跟教授通英文郵件的18種禮儀——讀第一句話你可能就被人討厭了!

原標題：跟教授通英文郵件的18種禮儀——讀第一句話你可能就被人討厭了！

申請研究生套磁和日常和教授溝通什麼的，往往用的是郵件。相對於國內來說，很多歐美教授也都非常注重郵件的禮儀。有的時候郵件標題文本什麼的沒寫好，就像大家好好發著文字，突然有人發了條59秒語音一樣，呵……

無論你是何種文化背景，在現今這個生活節奏越來越快的社會，某些細節也許就能體現你的與眾不同。正所謂「細節決定成敗」，與教授的交流中，有些小細節可能就會改變他對你的看法。一起來看看吧~~

1. E-mail is forever. Once you send it off, you can't get it back. Once your professor has it, he or she owns it and can save it or, in the worst case, forward it onto colleagues for a good laugh—at your expense.

郵件是永久性的。一旦你把它發出去了，就不可能再收回來了。只要教授收到了郵件，他就主宰了這封郵件的命運，或者保存，或者是把郵件轉發給同事博取一笑（這是最糟的情況）——後果自負哦。

2. E-mail goes where it's told. Check—and double check—to see that the right address appears in the "To" line. Just because your mom and your professor are both named "Lynn" is no reason to send all your love to Professor Lynn.

郵件要發到正確的郵箱裡。檢查，再檢查，看「發送到」那一欄的地址是不是正確。僅僅因為你的媽媽和你的教授的名字都是"Lynn"，也沒有理由把你所有的愛都寄送到了Lynn教授那裡吧。

3. Professors might not be using the cruddy university e-mail system. So send it to the address they actually use, not the one on the university directory. (Check the syllabus or assignment sheet for clues.)

教授可能不使用大學的亂七八糟的郵箱系統。所以把郵件發送到他們真正在用的郵箱地址，而不是大學通訊錄上的郵箱地址。（檢查一下他們的個人摘要或者任務分配表來尋找一些線索。）

4. Professors might not open mail sent from [e-mail]. They prefer to open mail sent from more reputable addresses, like [e-mail].

教授可能不會打開一封發自[e-mail]的郵件。他們更喜歡打開那些來自比較有名的郵箱地址，就像[e-mail]。

5. Subject lines are for subjects. Put a brief explanation of the nature of the e-mail (like "question about paper") in the subject line. Never include demands such as "urgent request—immediate response needed." That's the surest way to get your request trashed.

主題欄要緊扣主題。在主題欄要對這封郵件有一個簡要的解釋。千萬不要包含一些要求，比如說「緊急請求--請立即回復」，可以很肯定的說，你的請求會像垃圾一樣處理掉。

主題框的內容應簡明地概括信的內容，短的可以是一個單詞，長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個字母。內容切忌含糊不清。在格式上一般只要將位於句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規的格式可將除了少於5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。

6. Salutations matter. The safest way to start is with "Dear Professor So and So" (using their last name). That way you won't be getting into the issue of whether the prof has a Ph.D. or not, and you won't seem sexist when you address your female-professor as "Ms." or, worse yet, "Mrs. This and That."

稱呼很重要。最安全的開頭方式是用「親愛的×××教授」。這樣的話你就不會再考慮這個教授是不是個博士或其他，並且當你稱呼你的女教授「Ms」或者「Mrs.」也不會顯得像是個性別歧視者。

與收件人初次聯繫的第一封郵件中稱呼對方用Dear ***/Dear Dr. ***/Dear Professor ***（***是姓）。這裡要注意，和老師通郵件時，如果確認是有博士學位的老師要用Dr不要teacher、teacher的。此外像Assistant Professor也用Professor一個詞就可以。收到回信後，可以根據對方的落款，決定下一次如何稱呼。如果對方落款只有名字（first name），那麼下一次可以用名字稱呼。如果對方落款是全名或是名字縮寫，那麼下一次仍然要用正式稱呼。用正式稱呼是最保險的。當然也有個別老師有特殊的習慣。

7. Clear and concise is best. Your prof might get 25 or 30 E-mails a day, so, it's best if you ask your questions in as focused and succinct a way as possible. (Hint: it's often good to number your questions). And, if your question is very elaborate or multifaceted, it's best to go to an in-person office hour. You'll get better service that way.

清楚簡潔是最好的。你的教授每天會收到25-30封郵件，所以如果你的問題很簡潔明了那是最好的（一般把問題一條條列出來比較好）。如果你的問題表述的很詳盡或者多層面的，最好在教授的辦公時間面談，這樣教授就能夠更有效地幫你解決問題。

如果你和你的聯繫人不是第一次發郵件了，美國人習慣在郵件開頭的時候加一兩句問候的話，就好像寒暄一下。如果之前聯繫過，儘量把上一次聯繫的郵件翻出來，接著那封郵件寫，這樣別人即使一時沒反應過來你是誰，看到之前的歷史記錄也會想起來。

8. Always acknowledge. If your professor deigns to answer—or send you the handout or reference that you asked for—be sure to tell him or her that you got it. That way he or she will think kindly of you next time they see you in class.

必須要告知教授已收到郵件。如果你的教授給你回答或者發送了你需要的資料，一定要告訴他你已經收到了。這樣，下次在課堂上看到你的時候，他們就會覺得你是個不錯的學生。

9. THIS IS NOT A SHOUTING MATCH. Don't write in all uppercase letters, which is an E-mail convention for anger or other strong emotions. No one likes yelling.

這不是大聲嚷嚷的爭吵。郵件不要都用大寫字母來寫，因為這是一種在郵件中表達憤怒或者其他強烈的感情的方式。沒有人喜歡喊叫的。

此外，避免使用I want和I would like。多用I was wondering if（一定要用was，而不是I wonder或I am wondering）。多用would it be possible，以便從語法上規避直接牽涉到「人」，這樣可以減輕對方的壓力。也儘量避免使用「please」，因為「please」暗含了自己的期望，給對方壓力，相對來說是不禮貌的表達。寫郵件的時候也要注意不要中式英語，讓郵件讀起來像是中文裡的語氣翻譯過來的。要用美式思維和美式習慣來寫英文的郵件內容。

10. No one really likes emoticons and smileys. Trust us on this one. :)

沒有人真的喜歡表情符號和微笑符。請相信這一點。

11. This is not Facebook. Don't write the professor in the way you'd write on your friend's wall.

這不是Facebook。你寫給教授的郵件不要像你在朋友留言板上的留言一樣。重要提示：千萬不要和你的教授開玩笑，這個時候，無論多可笑都不可以。

12. This is not IM-ing. So pls dun wrte yor profeSR lIk ur txtN. uz abbrz @ yor own rsk. coRec me f Im wrng.

這不是寫即時消息....所以不要像寫短消息一樣用單詞的縮寫形式，你絕對是在冒風險。（如果我說的不對請改正）

13. This is not College Humor. Resist the temptation to talk about the "bad ass" paper you need help with, your "loser" TA who didn't teach you what you needed to know, or the "crappy" grade you just got on the midterm.

這不是校園幽默。不要隨意拿以下的事情當談資：你的論文很難搞，你那個「很衰」助教都不教些你想知道的東西，或者是你期中考試考了個很爛的分數。

14. This is not RateMyProfessors.com. The professor doesn't want your comments about his or her performance in the class. Save those for the end-of-semester evaluations, where you'll be able to spout off. Anonymously.

這不是在評價你的教授。沒有教授想聽你評價他們的課堂表現，所以把你的意見留到期末評價中，你可以滔滔不絕地表達出你對老師的看法，而且是匿名的。

15. Spelling mistakes make you look like a doofus. So always use the spel check, and proofread yyour e-mail, two.

拼寫錯誤會使你看起來像個笨蛋。所以每次都要使用拼寫檢查，並校對你的郵件兩遍。

在郵件寫完後，把你的文本內容放在Outlook Express等軟體裡面，讓它們的「拼寫檢查」功能幫你看看有沒有明顯語法錯誤。此外還可以通過Google查一查。語法問題雖然不是什麼大事兒但體現著你的細心程度、對收信人的重視度，從側面還可以看出你的責任心。電子郵件也會給人以第一印象的思維定勢，或對對你個人的評判有著影響。

16. Signoffs and signatures count. Always end by thanking the professor for his or her time, and closing with "Best wishes" or "Regards" (or some other relatively formal, but friendly, closing). And always sign with your (entire) real name, not some wacky nickname like Ry-Ry or Biff.

最後的籤名很重要。每封郵件最後都要感謝教授抽出時間來幫助你，並以「Best Wishes、Regards」來結尾。（或者其他相關的正式語，但是要用友好的語氣。）然後籤上你的全名，而不是什麼暱稱，就像Ry-Ry 或者 Biff。

落款之後的正式禮節問候是：Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。最常用也最百搭的：Thanks.儘管你可能根本沒有提出請求，也可以用這個來謝謝對方花時間讀了你的郵件。

17. Your prof doesn't want to hear your philosophy of life. Skip the cute quotes or statements of your religious or political views at the bottom of your E-mail. You never know what offends.

你的教授不想聽你講你的人生哲學。在你的郵件最後不要說什麼你引用的宗教或者政治觀點。你永遠不知道這些會不會冒犯你的教授。

18. Don't lay it on too thick. It's one thing to be polite and friendly in your e-mail; it's another thing to wind up with a brown nose.

不要太過殷勤。在郵件中表現出禮貌和友好很重要，但是要適度，不要搞得像是在阿諛奉承。

部分引用自豆瓣，《如何與教授用電子郵件聯繫》，作者：阿拉胖淚；知乎，《如何很專業的與老外互通郵件，不至於產生誤會？》，作者：sentientbeing

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