轉眼間，已是而立之年，記憶開始搜尋逝去的時光，只為留下歲月的痕跡。每段回憶，都有屬於他的專屬標籤。
作者：Nelson
ID：nelson_huiyi1988
中、大型會議活動工作較為複雜，因此中、大型會議活動需要在具體執行中制定嚴謹周密的執行方案，本執行手冊為中、大型會議活動的整體環節提供原則性指導。
本手冊以供執行負責人員把握整個執行過程，避免因缺乏程序和規劃而造成執行疏漏或偏差，實現清晰的會議主題把握、完善的會議通知撰寫、清晰的籌備流程、完美的現場執行和持續到位的會後跟進，最終完成一個完美的會議執行全過程。
第一步丨信息溝通
信息溝通是會議籌備中的第一環節。充分的信息溝通能儘可能避免由於會議籌備人員對會議理解的偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時間浪費等問題。因此會議籌備執行負責人須在會議正式籌備之前，與上級領導和其它人員進行充分溝通，在可允許的範圍內爭取了解與會議有關的更多信息，填寫下列會議信息溝通表，再籌劃下一步工作。
第二步丨會議通知撰寫
內容完善且信息準確的會議通知是會議舉辦成功的基礎。在會議信息溝通完成之後，執行負責人填寫會議信息溝通表，之後撰寫會議通知（初稿），提交給直屬上級領導審閱，最後根據領導反饋意見擬定會議通知（最終版）並下發相關部門及及總部。其整體流程如下：
1．執行負責人信息溝通、並最終確認會議地址；
2．填寫會議信息溝通表；
3．填寫《會議審批表》並提交綜合管理中心；
4．填寫《會議預算表》並提交財務部；
5．撰寫會議通知（初稿）；
6．將會議通知（初稿）提交給領導審閱；
7．根據意見確定會議通知（最終版）並發布公告。會議通知的基本要素：
1．會議名稱與目的；
2．會議時間與地點；
3．承辦/聯辦/協辦部門；
4．與會領導、參會人員與規模；
5．會議議程；
6．報名與接站回執；
7．請假申請表；
8．注意事項與參會要求；
9.工作人員聯絡表。
第三步丨會議籌備
會議通知發出後，正式進入會議籌備環節，主要包括流程圖及以下內容：
一、參會人員名單的確認：
EXCEL表格：
《參會人員統計表》、《工作人員責任明細表》、《活動流程表》發放給相關部門進行統計確認；
《參會人員統計表》
《工作人員責任明細表》
《活動流程表》
※第一次會議負責人針對本次會議進行人員安排及事項部署工作。
二、會場最終確定與現場布置規劃：
1、會議場地預定；
會議場地一定要根據參會人數、規模、主題、形式以及特殊要求服務的會場，其中包括：會場服務級別要求（星級）、音響投影等設備功能、冷餐及圍餐服務、供應商LED等專業設備配套、酒店住宿及接送服務等都是選擇會場的具體因素考量。
2、會議場地布置規劃；
根據會議的形式及會議現場的布局進行合理分配主要功能區域：舞臺演講區、嘉賓就餐區、冷餐區、接待區、休息區等。最終確認場地後，將場地的具體位置以文字的形式發送給參會的嘉賓及工作人員手中。
三、會議材料、伴手禮等製作與發放；
根據會議形式進行物料的採購與籌備，並詳細填寫《物料採購清單》；
《物料採購清單》
四、媒體部分；
提前確認到場的媒體機構及人員，並提前有相關工作人員編輯本次會議的新聞通稿基礎版。
※第二次會議負責人針對本次會議參與人員分工明細確認及事項部署工作。
五、第三方服務商合作事宜；
第三方服務商將提供《設備物料人員清單明細》，確定最終的服務內容及籤訂合作協議或合同。
《設備物料人員清單明細》
六、現場執行；
※現場執行中出現任何問題只需要與現場負責人進行溝通及確認，現場的工作內容在第二次會議中將做出明確確認，現場工作人員需根據時刻圍繞自己的工作內容進行執行。現場負責人重點溝通內容如下：
1、再次排查：
於活動正式開始前，所有工作人員提前就位，執行負責人須結合排練情況，對現場工作進行全面排查，尤其排查涉及領導安排的重要環節。
•人員分工：工作人員重述自己的工作職責，確保所有人員全部到位；
•物品擺放：現場桌椅、桌牌、茶水、資料、鮮花、信紙和筆是否擺放整齊；
•房屋擺設：房屋內部擺設是否美觀、乾淨、整潔；
•電子設備：電子設備是否運行正常，所有音頻、PPT等電子資料是否已完全到位；
•領導禮品：檢查禮品是否到位並擺放整齊，工作人員是否清楚不同領導的禮品類別。
2、領導接待：
設立活動接待組，分設多個接待小組，每個小組由兩人組成，由接待組組長負責小組間的協調，及時調配。當領導到場時，小組其中一名接待人員負責引導休息室，另一名於接待處迎接其它領導。重要領導由公關人員陪同部門領導到門口進行迎接。
接待工作的通常流程：
•聯繫領導或嘉賓，確認活動地址、交通路線圖等信息，預先告訴迎接事宜；
•領導及嘉賓即到時，接待小組須注意來往車輛，到迎接處準備好，車輛一到即主動上前迎接；
•對於須由部門領導親自迎接的領導，領導即到時接待小組負責人提前電話告知部門領導；
•活動禮儀引導領導入休息室，並馬上安排茶水。
•活動開始接待人員負責引導至活動現場；
3、現場配合：
活動執行負責人根據活動執行方案，列明現場需要執行的工作，並進行工作人員細緻安排，以配合現場活動流程中的所有工作。
4、活動用餐：
•提前安排好用餐座次，於餐桌上預先整齊擺放桌牌；
•及時引導領導至用餐地點，直至每位領導就座完成；
•在至用餐地點路上，需注意提包、拿衣服和活動材料，並確認是否有領導物品遺落；
•用餐現場至少有一名工作人員，及時調配服務員，服務現場。
5、歡送領導及禮品發送：
•首先集體歡送重要領導，再歡送其它嘉賓或企業家；
•對於有司機或部門領導的領導，提前將禮品給領導司機或部門領導；
•對於未帶司機的參與領導，活動結束後由專門工作人員負責跟進發送禮品。
七、會議現場配合流程規範；
各環節出現任何問題第一時間通知現場負責人現場負責人對接酒店及第三方供應商以及相關領導得到溝通確認後第一時間安排與執行（現場負責人有權調動現場工作人員）
※重點崗位人員及職責
會議現場負責錄音的工作人員，確保領導發言、相關負責人發言的全部錄音與整理工作，負責與攝影攝像的人員提前溝通最先收集的會議素材（包括：未處理的現場照片及發言人員的錄像視頻文件）第一時間傳輸到公司進行整理。進一步完善新聞通稿的編輯整理工作，第一時間將稿件發給相關媒體負責人手中。
八、會後跟進與總結；
會後跟進與總結工作是會議的重要環節。於會議結束之後，需及時對活動進行跟進整理，具體包括如下幾個方面：
1.會議新聞稿；
會議結束第二天進行整理及素材收集處理，保證第二天及時進行新聞發布及自媒體發布；
2.物料統計及入庫；
3.音像資料整理；
會議結束後及時對圖片、視頻等音像資料進行整理歸檔並進行電子存檔，如需洗印的部分將做後續安排
4.會議文件歸檔；
文件歸檔分為紙質檔案及電子檔案兩部分，紙質檔案主要以表格、發言稿、新聞稿等，電子檔案將會議所用到的所有資料進行歸檔保存。電子檔案文件名稱：例：17年度項目備案文件夾12.09天天展銷匯項目推介會文件夾
5.會後總結會議；
總結會議全程中的優點、不足以及相應的修正措施。會後將組織相關人員對與會的領導及嘉賓的參會表示感謝等後期工作。
九、工作人員標準；
1.著裝禮儀：
男士著裝禮儀：男士須穿正裝（深色套裝、領帶、皮鞋），佩戴中工作證，於活動前檢查衣著是否整齊；
女士著裝禮儀：
女士宜穿正裝（套裝、絲襪、皮鞋），佩戴中工作證，於活動前檢查衣著是否整齊；
2.儀態儀容：
在整個活動過程中，工作人員都要以最飽滿的精神狀態提供服務，注意自己的儀態儀容。時刻保持微笑，熱情大方。參加活動工作人員必須佩帶統一配發的工作證。
期待在這座城市與你擦肩，伴我同行。