Word2007中文檔審閱工具如何使用

　　日常工作中，某些文件需要領導審閱或者經過大家討論後才能夠執行，其他人員就需要在這些文件上進行一些批示、修改。下面就來看看是怎麼做的。

　　新舊對比

　　Word2003：審閱僅僅為一項輔助功能且只能進行簡單的文檔比較、合併項目操作。

　　Word2007：審閱已經成為一個主要工具，大大增強了功能，可以比較合併不同版本或作者的文檔，集成了文檔保護功能。

　　在Word2007中，進行文件的審閱工作，主要包括將原文件保存在共享文件夾、領導審閱文檔以及比較合併文檔等操作。

　　共享欲審閱文檔

　　將文件的存放位置選在一個共享文件夾中。在「保存類型」中選擇「word97-2003文檔(*.doc)」文件格式，單擊「保存」按鈕即可。

　　小提示：由於Word2007默認採用的文件格式docx並不被以前版本的Word所兼容，為了保證能夠在老版本Word的電腦上正常打開此文檔，保存文檔時，儘量採用老版本格式，即doc文件類型。

　　專業化的審閱操作

　　使用Word2007打開共享文件夾中的「2007年第四季度營銷計劃書」，然後單擊菜單欄上的「審閱」菜單，即可彈出「審閱」浮動工具面板，在其中就可以進行文件的修改以及添加批註等操作了(圖)。　

　　1. 啟用修訂功能

　　在閱讀這個文件過程中，看到一些地方不恰當，因此需要進行修改，單擊「審閱」浮動工具面板中的「修訂」按鈕，就可以進入文件的修訂狀態了。

　　在修訂過程中，在文件右側的批註框太多，反而顯得文件凌亂不堪，這時候單擊「批註框」按鈕，然後選擇「僅在批註框中顯示批註和格式」命令(圖)，這樣對文檔的插入、刪除等操作會直接在文檔中予以標記，而不會顯示批註框，批註框中只顯示新增加的批註以及格式的修改等操作。

　　新特性：相對Word2003來說，Word2007在標記的顯示方式上變化很大，Word2003隻能夠顯示「最終狀態」、「原始狀態」兩個選項，而單擊Word2007工具面板上的「顯示已審閱」按鈕，就會列出四種顯示方式：顯示標記的最終狀態、最終狀態、顯示標記的原始狀態、原始狀態(圖)。其中Word2007 的「顯示標記的最終狀態」、「顯示標記的原始狀態」與Word2003的「最終狀態」、「原始狀態」功能相同，而Word2007新增加的「最終狀態」、「原始狀態」，能夠直接查看文檔未修改前或者修改後，且沒有顯示標記的文檔狀態。

　　2. 通過審閱窗格查看

　　雖然在文件中的所有修改，都會用標記或者批註框予以標誌，但是查看起來還是太費勁，而通過審閱窗格，就可以迅速查看對文件的各種修改操作了。啟動審閱窗格時，單擊工具欄上的「審閱窗格」按鈕，然後選擇一種顯示方式，比如「垂直審閱窗格」選項，即可在右側的單獨窗格中，顯示對文件的所有修訂操作了。而單擊這個窗格上右上角的「顯示詳細匯總」按鈕，就可以顯示對這個文件所有修訂操作的統計信息了(圖)。

　　3. 給修訂文檔添加保護鎖

　　文件修改完畢後，擔心被別人惡意修改，Word2007充分考慮到這一點，在「審閱」工具面板中新增加了「保護文檔」功能。

　　為文檔設置保護密碼時，單擊「保護文檔」按鈕，在彈出的「保護文檔」任務窗格中，從「編輯限制」下面的「僅允許在文檔中進行此類編輯」列表中選中「未做任何更改(只讀)」選項(圖)。然後單擊下面的「是，啟動強制保護」按鈕，在彈出的對話框中輸入保護密碼，而其他人在打開這個文件時，由於不知道密碼就只能夠瀏覽文檔，而無法進行修改。

　　小提示：當需要編輯或者比較合併已經添加強制保護密碼的文檔時，必須先打開文檔，然後單擊工具欄上「審閱」菜單中的「保護文檔」按鈕，然後單擊彈出任務窗格中的「停止保護」按鈕，在彈出的對話框中輸入密碼，從而取消對文檔的保護。

　　設置多種顯示方式 合併文檔

　　由於文件「2007年第四季度營銷計劃書」進行了很多修訂，內容變化很大，因此需要將這些修訂內容與原文件進行比較，同時將必要的修訂內容合併到自己的原文檔中。

　　比較合併文檔時，單擊「審閱」工具面板中的「比較」按鈕，然後選擇「合併多位作者的修訂」命令(圖)，在彈出的「合併文檔」對話框中，單擊「原文檔」右側的打開按鈕，選擇要比較的原文檔，如「××公司2007年第四季度營銷計劃書.doc」;單擊「修訂的文檔」右側的打開按鈕，選擇修訂後的文檔，如「××公司2007年度第四季度營銷計劃書(wangkai).doc」，然後單擊「確定」按鈕。

　　小提示：如果需要對比較合併操作的項目做進一步的精確設置，比如是否比較大小寫更改、文本框、域以及修訂的顯示位置等，可以從「合併文檔」對話框中的「比較設置」以及「顯示修訂」等選項中設置。如果沒有顯示這些選項，可以單擊這個對話框中的「更多」按鈕。

　　整個窗口被分為四個部分：右側是兩個子窗口，分別為顯示原文檔以及修訂後的文檔;中間為合併的文檔;左側則為審閱窗格。在比較各個文檔過程中，可以通過這兩個子窗口任意查看各個子文檔中的內容，但是不可以進行再編輯，而在合併後的文檔中可以進行編輯(圖)。

　　小提示：如果覺得這種顯示模式，窗口太擁擠，則可以不顯示原文檔以及修訂文檔或者僅僅顯示其中的一個子文檔。

　　合併文檔時 ，操作也很簡單，在「合併的文檔」窗口中，單擊進行準備接受修訂意見的某處位置，然後單擊「接受」按鈕，從其中選擇「接受修訂」命令即可。如果需要接受所有的修訂，選擇「接受對文檔的所有修訂」命令即可。

　　文檔合併完畢後，單擊「顯示以審閱」按鈕，從其中選擇「最終狀態」命令，以取消文檔中的各種修訂標記，合併後文檔臨時名稱一般為「合併結果×」(×為合併文檔序號)，如：合併結果4，最後單擊工具欄上的「保存」按鈕，將合併文件保存。

　　新特性：Word2007除了能夠對不同作者的文檔進行比較合併外，還可以對同一作者的不同版本文件進行比較合併操作，進行這種操作時，單擊「比較」按鈕，然後選擇「比較文檔的兩個版本『精確比較』」命令，其餘操作與對不同作者的文檔進行比較合併基本相同。