最近總被「氣氛組」這個詞刷屏，它的意思似乎是：具體做了什麼無所謂，但是「氛圍感」要營造出來，讓你與周圍的環境和諧相處。
有一位外貿同事前幾天還在與客戶熱烈討論新產品的業務合作，而後業務員又隨意性的傳了一封郵件給客戶。沒想到，那位客戶卻突然取消了業務合作。一封郵件怎麼會流失了一位客戶，到底出了什麼問題呢？
其實這種事在外貿業務過程中並不是個例，雖然很多業務員在郵件寫作的禮儀用語上沒有什麼問題，但大多習慣於照搬所謂的模板，依葫蘆畫瓢程序化的去寫郵件，結果就是寫了個寂寞，寫了一封適得其反的郵件。有些業務員有時自以為寫的郵件很不錯，其實連自己都不清楚怎麼寫，寫每封郵件的目的是什麼。往往郵件中的小錯誤會給客戶留下不專業或不值得信任的印象，這也許是因為遺漏、英語單詞拼寫和語法等問題，讓客戶收件後造成誤解。難怪有些外貿業務員會在經意和不經意中丟掉了客戶。
現在總結了一些最常見的郵件錯誤例子，指出錯處同時也列正一些正確的寫法。
1.「請」的誤用。
一些業務員習慣在郵件標題裡用「請+動詞」的詞組，如「請支持」、「請指教」等。當然，這會讓收件者認為，這封信需要我，會讓人想要打開，甚至覺得你的行動就差一個我。
但: 「請注意」、「請指教」的英文並不是"Please be noted"、"Please be advised"！
首先，沒有"Please be noted"這種說法，「請（你）注意」的英文應該是Please note，這裡Please開頭的句子是祈使句，主詞You省略了。
同理，「請指教」的英文是 Please advise，但這樣的表達是比較正式的用法，更隨意些的表達可直接說Please tell us/Let us know。
2.「合作愉快」的英文不是 「 Have better cooperation＂
一些業務員在表達「希望與對方合作愉快」這句話時，常誤寫為「 Have better cooperation＂ 。殊不知，這句話傳達的意思，並不是合作愉快，而是「希望下一次的合作比這次好」，這就容易讓客戶誤解為：「你的言下之意是，我們這次合作不太好？」
那麼，要表達希望和對方合作的誠意，怎麼說好？
第一種寫法：I look forward to working with you again.期待與您再次合作。
註：Work with/team up with/work together 都可以表達「合作」的意思。
第二種寫法：Cooperate / Collaborate
Cooperate和collaborate有時可以互通，但如果有「配合」這層涵意，就只能用cooperate/cooperation。
3.郵件結尾應注意的問題
1）我們常看到的結尾可能是：
Please feel free to contact us for any questions.
如果您有任何問題，請隨時與我們聯繫。
然而，如果對方對你很重要，我們應該換個角度，不是他去找你，而是你去找他。在結尾處，表現出你積極主動的樣子，讓他感受到你的用心。例如將結尾改成：
It would be great if we could schedule a call and we can discuss as how we can collaborate together.Please let me know if you are available to talk on Wednesday (16th October) after 16:00pm？
希望我們能在周一安排一次電話溝通，討論雙方如何合作。請告知星期三（10月16日）下午16:00之後您是否有時間？
積極而開放，是最好的結尾，這製造出了一種雙向溝通的感覺，而且還能提升彼此的信任程度。
2）Email 的結尾不只有Best Regards
Best Regards 翻成中文，叫做「致上我最高的問候」，是不是感覺有點咬文嚼字？
或許你對這句咬文嚼字的問候語有疑問，但它卻常在商業書信出現，而且也是大家最熟悉、最常用的問候語。為什麼呢？因為，商務人士的工作節奏比較快，時間永遠不夠用。大多只想用最快的時間處理一封email，而這句話因為太常出現，所以也就容易被大家接受。
雖然一些語句常用的時候比較多，但不見得代表就是恰如其分。俗話說：「禮多人不怪」，但最好還是選擇恰當的用詞和用語。郵件的末尾用好一句漂亮的問候語對提高於信函質量來說是非常加分的，特別是在外貿業務的往來郵件中尤顯重要。
以下例舉的幾個常用的信末問候語，都是常用的書信結尾，相信收件者一定會感受到寫件人的用心。
不同的結尾語的郵件回復率如下：
提前感謝（Thanks in advance） 65.7％
感謝（Thanks） 63.0％
感謝您（Thank you） 57.9％
謝謝（Cheers） 54.4％
誠摯的問候（Kind Regards） 53.9％
問候（Regards） 53.5％
最好的問候（Best Regards） 52.9％
祝好（Best） 51.2%