學術會議是一種以促進科學發展、學術交流、課題研究等學術性話題為主題的會議。學術會議一般都具有國際性、權威性、高知識性、高互動性等特點，其參會者一般為科學家、學者、教師等具有高學歷的研究人員。由於學術會議是一種交流的，互動的會議，因此參會者往往都會將自己的研究成果以學術展板的形式展示出來，使得互動交流更加直觀、效果更好。因此，這種學術會議必須要非常嚴謹不容一絲差錯。下面就由尊義會議杭州活動策劃公司來詳細講講學術會議舉辦的流程。
一、會議前期通知
1.定會議日期，請專家(包括嘉賓和授課專家)。
2.擬定會議通知紅頭文件，包括會議介紹，主辦、協辦單位，會議時間、地點，是否收註冊費，學分等，會議聯繫人等。附會議議程，參會回執。
3.通知發放四種方式：郵件、微信H5動態網頁(帶報名功能)、信件、電話。
4.應有專人通知和統計參會人員，方便會場大小準備、用餐、學分等數量限制。
二、專家聯繫(專人負責)
1.聯繫專家，告知會議時間以及專家授課具體時間。索要專家課件和個人簡歷。課件用於印刷會議資料，簡歷用於宣傳和主持人介紹。
2.專家接送：包括往返接送，會場與酒店接送。協商完畢後，告知專家接送事宜。
3.去酒店查看，是否有早餐等。
4.專家如果提前1天到，會議負責人應去酒店接見。
三、會場前期準備
1.會議資料：包括講課PPT，廠家宣傳資料，筆記本，筆。會議資料袋、胸牌。
2.會場橫幅，背景牆，展架，指引牌等。
3.根據參會人數，是否準備學分票、餐票等。
4.會場拍照人員，合影地點(有車佔用需提前預定位置)。
5.會議當天專家就餐地點預定，參會人員就餐(盒飯、自助、圍桌)。
四、會議前一天準備
1.會場布置完畢。可準備一些背景音樂。
2.茶歇食品、盆等，礦泉水，是否準備咖啡、茶等(備茶杯、開水)。
3.調試投影、舞檯燈光控制(留工作人員電話，以防現場故障)、PPT(雷射筆)、話筒(至少3個，講者1個，主持1個，提問1個，其中1個無線麥)等。
4.臺籤。上主講臺的臺籤要準備2份，主講臺1份，第一排1份。
5.籤到表、筆等。
6.人員分組：①籤到、註冊；②PPT、講者主持臺籤更換；③茶歇。
7.嘉賓是否準備講稿。
五、會議當天
1.報到組：報到、註冊，發放資料等，根據報到人數，反饋就餐人數，訂飯。
2.專家接待組：接待專家入場。
3.現場控制組：提前拷貝講者PPT，主委定好主講臺就坐嘉賓，排好臺籤順序。
4.開幕式結束後，集體合影。現場控制組需搬離主講臺桌椅，留主持人桌椅，放講者簡介(或提前給主持人)、水等。講臺更換講者臺籤。
5. 準備茶歇。
六、就餐
1.如果是盒飯，全部人員坐於原位，工作人發盒飯，避免混亂。
2.專家圍餐需有人引導。
會議結束後刷學分，如果人多，建議全部坐於原位，工作人員一個個走過去刷。
以上就是尊義會議杭州活動策劃公司為大家帶了的學術會議詳細流程，如果您有會議活動策劃這方面的需求，可以找我們尊義會議活動策劃公司，我們在會議活動策劃方面有著豐富的經驗。