（原標題：從「放管服」改革到企業數位化轉型,電子印章到底能帶來什麼新價值?）
近日,我國法定數字貨幣的內測消息引起社會普遍關注,這一央行發行的電子貨幣,是具有國家信用的法定貨幣,按照央行的描述,電子貨幣存放在手機錢包裡面,使用跟現在大部分電子轉帳一樣簡單方便。
「電子」是近年來我們聽的最多的一個詞,電子貨幣,電子合同,電子執照,電子印章……這些「新物種」的出現無一不見證時代和技術的發展。
今天我們就來說一下「電子印章」這個似新非新的「物種」。
企業之殤:印章的變革與挑戰
去年8月份政府印發《全國深化「放管服」改革優化營商環境電視電話會議重點任務分工方案》,提出了四大重點目標:
1、推動簡政放權向縱深發展,進一步放出活力;
2、加強公正監管,切實管出公平;
3、大力優化政府服務,努力服出便利;
4、強化責任擔當,確保「放管服」改革不斷取得新成效。
其中「加快電子營業執照、電子印章推廣應用,簡併現場登記環節」以及「2019年底前建成全國統一的電子發票公共服務平臺,為納稅人提供免費的電子發票開具服務,加快電子發票的推廣應用」被視為具體措施,白紙黑字寫在紅頭文件上。
印章,從古到今國人都在用,具有神聖的象徵,對於政務機關來說,公章象徵著公權力,不論是正式的文件還是重要的通知、公告,都需要蓋上公章才能真正生效,而對於公司來說,無論是函件、合同還是財務需求,印章的使用都是事關重大的,個人辦事需要諸多印章證明。
電子印章一直以來都採用傳統「人+制度」的管理模式,在傳統的人為管理中,存在著不少弊端,疫情之下,印章管理帶來的問題尤為突出,日常工作中,不少公司——以零售企業為例,接觸到的經銷商來自世界各地,籤署的合同多如牛毛,細則千變萬化,合同的需求暴增,伴之而生的印章管理問題叢生。
此次疫情,相信不少企業也看清了跨國合作的諸多難題,在合同管理上面,國境海關的限制比平常尤為嚴重,處理起來不但成本高而且合同生效時間遙遙無期,單純靠傳統的紙質合同交流傳達,其過程漫長繁雜有讓生意付諸東流的風險。
哪怕是日常合同較少的公司,印章的管理使用也是一個大問題,因為任何一個成規模的公司都面臨行政管理費用激增的問題,每天籤署合同、建檔管理、查詢,人工操作容易漏洞百出,不管是對外發合同,還是內部收合同,為印章跑斷腿不在話下。
對於個人來說,更不必說,為一個印章辦一件事踏破政府部門門檻的事情時有發生。
印章的數位化轉型,助力企業應對挑戰
隨著社會信息化進程不斷加速以及移動化和SaaS的發展,越來越多合同及文件蓋章場景從線下搬到線上,從而產生了代表籤署機構身份和籤署意願的「電子印章」出現,電子籤名、電子合同、電子印章這一系列的「新生」力量都能滿足日漸高速化、複雜化、零散化的網際網路生意,電子印章的誕生,更是企業實現復工的「無印良品」。
針對企業印章使用的眾多痛點,不少OA廠商已經形成了成熟的電子印章管理和使用體系,如藍凌推出的全生命周期印章管理平臺。從流程入手,根據印章的多個使用維度、多種形態,進行統一印章管理,使企業的每一枚印章都有跡可循、印過留痕。
藍凌表示,企業印章管理部門雖是一個不起眼的存在,但是代表企業迎接著巨大的挑戰,印章管理一直有成本高、效率低、風險高的的特點,因此它的屬性、使用、變更信息的統計維護與查詢至關重要,藍凌全生命周期印章管理平臺,可以幫助公司管理層與業務操作層規範印章使用流程,提升印章使用效率,結合電子合同直接省去傳統印章步驟,讓籤、存、查都更為方便。
拋離所有具體的應用場景,電子印章最根本的要求在於安全,所有的合同在蓋下印章的之前都是無用的白紙黑字,但一旦蓋下印章,性質大變,成了上述說的「神聖」存在,因而印章管理的安全性、可追溯性更為重要,藍凌印章管理平臺從印章新建到印章保管、印章使用,再到印章銷毀,與公司OA流程聯動,實時記錄印章存續流程的變化,使用印章過程中生成用印臺帳,支持多維度查詢。
電子印章的本質,無非是現在流行的身份識別、防止篡改、內容保密等一系列邏輯,在線上就完成企業印章嵌入到合同中去的流程,不需要面對面。而為了滿足這些設計,藍凌採用機械+電磁鎖章方案,不用印時人與印章物理隔離,防盜報警。
藍凌印章管理系統中印章名稱、位置、管理員信息一目了然,外借時,只需在管理平臺上提交用印申請與外借申請,系統通過地理位置、用印次數、用印時長,實現對外借用印的全面監控。平臺上統一登記設備信息,以及設備與印章的對應管理,形成對取章、放章、用印動作的全流程化控制。印控設備收到用印任務自動蓋章,用印日誌全程記錄蓋章人、蓋章時間、蓋章位置、蓋章內容、蓋章流水號。
此外,藍凌全生命周期印章管理平臺把各類形態印章收入「囊」中,從印章類型來講,包括電子印章、物理印章、電子防偽輸出;從印章應用場景來講,包括項目章、公章、合同章、財務章等一切企業經營中涉及到的印章,平臺上都有。
印章分類統一管、用章要經流程審、過程信息詳細錄、列印方便可協調的電子印章可應用到房產、建築、物業、金融、教育等各個行業,簡化了辦事流程,促進業務進展,同時也會在無紙化辦公上面做得更好。
當然,電子印章可以滿足企業、個人、政務等多種需求,應用場景多樣,涉及行業百態,這考驗到科技的力量,也考驗企業探索需求的耐心和決心,選擇一個恰當的印章管理平臺更是決定企業未來的勝負手