優質、高效地做好文件材料工作，是確保黨政機關大中型會議圓滿召開的重要保證。
文件材料有哪些
會議方案。秘書部門應及早提出會議召開的建議方案，送有關領導審定。會議方案包括會議時間、地點、內容（議題）、參會人員、議程、工作機構、會議材料及會務工作等內容。
會務工作方案。就會議準備工作提出分工安排，包括會議秘書工作機構的成立及分工、會議材料的撰寫分工及完成時限、會議材料印製及裝袋、會場布置及氛圍營造、會議食宿及交通保障、會議安全保衛、會議宣傳報導等。有時還可延伸到各小組的工作方案，把總體方案和各小組細化方案匯總成一個詳細的方案。會務工作方案可供有關領導和會議秘書工作機構的人員掌握，作為會務工作依據性文件。
會議須知。包括會議作息時間、會議日程、會議地點、聯絡人員、聯絡方式、會議工作機構、會議注意事項、會議服務指南等。須印送會議代表、會務工作人員。
會議主持詞。指會議開始、結束和會中套開的會議的主持詞，包括會議召開的背景、意義、參會人員、會議議程、分項介紹議程、總結會議效果、提出貫徹會議精神的要求等。主持詞送主持會議的領導審定、使用。
會議主題報告。包括會議召開的背景、意義、主題、指導思想、工作回顧、工作打算、希望號召等內容。主題報告是會議的核心文件，一般印送會議代表，有的在會後印送代表。同時，常常附上報告起草說明、名詞術語解釋等，便於代表理解把握報告精神。
其他需會議審議、討論的材料。主要包括會議的分題報告，法律法規審議報告，候選人情況介紹等。這類材料不同會議各不相同，印送範圍也有差異。
會議有關領導講話材料。包括有關領導在會議開始時、結束時、各種分會中的講話，領導在會議中的發言等。這類材料一般只印送講話領導個人使用，如需學習貫徹則在會議結束後印發。
會議發言材料。主要指在會上交流經驗、談學習體會的材料，這類材料由大會提出統一要求，可印發會議代表。
會議簡報。將會議召開的動態消息、會議代表分組討論發言等內容編成簡報，印發會議代表交流。這類材料僅限會中使用。
會議新聞稿。將會議的動態消息、會議的主要精神及時向社會發布，此類稿件需認真審核，統一報導口徑，把握報導時機。
會議決議、公報。在會議結束時，對會議議題作出表決、評價，有的向社會發布。這類材料是會議集體智慧的結晶，政治性、政策性非常強，一定要十分謹慎，嚴格按照會議要求發布。
文件材料怎麼寫
做好協調分工，避免交叉重複。會議文件材料涉及面廣、內容多，在材料撰寫前要搞好協調。
一是主題報告與分題報告、領導講話內容的劃分。主題報告應突出會議的主題、指導思想、總體思路、工作總結的理性思考、工作思路和要求，要與中央、上級文件和指示精神保持高度一致，報告要管「總」，立意要高；分題報告主要側重專項工作的內容；領導其他講話應從分管工作的角度，以主題報告為統攬，提出要求，要具有操作性。
二是有關領導在會議開始時的講話與會議結束時講話的內容劃分。如果會議沒有主題報告，常常把主要領導在會議開始時的講話當作主題報告來寫，在會議結束時的講話則主要總結評價會議成效、提出貫徹會議精神要求，對重點工作作出強調。
三是會議交流材料。注意選擇不同的典型、不同的經驗介紹情況，分別從不同角度交流信息、啟迪思想。
深入調查研究，翔實佔有素材。黨代會、全委會、人代會、人大常委會、政協會、政協常委會等會議議題重大，起草會議主題報告、分題報告及領導講話都必須翔實佔有第一手材料，真實反映本地經濟社會發展和人民群眾的生產生活實際。一是認真學習有關方針政策，吃透精神實質。二是深入調查研究，了解掌握基層情況。起草報告、講話必須深入基層調研，聽取生產一線和群眾的呼聲，反映民意，為會議科學決策提供堅實的基礎，否則，就可能使會議開得空洞、脫離實際、脫離群眾，沒有成效。三是廣泛收集其他地區、城市的相關材料，認真學習借鑑，開啟思路。
立意扣題，反覆錘鍊。一是會議文件材料的撰寫應當緊緊圍繞會議的主題、指導思想來寫，抓住會議的靈魂，這樣會議材料才有「神」，立意才高。二是快寫細磨慢推敲，對文字表述要反覆推敲，認真修改，重要文件材料可集中各單位的優勢力量進行背靠背的修改或集中討論，逐條逐句修改，字斟句酌，反覆錘鍊。
表述一致，維護權威。會議文件材料種類較多，分別由不同的部門、同志分工協作完成，在材料的選用、統計口徑、語言表述等方面可能有所差異。在寫作中，涉及相同內容，應使用統一口徑的統計數據、語言表述，以免產生歧義。為此，在會議文件材料印製前，應由有關負責同志最後進行一次審核、把關，消滅文件材料中的疏漏。
超前安排，留有餘地。會議文件材料尤其是主題報告、分題報告、主要領導講話起草需花費較長時間，辦公廳（室）的負責人要超前謀劃，請示報告有關領導後，早作安排，留足起草、修改和送審的時間，以免被動。