腦、筆記本這種載體，還有大腦。
在大腦裡存信息，就是記憶。談工作，需要不斷把大腦中的相關信息調動出來。
轉化信息
職場中跨部門合作時，最怕遇到一種人，就是傳聲筒。把A的話直接複製粘貼給C，可能自己都沒有消化A說的什麼意思。
轉化信息又叫信息增值，是指在原始信息基礎上，生產出價值含量更高，方便用戶利用的二次信息。
領導告訴我一個信息（xxx新品即將上市，需要xx），我消化後把每個枯燥乏味的原始信息都增值，做出了一個上市方案，這就是我生產出了價值含量更高的二次信息。
表現形式上，不僅有方案、報告等書面形式，還有演講、會議闡述等口頭形式。
交換信息
是職場上經常遇到的溝通能力。
信息交換：不同信息體進行交互。目的是在異構環境中實現數據的共享，從而有效地利用資源，加快信息流通，實現數據的集成和共享。
溝通吃力，常常是因為交換信息失敗或者失誤。就像wifi一樣連接失敗，都不在一個頻道，信息共享差錯百出，合作起來就很心累。
發布信息
信息抵達最終目標接收者。
在一系列的處理信息後，電腦CPU終於要和用戶對話了。可以理解為你的工作準備要上戰場接收檢驗了。
這些並不是具有前後關係的步驟。接收、儲存、轉化、交換、發布信息經常同時發生。
每天在做的事
以上是我們每天都在做的事情，那麼如何提高工作效率呢？
可以理解為——如何提高單位時間信息處理速度。
那麼單位時間處理信息的速度又受哪些因素影響呢？
信息量不僅包括信息數量，也包括信息複雜程度（不確定性）。
信息發生的不確定性越高，信息量就越大。什麼意思？
1． 消息x發生的概率P(x)越大，信息量越小；反之，發生的概率越小，信息量就越大。
2． 當概率為1時，百分百發生的事，地球人都知道，所以信息量為0。比如1+1=2，是沒有信息量的。
所以信息不確定性越高，信息量越大。
這裡插一句，信息不確定性高的工作，難度越高，風險也越高，受益可能也越高。比如工廠老闆每天接觸到的信息非常不確定，要想生產什麼賺多少錢等等，而你可能作為一個流水線上的小工，工作只用把瓶蓋放到瓶子上就行了。
信息是用來消除不確定性的東西。
當你收到的信息都是確定時，什麼時間該做什麼事，你會慌嗎？你不會。
就是因為不確定的信息，是我們稱之為「困難」「阻礙」「風險」「不知道」的東西，在幹擾我們前進。
如何加快解除信息不確定的速度呢？以下為提高工作效率的方法：
1. 接受信息的同時識別信息
為什麼會議上Q&A環節，聽者有人提得出問題，有人呆若木雞。因為有人在接收信息的同時在思考，在做識別的動作。
毀掉一個人最好的方法就是讓他喪失思考的能力。1995年，美國貧富差距越來越大，富人們擔心窮人奮起反抗。富人們聚在一起開會，策劃一場著名的「奶嘴計劃」——大力發展賭博、娛樂業。讓人們盡情發洩享樂，一味接收，不要去思考。
現在的綜藝、抖音快手短時頻發展迅猛。當這些沒有營養的視頻越來越多的佔用你的時間和大腦，慢慢你就會喪失思考的能力。因為你看的時候，只是一味接受，根本不需要思考。
我leader有個神奇的能力，同樣看一篇行業洞察文章，我看完還在消化它的內容。她看完已經能提出問題，且產出應用到我司的建設性意見和next step了。
這就是效率。大腦飛速運轉，邊接受信息的時候邊識別——去偽存真、去粗取精、由表及裡、由此及彼。
-識別信息時影響效率的易混淆因素
1）事實和情緒
情緒真的很容易幹擾工作。覺得客戶是傻逼，老闆要搞你，多半是情緒作怪。老闆表揚了一個同事是事實，而老闆偏愛這個同事不喜歡你，是情緒。批評反之亦然。
情緒沒有任何價值，讓情緒蔓延只會影響你的工作效率，從而更加有情緒。和別人吐槽，只會讓情緒放大，從而更加有情緒。
對情緒的處理辦法就是——把情緒這坨東西放進一塊布裡，四個角折起來，裹成一團，扔出去。把注意力放在事實上，放在解決問題上。
2）目標和手段
所有手段是為目標服務的。目標和手段混淆常常表現為「為了做而做」，「出發點正確就理直氣壯」。
比如運營微信微博的目的是為了和用戶溝通，獲得用戶增長和用戶忠誠。而不是別人都發我也發，自說自話，發了再說。是浪費了人力又沒達到目的。
2. 儲存信息：電腦桌面清楚=大腦清楚
滑鼠右鍵保存是手段，存東西是為了快速地、準確地識別、定位和檢索。
電腦桌面長這樣的朋友，你們工作效率真的高嗎？
我的辦法是，文件夾分類。當然每個工種分類方式不一樣。
我是按品牌分，每個品牌裡再按項目分，項目按每一步將發生的事建文件夾：活動方案、產品、銷售方案、項目費用、排期、監測、復盤。
這樣一套就是一個文件夾模板，當我開啟一個項目，不是一步步建文件夾，而是我直接複製粘貼文件夾模板。把需要的坑位提前準備好了。當信息來了，放在指定地方就行。就垃圾分類一樣。
這樣，每當開啟一個新項目，你也不慌。一步一步，對即將要發生的事瞭然於文件夾。
當你十分清楚電腦裡的文件夾都是什麼信息，大腦裡也同步歸類為一個個抽屜了。就好像中藥店，一個個抽屜上貼著藥的名字，方便隨時取用。
記住，信息存進來是為了快速地、準確地識別、定位和檢索。而不是製造信息混亂，佔據內存。
3. 轉化信息——提高信息價值，轉化關鍵信息。
轉化信息是為了信息增值，如何讓信息增值如同大海撈針。想面面都撈到的人會筋疲力盡。聰明的人一定不會每一個點用上平均的力氣。
二八原則已經告訴我們，20%的關鍵員工帶來80%的公司業績，20%的關鍵努力帶來80%的成果。這20%是什麼，是撬動價值的關鍵。打蛇打七寸，擒賊先擒王，所以工作一定要找到——
-關鍵目標、關鍵結果-
關鍵路徑、關鍵人物
4．交換信息：利用模板和SOP確保認知一致
在所有名企高管的招聘中有一定會有這麼一條——溝通能力。
因為工作本來就是由多個異體在異構環境中發生的協作。你的親媽和你對很多事情的認知都不一樣，更何況你的同事，供應商，客戶呢？
比如，有一次我要供應商提交一份拍攝方案，它交出來的就是幾張參考圖，旁邊配了一句說明。而我「以為」會收到的拍攝方案是：背景、產品、道具、光線、擺設等等詳細可落地的方案。
這是一份急著交的方案，我收到一份完全不能用的東西，只能自己悶著頭皮改到凌晨3點。
怪誰呢？怪供應商嗎？他覺得這就是拍攝方案啊。這次坑踩過後，我以後這樣做的，每當遇到一個新的供應商：
1）請提供你們做過的拍攝方案來，先給我審核。
2）告知我認為拍攝方案的標準是xxx，並給到模板。
我不僅做了拍攝方案模板，還做了timeline模板、KOL大綱模板、Check list模板，以及相對應的標準工作流程SOP……
在開始行動前，先確保我們對一個事物的認知是一致的。如果不一致，利用模板無限靠近於一致。節約溝通成本，提高效率。
交換信息中有沒有故意信息不一致的情況？
有。
往往體現在談判中，利用信息差，只釋放一部分信息。其實商業交換就是利用信息不對稱，水果商販從農夫那兒買來蘋果2元一斤，賣給你5元一斤。你接觸不到農夫，也不知道蘋果成本多少錢。在你的概念裡，蘋果一直是5元一斤。這就是信息不對稱產生的商業。
談判高手將信息不對稱運用得如火純青：我告訴你的都是真實信息，但不是全部信息。
每天都有無數信息要交換要處理，一條微信沒處理，一封郵件又來了。我心中默念兩個原則：
1）重要緊急四象象限。
最先處理重要且緊急的，再來不重要但緊急的，再來重要但不緊急的，最後是不重要也不緊急的。
2）世界可以等一等
因為經常被打斷，沒有辦法優先處理完一件完整的事情。看著不斷亮起的消息提示，感覺被推向懸崖盡頭。
當我在處理一件重要事項時，我的心裡亮起一個牌子：世界可以等一等。
這時所有的信息一律不回，有人來找你請他待會再來。其實很多時候，不差這一個小時。當你需要集中精力的時候，請周遭為你讓路，磨刀不誤砍柴工，世界可以等一等。
5.發布信息
1)執行：明確目標，控制節奏
我喜歡遊泳，我發現好的工作狀態和遊泳很像。只用做兩件事情：明確目標，控制節奏。
制定目標：20米來回6次。目標是為了讓你不要中途放棄，心中有這個目標和隨便遊，完全是兩個結果。一旦目標制定，就全力抵達。
控制節奏：遊泳最重要的是控制呼吸。呼吸亂了，節奏亂了，力氣一下用多一下用少，陣腳也亂了。
像遊泳一樣去工作吧。
2)優化：不斷校正、收集反饋
比做更重要的是，做得更好。
3)復盤：fact- learning-improvement
每周我們都寫周報，每個項目結束都要寫復盤。一個公式 ：「Facts +learning + improvement 「 (事實陳述+總結反思+下一步提高計劃)
提高工作效率的總結圖
以上，就是我從處理信息角度提供的提高效率方法建議。有任何問題，可以留言討論。
祝大家都能將信息轉化為知識，將知識轉化為成果。
作者：sherry小卡片（來自豆瓣）
來源：https://www.douban.com/note/745543664/