WPS表格文檔技巧丨盤點工作中常用的10個函數

2020-12-04 WPS雲辦公

無論是職場高潛或者白骨精,他們身上往往都具有硬技能;他們會有自己的一套辦法,再複雜的事情都能處理得遊刃有餘,從他們的身上,一定會發現一下共通之處:

「良好的工作習慣、得體的職場禮儀習慣、過硬的辦公軟體技能。」

在每天面對各種繁雜的事情,卻依然能夠做到高效率工作,源於學會利用工具,真正讓這些工具為自己所用。

當今職場有三種人最吃香:能說的人、會寫的人,會算計的擁有數據思維的人。

我們常常使用的表格,不僅僅是一個處理數據的工具,而且還是能夠建立數據思維的利器。掌握表格的函數試用技巧,不僅能提升工作質量,還把時間掌控得遊刃有餘。

職場中經常會用到哪些函數?

IF函數、SUMIF函數、VLOOKUP函數、SUMPRODUCT函數......

小編總結了10個在工作中常用的表格函數,能解決我們大部分的製作需求,使用頻率很高!它們的用法應該掌握,如果日常工作中遇到類似的問題,拿來即用!

- 01 -IF函數

用途:根據邏輯真假返回不同結果。作為表格邏輯判斷函數,處處用得到。

函數公式:=IF(測試條件,真值,[假值])

函數解釋:當第1個參數「測試條件」成立時,返回第2個參數,不成立時返回第3個參數。IF函數可以層層嵌套,來解決多個分支邏輯。

- 動圖教程 -

▲舉例:60分以上的晉級,低於60分的補考,低於30分的淘汰

- 02 -SUMIF和SUMIFS函數

用途:對一個數據表按設定條件進行數據求和。

- SUMIF函數 -

函數公式:=SUMIF(區域,條件,[求和區域])

函數解釋:

參數1:區域,為條件判斷的單元格區域;

參數2:條件,可以是數字、表達式、文本;

參數3:[求和區域],實際求和的數值區域,如省略則參數1「區域」作為求和區域。

- 動圖教程 -

▲舉例:求產品A的銷售額總和

- SUMIFS函數 -

函數公式:=SUMIFS(求和區域,區域1,條件1,[區域2],[條件2],……)

函數解釋:第1個參數是固定求和區域。區別SUMIF函數的判斷一個條件,SUMIFS函數後面可以增加多個區域的多個條件判斷。

- 動圖教程 -

▲舉例:求華東區A產品銷售額

- 03 -VLOOKUP函數

用途:最常用的查找函數,用於在某區域內查找關鍵字返回後面指定列對應的值。

函數公式:=VLOOKUP(查找值,數據表,列序數,[匹配條件])

函數解釋:相當於=VLOOKUP(找什麼,在哪找,第幾列,精確找還是大概找一找)

最後一個參數[匹配條件]為0時執行精確查找,為1(或預設)時模糊查找,模糊查找時如果找不到則返回小於第1個參數「查找值」的最大值。

- 動圖教程 -

▲精確查找:精確查找舉例:查詢某員工工資

▲模糊查找:將員工收入劃分等級,工資低於6000屬低收入,6000-8000中等收入,8000以上高收入。

- 04 -MID函數

用途:截取一個字符串中的部分字符。有的字符串中部分字符有特殊意義,可以將其截取出來,或對截取的字符做二次運算得到我們想要的結果。

函數公式:=MID(字符串,開始位置,字符個數)

函數解釋:將參數1的字符串,從參數2表示的位置開始,截取參數3表示的長度,作為函數返回的結果。

- 動圖教程 -

▲舉例:根據身份證號碼,自動獲取出生日期,=TEXT(身份證號,"0-00-00")這裡的TEXT函數作用是將MID取出的8位數按0-00-00的格式輸出顯示。

- 05 -DATEDIF函數

用途:計算日期差,有多種比較方式,可以計算相差年數、月數、天數,還可以計算每年或每月固定日期間的相差天數、以及任意日期間的計算等,靈活多樣。

函數公式:=DATEDIF(開始日期,終止日期,比較單位)

函數解釋:

參數1須小於參數2,即開始日期小於終止日期,否則會出錯;

參數3可以是以下幾種,分別代表不同的計算方式:

- 動圖教程 -

▲舉例:計算相差年數,如計算年齡、工齡等

- 06 -WORKDAY函數

用途:計算某指定日期在N個工作日之後(或之前)的對應日期,一般用於計算一項工作需要做N天后完成的結束日期等。

函數公式:=WORKDAY(開始日期,天數,[假期])

函數解釋:天數是指工作日,函數會自動排除周六日,當然還有節假日也是不工作的,可以列出節假日利用參數3引用,這樣也可以排除節假日或其他指定日期。

- 動圖教程 -

▲舉例:根據項目開始日期及需要的工作天數,預算完工日期。

- 07 -SUMPRODUCT函數

用途:一般用於某一條件或多個條件的求和、計數等,是不是有點像SUMIF或COUNTIF,其實它比上面兩個函數要靈活。

函數公式:=SUMPRODUCT(數組1,……)

函數解釋:

它的參數由多個相同維度的數組組成,將數組間對應元素相乘並返回乘積之和。

當數組為邏輯數組{TRUE,……TRUE,……}可以用來當做判斷條件或計數用,當數組為數值數組{數值,……數值,……}該數組就可以實現求和。

- 動圖教程 -

▲舉例:求某部門某產品發貨次數

▲舉例:求某部門某產品發貨總金額(只要將上面的公式後面乘以求和列就可以)。

- 08 -RANK函數

用途:用於排名計算。

函數公式:=RANK(數值,引用,[排位方式])

函數解釋:

參數1,是參與排名的數值;

參數2,是排名的數值區域;

參數3,是表示升序還是降序排名,為0或忽略時從高到低排名,為非0時從低到高排名。

- 動圖教程 -

▲舉例:將員工按銷售額排名,最高者為第1名

- 09 -FIND函數

用途:在字符串中查找是否包含指定字符串,返回查找到的字符串在被查找字符串中的開始位置,一般用於判斷是否含有某字符串。

函數公式:=FIND(要查找的字符串,被查找的字符串,[開始查找位置])

函數解釋:在參數2中,查找參數1,參數3表示開始查找位置,找到返回找到的開始位置,找不到返回錯誤值。

- 動圖教程 -

▲舉例:查找品名包含AA的產品

- 10 -IFERROR函數

用途:用於判斷其他函數結果是否為錯誤值,最常用法是表格編輯完其他函數之後,若顯示錯誤值使用IFERROR優化公式讓其顯示為空,讓表格更加美觀。

函數公式:=IFERROR(值,錯誤值)

函數解釋:參數1一般為某函數表達式,當參數1返回錯誤值時顯示為參數2。

- 動圖教程 -

掌握好10個必學函數技能,一方面讓每日工作,到月度目標,再到年度計劃,都能清晰呈現,輕鬆識別優先級,把雜亂無章的工作變得井然有序。

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