商業英文郵件寫作錦囊:商務英文郵件開頭與結尾

2021-01-10 新東方網

　　在現代職場中，郵件已成為正式交流的主要渠道，而英語郵件的寫作也逐漸成為工作中的必備技能。

　　那用英語寫郵件需要注意哪些事項，怎樣才能保證英語郵件的規範和正式呢?今天就和大家一起看一看英語郵件的那些事兒。

　　1.問候greeting

　　●不知收件人：

　　To whom it may concern, (敬啟者)

　　Dear Sir or Madam,

　　●知性別：

　　Dear Mr/Mrs/Ms + 姓

　　●知頭銜/職位：

　　Dear Prof.(教授)/Dr.(博士)+ 姓

　　注意：在正式的英文郵件中，如果在知道對方職位的前提下，儘量使用「頭銜+姓」的方式開場。要記得greeting後面的標點符號是逗號, 然後空一行之後才正式開始信的內容。

　　2.目的purpose

　　●在詳細表述前，告知郵件重點：

　　I am writing in reference to…

　　I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我寫信時要確認/詢問/通知你…

　　I am delighted to give you the detail about…我很開心能給你提供…的詳情

　　●回信的開頭可以說：

　　Thank you for reaching out to us regarding …

　　Thank you for your email…感謝你的來信…

　　Thank you for calling me yesterday to discuss…感謝昨天你來電討論…

　　注意：特別是商務信函我們一般多使用比較書面的語言，例如上面的in reference to(一般說明已經和對方提過的事)以及regarding都是【關於】的意思，但我們應儘量避免用about這樣口語的表達。

　　3.正文content

　　●一個段落一個主題，幾個段落一個主旨

　　Attached please find the latest information on…最新消息可查看附件…

　　In order to achieve our sales target, we need to…為了完成我們的銷售目標，我們需要…

　　●對方了解你寫信的目的及背景，接下來就該要求對方行動，例如回信、回電話、表達意見、繳交文件等：

　　Could you please call me later today?

　　你能明天給我電話嗎?

　　●商業信函中應注意使用書面語▶用 receive, 不用got;

　　●不要用縮寫▶用 does not, 而不用doesn't;

　　●多用委婉客氣的語氣▶I was wondering if you could provide some more details.

　　●重要內容加粗，但不要全部大寫▶Please review the attached documents thoroughly.

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