《Excel最強教科書:完整版》|活用Excel技巧讓你秒變Excel達人

本書是屬於入門級書籍，非常適用於初學者。在如今網際網路發達的時代，我們必須掌握三大軟體，分別是Word、Excel、PowerPoint。

這是毋庸置疑的，因為這是對於在一個行業生存必備的技能，在投簡歷時都會看到這些是你進入的一個門檻之一。

而Excel是在每一個行業都需要用到的，我們產生了數據，就需要數據分析表，一個明了的數據分析對於一個行業管理者格外需要。

在每一個部門下或者每一天的營業額都需要運用到數據統計與分析。

這對於已經掌握一定Excel技巧的人來說，進行Excel操作分分鐘搞定；對於不怎麼熟練的Excel操作者來說，看到那表格一整個頭都大了！

別怕，本書幫助你輕鬆掌握知識與技巧，實踐操作運用起來。實用類書籍重在實踐操作，本書是非常好的實踐商務書籍。

本書對於我們的眼睛非常友好，打開書，有重點標黃，有彩圖步驟細化，讓你感覺就是看一本實用類圖冊。

說了那麼久來了解一下作者：藤井直彌是Excel研修講師，業務改善顧問。他注重與傳授更多實踐操作方法運用於Excel進行商業分析，以最大限度提升我們在辦公使用Excel提高工作效率。

大山啟（qǐ）介是編輯、著作家。他以解說Excel的書籍為主，還從事Word、PowerPoint等Office產品類書籍的寫作、編輯等工作。

在工作中的我們都離不開Excel，但是我們都希望能夠懂得一些操作技巧，提高自己的工作效率，將業績提升，所以對制表與實際數據分析，掌握一些方法與技巧非常必要的。

藤井直彌、大山啟介著

01「清晰易懂」的表格，一眼就透

還記得被手動書寫數據，手敲打計算器進行一個一個數據，計算其結果，算錯了又重來一遍，那個數據怎麼都要整個幾遍，才最終敲定，搞得自個兒筋疲力盡的。

當Excel出現之後，前人摸索之後，才知道利用這個來數據分析，時間會減少，效率會提高。Excel漸漸成為工作上的好幫手。它幫助你將表格的數據細化、透明化，讓你的數據成為人人一眼就看懂。

職場上有那麼一句話：「用Word不如用Excel，用Excel不如用PowerPoint」。

其實，這一句話，側面反映了Excel的重要性。我們的文字不如數據有說服力，數據又不如演示有表達力。

但是，數據是演示的基礎，我們所繪製的柱形統計圖、折線統計圖等，都是建立在數據分析的基礎上得來的的數據對比圖示。

對於一個職場人士來說，Excel是工作的好幫手。

Excel製作容易看的表格有7個基本原則需要掌握，分別是：

字體大小、行高多少、制表不用從A1單元格開始、文字與數值的對齊、標明數值的單位、數字的縮進、列寬的大小。

這幾項原則注意了之後，信息的整理需要提升表格的易看性，讓你表格的任何一個人都能夠看懂。

一個數據表格我們不需要太花哨，簡單易懂即可，表格的規則化是根據自己公司和團隊的，儘量做到表格外觀一看就知道是自己家製作的，獨屬一家，別無分家。表格做的多了，是可以偷偷小懶的。

跨列居中功能不錯

02幫你「偷偷懶」的Excel基本技巧

在辦公室工作的人，最煩的就是每月底要交報表的那個時間了，幾乎要加班加點將數據分析表交給上一級，當做的不對時，修改，修改再修改……修改到最後沒有脾氣。

其實，Excel沒有我們想像的那麼難，只是我們沒有掌握技巧罷了。

Excel這款軟體為我們準備了大量可以提高我們工作效率的結構，其中最重要的是「快捷鍵」。

目前，我用的最熟的就是常用的是Ctrl+C（複製）、Ctrl+V（粘貼）、Shift+=（切換等號與加號）、Alt+A（截圖）、Shift+Ctrl（切換輸入法）……

常有人說：「越是速度快的人越不用滑鼠」。說真的，會快捷鍵的兩手敲敲就足以。

那快捷鍵是什麼？快捷鍵就是將平常使用滑鼠來進行操作的可以通過鍵盤上特定按鍵組合來完成的結構。

其實，在很多我們用Excel工作都是通過快捷鍵完成即可的。而且使用快捷鍵最大的好處就是提高了你完成工作的效率，縮短了制表的時間。因此，縮短操作時間，騰出了檢驗的時間，可以降低失誤。

你別小看任何的快捷鍵，不僅有助於節省時間，而且有助於前面所提的易看性。快捷鍵使用多了，形成了肌肉記憶，你都不用想的，直接盲打都OK。

在本書中嚴選了一些快捷鍵，分別有「Ctrl+__」「Alt+__」基礎系列以及操作表格外觀必學的6種，分別是：選中表格/所有單元格、左/右對齊、更改文字顏色、更改背景顏色、更改字體、打開[設置單元格格式]對話框。

注意：」Ctrl+_「快捷鍵中使用數字鍵是無效的，或者操作會出現異常。

當然，快捷不止這些，這些比較常用而已，當你不自覺地用熟了之後，信手拈來，直接看著屏幕打字，不帶思考的，全憑藉手的肌肉記憶。

當你將一個表格完成之後，你要將表格列印出來，列印也是有快捷鍵的，你先利用快捷鍵瀏覽列印頁面，準確無誤後，即可列印。

不過，要記住設置列印區域並不只是列印時才設置，建議我們將表格交給對方（領導或客戶）進行設置一下，因為這樣設置列印區域，對方只需要點擊[列印]即可，一個小舉動，卻很暖心。

Excel的基本技巧還有許多，需要我們跟著前面一步一步進階實踐，從基礎做起，越操作熟練，越來越變得家常便飯。

熟練之後，數據就跟你手裡的玩具一樣，隨你玩。

03數據自動化，需要的是你的熟練掌握

在書中的第六部分可以告訴你超方便的複製粘貼，自動填充與排序功能。我們制表作總結的都知道，我們要匯總數據，我們要將一條條數據輸入、計算、篩選，結算。製作圖表，讓數據清晰明了。

要想快速填充數據，我們需要初步了解表格中的公式也就是函數。

比如求和函數（=SUM）、平均數值（=AVERAGEIF）、最大值（MAX）、最小值（MIN）……

以及排序功能的快捷鍵，Excel的排序功能中，將一行作為「一個數據」是不行的，一般只有特定條件，符合公式的求值，引用公式無誤，方能篩選成功。

在統計篩選出數據要注意，用sum函數和count函數統計時，要注意統計對象不僅包含被篩選掉數據，還包含隱藏的數據。一定要注意隱藏的數據，不然，導致將數據分析錯誤。

數據統計完整與完美，我們可以將數據透視化。將表格，圖表化，更加清晰每個數據的分析概況。

Excel從不會令你失望，「活用圖表功能」是一個非常準確傳達意圖和想法的辦法之一。將我們的數據可視化，一眼就可以看出數據的表達的信息。

製作圖表時，可以根據表中情況設置項目軸，只要合理合乎規則即可。

是的，圖表是一種視覺傳遞方式的信息技術，在圖表中我們就會用到顏色填充，可以區分數據的對比。

一般背景色皆為淺色系，突出重點的不超過三種，顏色填充簡潔化。

對於圖表，我們就少不了數據標籤，令我們的圖表數據更加直觀理解。跟我們在生活中使用便籤的提醒作用差不多。

無論如何數據做圖表展示，一般為折線統計圖、柱形統計圖、餅圖、面積等。

都是一種非常直觀地，分辨力強的圖表，這些圖表各有各的用處，根據數據分析再決定哪一種圖表適合。

最好的是自動化功能，需一日完成的操作1秒就能完成。這就是Excel中的「宏」功能，可以將一連串的操作自動化，當你使用Excel的機會越多，「宏」功能帶來的好處也愈加多，不過，也要看哪種Excel有「宏」功能的。

目前，我的WPS中的Excel就沒有「宏」功能。同樣，越加方便快捷的功能都是有一定難度的，需要好好實踐操作。

04熟悉過後，Excel就跟玩兒一樣

Excel中一共有400多個函數，我們麼一必要掌握那麼多，一般掌握67個左右就行了。書中以5個方面進行撰寫，7個部分闡述，我們只需要了解Excel的9大功能即可。

分別是：條件格式、數據有效性、排序、自動篩選、數據透析表、自動填充、保護工作表、定位和查找與替換。

Excel是一款非常優秀的軟體。它讓我們的業務工作更加高效，可利用時間延長。學會Excel技巧，讓你高效工作與生活。