如何避開浪費時間與精力的低效會議?請用四二四注意力法則

項目經理鍾偉近來煩惱事特別多，任務接連不斷，工作本來就繁重，而他一天要開好幾個會議，每個會議通知都是那種備註「會議重要，不得缺席」之類。

鍾偉只恨分身乏術，關鍵是那些「重要」的會議，很大部分一紙通知或一封郵件就可搞掂了。

最近，上司又要求項目組全體人員每天上午9點鐘，雷打不動開一個小時的會議，美其名為「推進會」。

其實就是說十分鐘正題，各小組匯報一下進度，提出些問題，剩下的時間就流於形式了，在說說笑笑中度過剩下的時間。作為會議召集人的鐘偉既焦躁又無奈，他覺得實際上一周開一次就足夠了。

除了開會，不是還有很多可以推進的手段嗎？電話，郵件、微信群，甚至面對面-------幹麼非要搞這種一成不變的形式？

想一想，所有人在一個房間裡，待上整整一個小時，這個成本，不說巨大，起碼也是驚人的。首先是時間成本，其次是因注意力毫無作為而產生的機會成本。可以說成本翻倍。

據統計，每周花兩個小時召開10人小組會議的做法，其花費的資金差不多等於增加了一名兼職員工。而鍾偉所在的項目部，每周開的會幾倍於兩小時。真是不算不知道，一算嚇一跳。

不知為什麼，進入網際網路時代，獲取和傳播信息的途徑，較以前發生了前所未有的變化，而開會的方式卻幾乎從沒有改變過。

會議，可能是職場上最常用的工作方式，也是管理的重要手段。但不少會議往往既浪費參會者的時間和精力，又沒有帶來實質性的推進和改變。出席這種會議，不論對管理者還是參加者，都是苦不堪言。

低效的會議，就像一個黑洞，吸走了大量的時間，消磨了大量的精力。

使鍾偉擺脫困境的，是他接觸到英國著名的高效培訓師，格·阿爾科特的相關研究和闡述。在多年的職場培訓中，格·阿爾科特發現對於那些必須要開的會議，如果想開成功，開成一個高效的會議，最好能採用「四二四注意力法則」。

也就是把40%的注意力放在會前準備上，開會前把每件事都安排妥當，包括議題、議程；把20%的注意力放在開會上，即所有人聚在一起的那段時間；再把40%的注意力放在處理後續事情上，跟蹤推進結果、發現問題和解決問題等。這個法則收錄在格·阿爾科特的《高效忍者》一書裡。

善於學習的鐘偉大膽採用這個黃金法則，結合自己的工作實際，使它變成了一個系統管理，將漫無邊際的「推進會」改革為會前有目標有規劃、會上有決策有承諾、會後有跟蹤有總結的高效率會議。

鍾偉運用這法則開了兩三次會，成效顯著，最終說服上司，將每天一小時會議縮減為每周兩次，周一開半小時和周五開半小時。其他的會議也在改革中。鍾偉得以從繁雜的會務中解放出來。

現在，讓我們來看看這個法則的奇妙之處。

一、40%的注意力用於準備——會前規劃

1.會前準備——高效會議的基本保障

不打無準備之戰，不開無準備之會。一般人總是忍不住把所有的注意力都放在開會上，比如會議日程怎麼安排，怎麼走流程，誰主持誰發言誰總結等等。

其實比這些更重要的事情是會前和會後，首先是會議規劃，即開會原因及目標、參會人員、議題框架，其次是能夠讓會議真正產生影響的行動，也就是在會議結束後把事情落實完成。

提前思考不是為了儘可能節省時間，恰恰相反，是為了得到最高的回報。只有充分的準備，做足功課，才能讓會議發揮作用。所以要

在準備階段把方方面面都考慮到，要做規劃，並且一定要用書面的形式通知到所有與會人員。

詳細規劃一番後，還要列印會議日程、準備背景文件或信息資料等，因此用時會比較長。

2.檢查表——不犯錯的秘密武器

凡是流於形式的會議，一般都是沒有檢查表的，這是許多人都不善於利用的工具。鍾偉覺得在項目推進會、團隊例會中，檢查表有助於快速設置會議議程，可以複製之前的想法，對於重複性的流程，不需要每次都回憶，減少了錯誤和遺漏事情的風險。

鍾偉說：「沒有檢查表，就很難要求工作上的一貫性。檢查表就是要確保每一次的工作流程都一模一樣。」他每次開會，都要設計一張專用的檢查表，以免會議開了半天漏掉重要的事情。

檢查表一般包括：

追蹤上周會議結論

檢查項目實施細則

確認規劃中的活動

3.提前閱讀資料——高效實用的開會文化

摒棄了以往的低效會議，鍾偉漸漸使推進會形成一種規律，或者說文化：有會必準備。

不僅會議主持人要做準備，其他所有與會者都要準備，提前閱讀資料。這樣，會上彼此之間的談話就能集中於想法和行動，而不是放在說明和長篇大論的解釋上。

在每一個議題開始前，鍾偉都忘不了說一句：「我相信所有人都已經讀過資料了。」然後迅速轉入決議階段。

如果你沒做準備，那你就是準備好迎接失敗了。在讀過所有必需的背景資料後，你才能做好準備迎接下一場戰鬥。現在，鍾偉很少再為開會而煩惱，團隊裡形成了這種準備，工作起來輕鬆多了。

4個建議：

召開會議一定要有原因，即目標明確

以書面形式將開會的原因、時間和地點告知與會者

明確強調所有人按時到會不能遲到

要求與會者提前閱讀相關資料，做好準備

二、20%的注意力放在開會——會上決議

在花了十分之四的時間做細緻的準備工作，同時也敦促其他人做了準備之後，接下來就是確保會議得到成效。

1.控制會議進程

作為會議召集人，首先要控制會議進行的速度。最好能尋求到這麼一種平衡：既不能為節省時間而太過乾脆——這很可能讓與會人員無法融入，不能全力去討論和決議。也不能給大家太多說話的機會——這會導致翻來覆去討論一件事。

要在這兩種情況之間達到平衡，就必須清楚把握好你想要達成的共識，並知道何時放開討論，何時收攏做決議。

2.適時的話術讓決策更迅速

會議主持人可以嘗試使用一種「有點兒不舒服」的話術，它通常是小組決策的強效催化劑，比如：

我知道大家都想去喝杯咖啡，那我們就先抓緊時間把這個問題解決。

這兒確實有點熱，這個議題完成之後，我會讓人去修空調。

我們再討論5分鐘，然後就溜達溜達。

3.關注結果，杜絕扯皮

低效的會議往往議而不決，大家都在相互扯皮，造成一再拖延，猶豫不決。而遵循四二四注意力法則的會議，往往在會議開始時就關注結果。辦法就是：既給出問題又結出問題的答案，讓大家圍繞更明確的話題展開討論，闡明各自的想法。

例如，本次會議的目的是制定預算，那麼在會議開始前就讓人起草一份預算，讓與會人員各抒己見，也許意見會不統一，但總的方向是一致的。

4.總結陳詞

會議臨結束，最好留作總結，讓所有與會人員都有機會發言。即使參與得很好，每個人也能用幾分鐘把注意力放在反思上，反思自己的參與情況並開始提前規劃下一步行動。

主持人一般可以問以下問題：

在這次會議中，你最稱道的是什麼？

在這次會議中，哪些事情讓你特別關注？

會議結束後，你計劃怎麼做？

你的期待是什麼？

5.結尾好一切才好

會議既要開得好，收尾也要收得好。最後三五分鐘，通常是人們印象最深刻的，因此在與會者離開前，要讓他們獲得明確的目標，感覺到團隊的進取、和諧，迸發出工作動力。

確保每一個人都清楚自己下一步的工作，並作出公開承諾。這是一種十分有效的方式，便於讓參會人員承擔起各自的責任。讓與會者把各自的任務寫到紙上，一目了然。

4個建議：

按時開始會議

人手一份會議議程並且遵照執行

指定專人做會議記錄

圍繞會議的主題開展討論，控制離題的問題

三、40%的注意力用於跟進——會後跟蹤

會議的後續跟進不止是重點，它還是唯一的重點，因為沒有後續跟進以及紮實的行動，開會是沒有意義的。承諾不代表完成，更不會改變世界。

1.劃重點郵件

跟進要在會議結束時就開始。會議結束前，每一個參會者都必須清楚需要採取什麼行動。最好是列出行動清單，或者用圖表展示出來，並輸入到會議記錄裡或列印到紙上。

會後，主持人要及時向與會者發送一封「劃重點」郵件，包括：行動要點、截止日期、提醒每個人各自的目標。尤其要說明他們各自的任務完成後，將對整體項目做出什麼貢獻，旨在激發他們的工作動力。

2.提供窗口澄清問題

提供的窗口可以是跟進郵件，或是定期檢查、走動管理（即負責人到工作區走走，讓團隊有機會接觸到你）。

走動管理時，可以問這些問題：

你清楚自己應該做什麼嗎？

你需要的東西都有嗎？

你的方向正確嗎？

我們遇到了一些比較大的困難，你那裡怎樣？

3.跟進郵件

這是除了「劃重點」郵件之外，會後一周或一個月後再發郵件跟進。可以直接把之前的行動清單再發送一遍，以示提醒。

或者提供一些最新的信息及項目進度，增強工作動力。跟進郵件還有一個功能，就是讓大家可以藉此機會問自己不明白的問題，有疑問或問題出現時該找誰處理。

4.量化行動

量化每一個行動的內容及其效果。在開始的頭幾個階段，量化行動內容會給人帶來條理感，起到自我提醒作用，讓人目標更明確，從而讓監管和跟進變得更容易。

5.行動的文化

這是體現開會成效的習慣性做法，項目團隊應該形成一種行動文化，也就是在跟進活動完成之後，相關人員應當得到嘉獎，讓每個人都有一種成就感。

不過，最好不要把完成視為意外驚喜。因為我們完成後續工作是分內之事，是一種常態，應當在意料之中，不應該為此大驚小怪甚至大舉慶祝。

4個建議：

會議結束時，一定要讓所有的與會者充滿信心

如有必要，總結一下會議成果

寫出書面紀要，以便跟蹤落實會議精神

按時結束會議

結語：好的會議能改變世界

總有些會議是不得不開的，有些事情非開會不能解決。作為與會者，重要的是思考，怎樣使參加的會議高產、高效、有價值。

問題在發展，方法需更新。隨著時代和科技的進步，我們解決問題的方法也在不斷更新。很多人在不斷尋求解決之道。

四二四注意力法則是個創新，也是突破，誰用誰知道。嘗到甜頭的鐘偉，深知這個法則的奧妙，因為它源於團隊上下都意識到，「我們所開的每一場會議，都必須產出效益，否則就不必去開。」

運用了四二四注意力法則的會議，與會者有信心、有幹勁。會議簡潔明快，節奏緊湊，每個人都有備而來，會後扎紮實實做事情。

最重要的是，開會時間減半，成效至少加倍。

歡迎關注@櫻桃莊園8，二級心理諮詢師，今日頭條職場領域優質創作者，青雲計劃獲獎者，多平臺籤約作者，書評達人，涉獵廣博，持續分享硬核乾貨