做好這六點,終於開了個高效會議!

會議開得好，天天下班早！

「小明，晚上去happy呀」，晚上7點半，小明收到好基友小回的消息。

「happy個鬼，還在開會」。

「又開會，你怎麼那麼多會，大領導啊」

「呵呵，累的無力吐槽，都不想幹了。。。。」

「說來聽聽，讓哥開心下」

「呸」

「說認真的，啥情況，我幫你分析下」

小明開始倒豆子了（吐槽）：

1. 會議嚴重超時：下午2點開這個月的計劃總結會，通知的會議時長是3個小時，結果開到現在，還遙遙無期，我好多事還沒做呢。
2. 集合慢：兩點開會，我早早的去了，結果拖拖拉拉的集合，扯些有的沒的，2點半才正式開始。
3. 發言拖沓：然後就是各部門大佬做總結和計劃宣講，規定每人不超過20分鐘，結果就沒少於半小時的，**部的老大更厲害，拿著一張表格，講了一個半小時，內容也看不清楚，我無聊的都快睡著了。
4. 現場混亂：這個月目標沒達成，老闆說下個月要拿出可行性的計劃，這個部門有困難，那個部門有想法，這不，討論到現在，也沒個結果，都快吵起來了。
5. 沒有結果：晚上9點，會議終於結束了，無語的是，下個月可行性計劃也沒個結論，居然變成會後商議給方案，我去，會後商議！那開這一天幹嘛，每次都會後商議，然後就沒有結果了。

今天這樣的會議都是常態了，我已經心力交瘁……

你們這會議效率太低了，哥給你幾點建議:

一、高效會議的六個關鍵要素

1. 明確會議目的和產出

明確了會議的目的和需要產出的內容，統一參會人員的思想聚焦和產出期望，在大方向上就不會跑偏

例：如果會議的目的是就某件事情商議出解決辦法，那麼會議中就必須將大家提出的辦法整理並決策，最後不管是投票也好，一人拍板也好，都要確定1-2種解決辦法，否則你一句我一嘴，會開完了才發現什麼結論都沒有。

2. 確定會議的形式和流程

會議形式常見的：線上會議，線下會議。

會議流程：有明確的會議流程，才能保證會議在指定的時間內按照計劃的方向發展。

例如：

好處：

1. 能基本保證會議在可控範圍內；
2. 各部門有充足時間表達自己的觀點；
3. 留有自由討論時間，方便交流想法，達成共識。

3. 制定並申明會議制度（會議通知）

會議的幾個痛點現象：

1. 拖拖拉拉不按時到會，等人聚齊20分鐘過去了；
2. 個別人員太囉嗦，一個人講了半小時還沒講到重點，又不好打斷；
3. 邊開會邊辦公，玩手機的，交頭接耳的，進進出出的。

這些情況也都是現在大多數會議的常態，很多人中招，可是也覺得很無辜，我太忙了，不邊開會邊做，怎麼搞的完，其實這樣就是個惡性循環，會議效率下降了，事情沒解決，還得重複做，重複開會。

那如何避免這樣的情況呢？

會議制度很重要！！！

會議制度包含的內容：

1. 會議的流程；
2. 會議必須遵守的約定；
3. 違反約定的懲罰措施。

而這些會議制度，需要在發送會議通知的時候進行告知並重點申明。

PS：這種會議制度，一開始肯定缺乏公信力，那麼就需要拿幾個人「殺雞儆猴」，當然措施也不能太過強硬。

參考：違反制度的，會議結束前，面對面建個群，發個紅包；為會議的茶歇買單等等。

逐漸把這種制度形成一種約定俗成的規則，這樣逐漸推廣下去，違反制定的人肯定越來越少。

4. 做好會前準備

內容包括：

內容：

1. 設備調試，如投影儀，視頻設備等；
2. 物料準備：會議中需要用到的筆，紙，周邊材料等；
3. 資料準備，會議中需要用到的文件。

5. 會議紀要

會議紀要是一場會議的靈魂，如果沒有會議紀要，那麼可能導致的結果是，大家對會議最終的結果理解和後續安排各不相同，會議中提出的爭議事項，待解決事項，和一些關鍵想法，可能產生遺漏。

會議記錄有兩個要點：

（1）提前安排會議記錄人

提前不明確會議記錄人，可能會出現都認為有人記錄，結果誰都沒有記錄的情況。

（2）會議紀要的格式

很多人寫會議紀要就像是記流水帳，***說了***；****又說了***，這樣的會議紀要是沒人願意看下去的，會議紀要相當於是概括總結，要讓大家在幾分鐘內快速get會議要點。

主要包括以下幾個部分的內容：

內容：

1. 會議基礎信息：會議主題，時間，參會人；
2. 會議達成的關鍵結論或要點問題；
3. 會議待協商處理事項及對應的責任人，完成時間。

重點內容，可以特殊顏色或加粗標註。

6. 會議後續跟蹤

對於一些待商議決策事項，或者是任務分工，會議後續需要會議組織方持續跟蹤，例：針對會議提出的***問題，需要**部門提出解決方案，對應的責任人，完成時間，都需要形成跟蹤表，發送給會議相關人員。按期跟蹤執行情況並通報。

二、參會人如何實現價值最大化

1. 會議組織者

作為會議的組織者，必須要負責會議流程和制度的執行，職責包括：

1. 會前準備：發送會議通知，會議前及時收集各部門的匯報資料，對不符合要求的打回重做，避免在會議上浪費大家的時間；
2. 聯繫參會人員快速到場：可通過電話，面催，或者在公司大群裡呼叫；
3. 超時提醒：會議中準備計時器，超時提醒，嚴重超時可直接中止；
4. 主題把控：一旦出現跑題的現象，及時打斷拉回；
5. 制度執行：對於約定的違反規則需要做出的懲罰，監督執行，起到震懾作用。（一般是人資或者是行政部門）

2. 會議決策者

會議決策者，作為權威，需要給出態度和決策來：

作用：

1. 輔助支持會議組織者：會議組織者在執行會議職責時可能會遇到不配合的情況，決策者及時幫腔，可提升會議效率。
2. 表明態度，給出響應：對於各部門的發言，及時點評，好的在哪可以改進的在哪，這樣有利於改善進度，同時其他部門也會借鑑參考。
3. 作為裁判，對爭論不休的分歧點做出決策。

3. 會議發言者

發言者是會議內容重要組成部分，會議發言者在公眾場合的表現，對自己在上級或者下屬心中的印象影響都非常重要：

提升方向：

1. 做好充足會前準備：ppt的內容，展現形式，演講節奏，都要提前模擬測試下，確保有價值且高效。
2. 遵守會議制度，做好榜樣

4. 會議參與者

1. 對會議議題拾漏補缺；
2. 遵守會議制度，不影響會議進行；
3. 抱著認真學習的態度，虛心聽取其他部門的宣講，這也是開拓視野和學習的機會。

三、高效會議管理實操—計劃總結會

針對小回提出的建議，小明認真跟行政部門溝通了下，行政的老大感覺非常受用，在獲得了老闆的認可和支持後，在公司群點名表揚了小明，然後開始了會議的改革，小明再次參加會議，感受完全不一樣。

1. 會議前

小明收到了行政發來的會議邀請，內容包括：

（1）會議流程

（2）會議制度：

會議中出現以下行為，由行政統計，樂捐20元，作為下次會議的茶歇基金：

1. 開會超過5分鐘未到場
2. 會議過程中另行他事，被行政發現2次及以上的
3. 發言超時10分鐘以上的

（3）會議匯報資料模板

小明整理好匯報資料 ，老大認真過了一遍，提出了修改建議。

資料提前一天發給行政，行政審核通過了，有幾個部門被行政打回重做了。

2. 會議中

1. 9點開會，居然第一次在9點5分之前人到齊了。
2. 行政姐姐簡短的講解了會議流程與制度，並準備了計時器
3. 運營部老大匯報時，果然還是超時了，計時器報警，現場有點尷尬，老闆發話了：講重點，運營老大後面加快了速度，再到其他部門講的適合，基本都按時匯報完了，連老大難的市場部這次也只超時了10分鐘。
4. 行政小姐姐全程記錄了會議過程中提到的爭議項和待決策事項，各部門匯報完之後就這些事項逐一商議，大部分事項都給出了解決措施，實在不能當場解決的也提供了完成時間，責任人，預計完成效果。

3. 會議後

結果：

1. 原計劃3小時的會議，在3個半小時內完成。
2. 行政姐姐在會議結束後2小時內，向會議相關人員發出了會議紀要，並重點@了需要提供後續方案的老大。老闆還回復了郵件表揚行政姐姐。
3. 三天後，按照約定情況，行政小姐姐對待解決事項的完成進度進行了跟蹤發布。

四、其他類型會議管理要點

計劃總結會是企業日常管理過程中比較常見的會議類型，主要特點是由幾個代表匯報發言，比較正式，為保證會議高效，對流程的把控非常重要。

除了計劃總結會外，工作中還有2種類型的會議：分享會，腦暴會。

1. 分享會

例：優秀員工分享，成功項目分享。

企業內部定期組織分享會，可以加深學習的氛圍，共同進步，但是很多企業的分享會都變成例行公事的現場，參會人員不認真聆聽，分享人員講的枯燥乏味。

那麼一場高質量的分享會應該是怎麼樣的呢？

（1）準備會前調研

儘管是針對同一個主題，分享人打算分享的內容和形式，往往不是聆聽人想要了解的，講的不感趣，自然不認真聽了。所有準備分享資料之前，可以先開展一輪調研，了解大家想要學習的內容，和喜歡的分享形式。

調研形式：

1. 訪談幾種不同類型的接受分享人；
2. 向參會人員發送調研問卷

（2）分享展示優化

分享展示的文件形式很重要，觀眾接收信息是視覺和聽覺的結合，視覺佔很大部分的比重（這就是為什麼我們看電視，沒有字幕就感覺非常不習慣）。

所以分享文件要避免密密麻麻堆積的文字表格。採用圖文結合再加上一定的動態特效，會讓效果加倍。

（3）過程互動

會議過程中如果只是一味的單方輸出，那麼參會人很容易走神，也缺乏參與感，會議過程中增加一些互動環節，可以調動整體會議的活躍性。

2. 腦暴會

例：策劃案創意腦暴

腦暴會是所有會議中最難的一種，因為對會議的結果一開始是完全無法預測的

管理要點：

（1）組建無領導討論小組

組建小團隊的無領導討論小組，小團隊可以保證大家都有發言的機會，充分參與進來，吸收不同思維的想法。

無領導小組，可以避免領導權威性對組織的影響，束縛其他成員表現機會。

（2）小組PK機制

加入PK機制，可以激發大家的好勝心，從而調動大家的積極性。

（3）小組成員均勻分配

1. 每個小組要保證類型的均衡，如來自不同部門的，或者不同個性的，這樣可以避免思維的偏向性；
2. 小組需要一個隱形領導，隱形領導負責調動大家的積極性和思維發散。

（4）創意引導

讓大家開展創意討論，開始之前需要先做創意引導，如：一倆個優秀的案例，或者是一個場景模擬等，這樣可以方便大家打開思路，而不是幹討論。

（5）討論結果再深挖

參會成員是無法直接給出你想要的答案，他們往往提出的只是一個思維方向，或者是一個思維點，所以會後需要就會議的結果再深挖，配合本身專業特性，組合成合適的創意想法。

最後，會議本身是為了更高效的解決問題，但是往往大多數企業都會遇到低效會議的痛點，希望以上的分享能給幫助大家提高工作效率，早點下班！

 

作者：瑤光；微信公眾號：回了CRM，某網際網路自媒體聯合創始人，曾在零食top3品牌負責用戶體驗管理。

本文由@瑤光 原創發布於人人都是產品經理，未經作者許可，禁止轉載。

題圖來自Unsplash，基於CC0協議

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