在現代職場中，郵件已成為正式交流的主要渠道，而英語郵件的寫作也逐漸成為工作中的必備技能。
那用英語寫郵件需要注意哪些事項，怎樣才能保證英語郵件的規範和正式呢？今天就和大家一起看一看英語郵件的那些事兒。
1.問候greeting
不知收件人：
To whom it may concern, (敬啟者)
Dear Sir or Madam,
知性別：
Dear Mr/Mrs/Ms + 姓
知頭銜/職位：
Dear Prof.(教授)/Dr.(博士)+ 姓
注意：在正式的英文郵件中，如果在知道對方職位的前提下，儘量使用「頭銜+姓」的方式開場。要記得greeting後面的標點符號是逗號, 然後空一行之後才正式開始信的內容。
2.目的purpose
在詳細表述前，告知郵件重點：
I am writing in reference to…
I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我寫信時要確認/詢問/通知你…
I am delighted to give you the detail about…我很開心能給你提供…的詳情
回信的開頭可以說：
Thank you for reaching out to us regarding …
Thank you for your email…感謝你的來信…
Thank you for calling me yesterday to discuss…感謝昨天你來電討論…
注意：特別是商務信函我們一般多使用比較書面的語言，例如上面的in reference to(一般說明已經和對方提過的事)以及regarding都是【關於】的意思，但我們應儘量避免用about這樣口語的表達。
3.正文content
一個段落一個主題，幾個段落一個主旨
Attached please find the latest information on…最新消息可查看附件…
In order to achieve our sales target, we need to…為了完成我們的銷售目標，我們需要…
對方了解你寫信的目的及背景，接下來就該要求對方行動，例如回信、回電話、表達意見、繳交文件等：
Could you please call me later today?
你能明天給我電話嗎?
商業信函中應注意使用書面語用 receive, 不用got;
不要用縮寫用 does not, 而不用doesn't;
多用委婉客氣的語氣I was wondering if you could provide some more details.
重要內容加粗，但不要全部大寫Please review the attached documents thoroughly.
4.結尾Closing
最後一部分通常會表示感謝或解釋下一步是什麼。
常用的表達有：
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
Thank you for your time and consideration.
I look forward to hearing from you.
期待你的回信。
I hope this information is helpful.
希望這些信息有用。
Please call me if you have any question.
如果你有任何問題，請給我電話。
(一般這些句子後面用句號即可，沒有必要用感嘆號。其他地方一般情況下也不要用感嘆號)
5.落款signature
結尾祝福語
以下詞彙在正式場合及非正式場合均可使用
Sincerely, Sincerely Yours,Yours Sincerely
Regards, Best Regards
Yours，Yours Truly，Truly
Best，Best Wishes
籤名檔要跟著結尾敬語後面：
Sincerely,
John SmithSales Representative,
Flooring Company
注意事項
1.Subject Line 標題
簡潔清楚的總結郵件出題的內容。
例如：
Subject line: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers又或是市場宣傳類的郵件標題：
- Join us at the MLH Scholars Luncheon!(號召性的標題)
- 3 Tools to Simplify Your Marketing (總結式的標題)
2.Simplified Sentences 簡化句子
忌用複雜的長單詞或是技術術語使郵件內容累贅冗長，而是應該儘量簡化郵件裡的句子。但這並不代表不能使用複合句(用and, although, or等連詞組合起來的句子)，只要保證長句是清楚易懂的就沒有問題。
例如：
原句：In 1962 , Steinbeck received the Nobel Prize for Literature.
簡化後： Steinbeck won the Nobel Prize in Literature in 1962.
3.Who are readers? 明確讀者
同事、客戶還是老闆?正式還是非正式?
例如：
非正式–Thanks for emailing me on 15th February.
正式–Thank you for your email dated 15th February.
非正式–Sorry, I can’t make it.
正式–I am afraid I will not be able to attend.
非正式–Can you…?
正式–I was wondering if you could….?
4.Get feedback 請教別人的意見
向身邊寫作能力好、工作經驗足的朋友、同事或是老師求教，請他們幫忙看看你的郵件，從而根據他們的意見改進提高。
另一個方法則是注意觀察和學習其他人寫的好的郵件。例如收到來自同事的、老闆的或是教授的郵件，注意學習他們的用詞用句然後記錄下來，收為己用！
如今，快節奏的工作模式往往讓人忽視了電子郵件必要的格式與規範，但在職場及商務場合，一封準確、規範的英語電子郵件是非常必要的，每一封英語電子郵件都可以說是一個人的職場名片。
希望大家都可以掌握寫好一封郵件的技巧哦~祝大家工作順利！
來源：新東方網整理
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