一個被68.62%產品經理忽略的利器

「郵件「也是產品經理非常有效的利器之一，它能夠「幫助」產品經理有效推動項目，還能激勵項目組成員，信息傳達時減少溝通漏鬥，提高溝通效率。

當今很多企業喜歡用TIM，微信來進行辦公交流，大企業有自己研發的內部溝通工具，比如網易的網易泡泡、百度的百度HI、中國電信的易信等，一來更符合公司業務，二防止信息洩露。然而在一個企業中，使用郵件進行工作交流才算是規範的溝通方式。

曾經看過一條動態寫道，「如何評估公司內部是否高效協同，可根據日郵件數指標的高低，反應出該企業內部是否高效協同「。從此延伸出公司內部運轉效率有多高，就看日郵件數量有多少。

「郵件「也是產品經理非常有效的利器之一，它能夠「幫助」產品經理有效推動項目，還能激勵項目組成員，信息傳達時減少溝通漏鬥，提高溝通效率。

1. 減少溝通漏鬥

先分享一個關於「觀測哈雷彗星的傳話」的故事，1910年美軍的一次部隊的命令傳遞是這樣的：

營長對值班軍官：明晚大約８點鐘左右，哈雷彗星將可能在這個地區看到，這種彗星每隔76年才能看見一次。命令所有士兵穿著野戰服在操場上集合，我將向他們解釋這一罕見的現象。如果下雨的話，就在禮堂集合，我為他們放一部有關彗星的影片。

值班軍官對連長：根據營長的命令，明晚８點哈雷彗星將在操場上空出現。如果下雨的話，就讓士兵穿著野戰服列隊前往禮堂，這一罕見的現象將在那裡出現。

連長對排長：根據營長的命令，明晚８點，非凡的哈雷彗星將身穿野戰服在禮堂中出現。如果操場上下雨，營長將下達另一個命令，這種命令每隔76年才會出現一次。

排長對班長：明晚８點，營長將帶著哈雷彗星在禮堂中出現，這是每隔76年才有的事。如果下雨的話，營長將命令彗星穿上野戰服到操場上去。

班長對士兵：在明晚８點下雨的時候，著名的76歲哈雷將軍將在營長的陪同下身著野戰服，開著他那彗星牌汽車，經過操場前往禮堂。

從故事中發現多層級信息傳遞容易產生「失真」問題。即使重點被傳送了下去，也會缺少很多信息細節。當一個人和另一個人溝通時，嘴裡說出來的信息已經打折，往往只能說出80%的信息。

而在接收者一端，最終能夠接收到的信息可能只有60%，而其中能消化掉的只有40%。所以從故事中，連長到排長再到士兵，每一層都減少40%的信息量，導致下面層級再次傳遞信息的時候內容完全「變了個樣」。

這種現象特別容易發生一個大企業中，一個任務的傳達往往要通過層級的方式，而這就像一個漏鬥，當任務下達到最底層的時候，已經遺漏很多關鍵信息。

在網際網路團隊一個再小的需求溝通從口頭傳達，再到團隊人員吸收理解，這個極短的過程中都非常容易產生偏差。運用郵件恰好能夠解決「溝通漏鬥」問題。一方面，文字表達更加正式；另一方面，口頭表達較難達到「原句傳遞」的狀態，而郵件可以實現「原文轉發」，保證了發件人信息的真實性和完整性，防止信息被過濾而導致理解偏差。有效解決產品經理一對多時信息不對稱問題。

2. 郵件驅動

在同一個項目中溝通都內容，可以集中到同一封郵件中。也就是說，無論溝通了多少次，都可以在同一封郵件中看到所有的記錄，減少了調取資料的麻煩。從立項到需求評審再到上線持續迭代，郵件能清晰的回顧產品某一個階段、某一個版本的歷程，並且可快速查找。

既然郵件讓信息變得「可查」，這也讓跨部門溝通更加順暢，因為雙方領導都能看到郵件，一些承諾與需求可以更加有效進行推進，畢竟「領導們」都看著，成員責任感就會更強。那麼在項目發生問題的時候，也可通過當時的郵件記錄，確定是哪一個環節發生了錯誤，並且「責任到人」。這不僅能夠幫助企業更快地找到問題所在，還能夠明晰責任，減少糾紛。

據不可靠調查，在項目中33.3%的矛盾來源於口頭承諾然後其中一方「耍賴皮」，所以在工作上的事情儘可能不要口頭/聊天工具上進行傳達，養成一切以郵件傳達為準的工作規範。

3. 郵件激勵

現在很多團隊的「郵件曲線」隨時間推移和郵件數量都是呈「上升」狀態，這反應出郵件數量在產品評審和研發期間郵件數會比較多，一旦產品上線後就立刻沒聲了。

健康的「郵件曲線」應該是隨時間推移郵件數量上升，隨著產品上線，後郵件減少逐漸為零，而不是直接為零。

最好的郵件結尾應該是激勵或復盤反省，當某個的版本/活動「成功」了，版本/活動數據非常好看，超預期完成目標時，通過郵件感謝團隊付出並簡述下階段計劃，如果此前有團隊成員之間存在相關矛盾，這類郵件基本能一筆勾銷，畢竟誰也不會和項目成功過不去。

但「不成功」的時候作為產品也要端正心態，正面面對，郵件上描述相關原因，主動「背鍋」。要有一種「成功」了就是團隊牛叉，「不成功」就你自己「菜」的思想覺悟，因為這個項目的產品經理是你不是別人。

4. 郵件溝通框架

首先確定一個溝通目標，發郵件並不是與平時聊天一樣隨隨便便寫點東西、發個附件就完成了，而是要花時間去思考措辭，並且條理清楚地進行表達。

有些產品經理在發送帶有附件的郵件時，並不會在郵件正文解釋附件的內容、用途。他們認為郵件接受方打開附件自然就明白了。

然而現實中很可能不按你的劇本走。發送帶有附件的郵件更需要做出詳細解釋，告訴接收方每個附件的作用，有些附件部分人必看，而有部分人可不看，這樣才算達到了溝通的目的。否則接收方很可能附件都不會下載，這樣就會造成溝而不通。

普適性比較強的郵件溝通框架

• 我希望讓對方了解什麼？
• 我希望對方記住什麼？
• 我希望對方有什麼感覺？
• 我希望對方做些什麼？

達到發送->接受->反饋3個有效溝通環節。

以上希望對你有用。

參考資料：《騰訊管理法》劉彥君 黎明

#專欄作家#

動物園園長，微信公眾號：首席吹牛官，人人都是產品經理專欄作家。網際網路圈十八線作詞人，國家一級退堂鼓表演藝術家。顏良而文丑，歡迎交流。

本文原創發布於人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載

題圖來自Unsplash，基於CC0協議

收藏已收藏 | {{ postmeta.bookmark }} 點讚已贊 | {{ postmeta.postlike }}