準備會議資料,需要了解哪些要點?

會議資料的準備是會議前期籌備工作中的重要一環，能夠有效的提供有關該會議的所有重要信息，讓參會者在會前就對會議有一個簡單的了解，從而在會議過程中更好的接收會議信息。因此在會議開啟前，會議主辦方都會準備以下會議資料。

01 文案

文案一般是經過仔細推敲的，其中清楚列明參加其會議的目的是什麼，以及預期要達到的效果。文案的標題是以醒目的會議名稱為主。這樣做效果最佳，寫上具有描述性的副標題也會起到很好的效果。文案中必須提供有關該會議的所有重要信息，包括會議的目的、會議承諾或保證。登記表各項一定要寫清楚，所列各項有條理，各項問題應易於理解，每張表上要有充足的空格以便能寫下完整的信息。文案必須保持清新，簡明和生動，能突出想傳達的信息。

資料的文字寫的長一些比較好，但到底是多寫還是少寫好，主要取決於文案所描述內容的多少而定。

以下是對準備資料的一些建議：

02 資料袋

會議通常需要為每個與會者準備好資料袋並在會前分發給他們。資料袋裡一般包括以下資料：

除了紙質檔資料外，還可以利用鯨會務創建活動會議，使用會議資料上傳功能，將會議資料實時展示給參會者。支持上傳所有活動相關資料，無格式限制，隨需修改，參會者可以方便地查看活動資料並隨時下載文件，省去紙質會議資料的製作印刷環節，有效節約會議資料印製成本，更加綠色環保。

03 會議籤到表

在會議開始前，為了檢查已經通知過的與會人員到會情況（如「準時到會」、「遲到」、「缺席」、「因故請假」等情況），有必要事先準備好會議籤到表。

傳統會議籤到存在複雜低效的問題，需要花費大量人力物力才能完成籤到統計工作，而利用鯨會務的會議籤到功能就可以高效率地完成籤到流程，鯨會務提供掃碼籤到、刷臉籤到、定位籤到等4種電子自助籤到方式，籤到數據後臺實時統計、可隨時查看和導出，能有效防止代籤、防止外人蹭會，且支持多次籤到，分段活動便於統計。

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