電子發票報銷為什們需要列印報銷?
因為目前絕大部分企業不具備自行建立電子檔案的能力,為保證企業財務的工作正常開展,所以企業會計在處理日常報銷工作時,可以將電子發票列印出來進行報銷。
電子發票列印報銷目前除了浪費紙張以外還存在哪些問題?
因為電子發票列印報銷,一般採取的列印方式為日常辦公印表機+普通列印紙的方式,所以存在重複列印報銷、篡改後列印報銷的風險,而且相對於傳統紙質發票造假報銷,重複列印報銷和篡改報銷的技術難度更低,可操作性更強,隱蔽性更強,所以給企業的財務管理帶來了不小的隱患和風險。
防止電子發票重複報銷,會計有哪些方法可以進行查重?
目前來說財務人員為防止出現電子發票重複報銷的情況發生,都會採取一些方法來進行報銷登記和查重,目前比較常用的方法包括:
手工Excel登記,將報銷的電子發票號碼等基礎信息手工錄入到Excel,手動進行查重(適合發票量少,財務人員少的情況);
使用專業的手機版電子發票查重工具,建立企業財務小組,通過掃描發票二維碼快速識別發票的基礎信息,並通過雲系統實時自動判斷是否有重複報銷的情況,自動建立企業報銷臺帳,報銷臺帳還可以隨時以Excel的方式發送到指定郵箱。(適合員工較多,報銷多,發票量較大,財務人員多名的情況)
使用電腦版的的電子發票查重工具軟體,配置專業的發票掃碼器,實時自動進行發票的識別查重和登記,登記的臺帳還可以隨時導出Excel。(適合企業發票量大,財務人員少,工作量大的情況)
如何防止假電子發票、篡改的電子發票報銷?
通過識別二維碼來進行查重登記,也可以在一定程度上防止假電子發票報銷,但是因為查重採用的離線查詢,解碼二維碼的方式實現的,一旦製作假發票破解了真發票的二維碼編碼方式,或只是篡改電子發票部分信息後進行列印報銷,就需要進項聯網查驗了,查驗方式有:
(1)發票查驗平臺
國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺
(2)使用電子發票查重工具
通過電子發票查重工具配置發票真偽查驗功能,在手機端或者電腦端掃碼查重的同時可以完成發票真偽的驗證。
火車票、飛機票、其他客運票據需要抵扣的,如何快速計算稅率和歸集整理?
自2019年四月之後,會計工作又多了一項,就是對火車票、汽車票、飛機票等進行稅額抵扣核算和票據歸集,相對於專用發票可以直接掃描認證和勾選認證。火車票這些票據大多都沒有在票面顯示稅額,也不能直接勾選認證或掃描認證,需要會計自己計算稅額和歸集管理。一般方法有:
手工製作Excel,自己登記票據信息和計算可抵扣的稅額,同時對票據進行拍照後編號、編目錄並保存在辦公電腦,以備查驗。
使用電子發票查重工具,在手機端錄入發票號碼,票面金額後,自動計算稅額,然後通過手機攝像頭將發票拍照存檔。
歸集的票據信息以Excel的方式和照片支持導出到指定郵箱。