近幾年,企業電子化辦公的趨勢愈演愈烈,不少企業都已經開始使用各種軟體和設備來優化內部工作流程,從而達到提升工作效率和降低綜合成本的目的。
其中非常具有代表性的是,不少HR已經開始利用電子合同來提升勞動合同及相關協議籤署效率——因為籤署一份紙質合同,意味著一次列印、若干張A4 紙、至少一次以上的快遞或面籤,以及一份儲存空間的消耗,這其中未計算合同從開始發起,到籤署完成的隱性時間成本,由此產生的人力、物力和時間成本帶來的問題正日漸突出。
此外,勞動合同也是企業風控與合規的一大「重地」,未及時籤訂、冒籤、內容被篡改等,不僅會導致企業不必要的賠償和支出,長遠看還會對企業品牌及聲譽造成可大可小的損害。
1、線上籤協議,信息更安全
籤訂勞動合同,只是用人單位與勞動者之間最基礎的法律文書。隨著技術化、商業化程度越來越高,競業協議、保密協議等的籤訂成為不少企業必不可少的工作。使用電子勞動合同,HR 可以利用合同模板功能,根據不同的崗位(如技術、管理、銷售等崗位)生成相應的協議。協議生成後,只需要用電腦或者手機,就能在 1 分鐘內完成籤署,保證相關工作的順利開展。
2、人事調整,籤署更隱秘
在企業不斷發展的過程中,員工調薪、調崗的現象並不罕見。通過電子勞動合同的管理功能,HR 可以非常快速便捷地在線搜索、調取、查閱此前公司與每一個員工籤訂的合同,以便領導層制定出合適的崗位與薪資調整範圍,並使用新增電子合同的方式,完成對原有勞動合同的修改與補充。另一方面,通過電腦或手機進行合同籤署,也使得調薪調崗這種較為敏感的人事操作更加隱秘,避免影響其他員工情緒。
3、文件「交接」,流程更順暢
隨著企業的壯大、人員的增加,許多企業對於與之相關的物料、文件申領交接都有較為嚴格的規範。過去這類交接往往使用紙質登記表的方式,其不但會存在冒領物料、冒籤名的情況,還容易因為各種原因而造成登記表的損壞甚至丟失。使用電子勞動合同進行內部流程規範,不但讓申領物料和傳遞文件可以落實到責任人,後續要查詢流轉情況的時候也更為方便。
4、離職管理,電子合同更合規
在現代商業社會,員工離職的情況越來越常見。在部分實際案例中,由於離職協議的操作不規範,勞資雙方的關係沒有釐清,或者離職協議被篡改等原因,導致企業付出不必要賠償的事情時有發生。使用電子勞動合同,企業可以利用實名認證功能,保證離職員工的真實身份,並且可以將協議保存到雲端,方便隨時調用。一旦發生糾紛,就能夠立刻舉證,保障自己的合法權益。
據國家統計局數據,2018 年,國內勞動年齡人口總量近 9 億人,就業人口總量達 7.8 億人,這不僅表明了國內擁有的豐富勞動力資源,同時也意味著海量勞動關係的建立和解除,都在通過勞動合同這種形式來承載和體現。
如今這種形式正在逐漸由線下的紙質形式變為線上的電子形式。一個可以說明電子勞動合同應用趨勢的事實是,上海外服、CDP、紅海科技、BIPO、埃摩森、金蝶等企業,均已在人力資源版塊啟用了法大大電子合同。
專家觀點
勞動合同電子化已經形成了一定的認知和趨勢,在未來一段時間內會形成一種業務+形式+流程+取證+判定等多方面的調整和改變。
——白永亮,用工管理專家,白話勞動法創始人
「勞動合同電子化」是對傳統紙質勞動合同的顛覆,徹底摒棄了「白紙黑字」的傳統籤訂方式,真正達到了勞動合同的「無紙化」。電子合同的實施既有利於環保、節省紙張,還可以在技術層面做到比紙質合同更安全可靠,同時也符合現行的法律規定。
——梅臻律師,法大大聯合創始人兼首席法務官
這是法大大在國家級媒體《中國人力資源社會保障》刊發的第1篇專欄。該專欄於2019年7月11日得到首發，法大大同時也是該雜誌的理事會副理事長單位。
作為專業的第三方電子合同平臺，法大大致力於通過便捷、安全、合規的新興數位化籤約方式，為各行各業「守護網際網路時代的契約精神」。我們將結合實際案例及經驗，通過該專欄，為大家科普電子合同於人力資源之應用及效能，力求全面扼要地讓大家了解這項新的「法律科技」。
《中國人力資源社會保障》是中華人民共和國人力資源和社會保障部主管的國家級媒體,由中國勞動保障報社主辦,是勞動保障部門唯一工作指導期刊,為國內外公開發行的勞動保障領域主流媒體。
雜誌以「權威解讀政策法規,全力關注民生動態」為宗旨,主要內容為發布黨和國家勞動保障大政方針、法律法規,準確傳達勞動保障重要工作部署,權威解讀勞動保障最新政策法規,全面報導各地勞動保障工作的最新動態,深入探討勞動保障領域熱點、難點、重點問題,是黨政領導幹部、勞動保障工作者、企事業單位工會和人力資源管理部門、學術研究機構掌握與了解勞動保障工作要點的必備讀物。
簡單點說,這個國家級媒體記錄了國家主管部門在人力資源和勞動保障工作的指導思想和政策方針,囊括了國內人力資源領域的新動向和解決方案。