說明幾條細則：
1、給長輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫名字，如「爸」、「媽」、「哥」、「嫂」等;親戚關係的，就寫關係的稱謂，如「姨媽」、「姑媽」等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如「趙阿姨」、「黃叔叔」等。
2、給平輩的信。同學、同鄉、同事、朋友的信，可直接用名字、暱稱或加上「同學」、「同志」，如「小明」、「老張」、「三毛」等。
3、給師長的信。通常只寫其姓或其名，再加「老師」二字，如「段老師」、「大海老師」等。對於十分熟悉的師長，也可單稱「老師」。假如連名帶姓，在信首直稱「孫一平老師」就顯得不大自然且欠恭敬。上述幾種場合，可按特殊對象，視情況加上「尊敬的」、「敬愛的」、「親愛的」等修飾詞，以表示敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱「尊敬的」，反而顯得見外，對年輕女性貿然稱呼「親愛的」，那就有失檢點了。
2、正文。
在稱呼下一行空兩格寫正文，寫信的主要內容，或告訴對方情況，或交流思想感情，或詢問、提出某些問題，要把事情一件件清清楚楚寫明白。正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是「您好!」「近好!」依時令節氣不同，也常有所變化，如「新年好!」「春節愉快!」問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。問候語之後，常有幾句啟始語。如「久未見面，別來無恙。」「近來一切可好?」「久未通信，甚念!」之類。問候語要注意簡潔、得體。接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請託、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。
3、結尾。
正文寫完後，要按收信人和自己的關係，寫上一些表示敬意或祝願的問候語作為信的結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。
如「此致」、「敬禮」等，在正文下一行，前面空兩格寫起。
⑴對長輩，可用「敬祝健康」、「恭請金安」、「福安」、「長壽」等。
⑵對平輩，可用「祝你愉快」、「工作順利」、「祝你進步」、「春安」等。
⑶對晚輩，可用「祝你學習進步」、「順問近好」、「望多保重」。
結尾的習慣寫法有兩種：
(1)在正文寫完之後，緊接著寫「此致」，轉一行頂格或空兩格寫「敬禮」。
(2)不寫「此致」，只是另起一行空兩格寫「敬禮」、「安好」、「健康」、「平安」等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之後。也可以在正文結尾下另起一行寫「祝你」、「敬祝」，再空兩格寫上「安好」、「健康」等。
4、署名。
寫上自己的稱呼和姓名。在書信最後一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，後邊寫名字，不必寫姓。如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。而在署名之後，有時還視情加上「恭呈」、「謹上」等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
5、日期。
在落款下面寫上年月日。目的是讓對方知道寫信的時間，也可同時寫上地點。如「2001年6月20日於瀋陽」。
6、補充內容。
如果信寫完後，忽然想起還有什麼事情需要補充，可在信的後面寫上「又」、「另」、「附言」等字樣，然後把要補充的話寫上即可。
寫信口訣
稱呼頂格打冒號，先向親友問個好;
正文段落空兩格，一件一件不亂套;
正文寫完寫祝福，健康快樂常祈禱;
署名日期不顛倒，工整寫在右下角。
二、信封的格式
1、左上方填寫郵編及收信人地址。
2、信封中間居中寫收信人姓名，加上稱呼。它是寫信人對收信人的稱呼，收信人後面沒有稱呼是不禮貌的。
3、信封右下方為寄信人地址及郵編。
三、貼郵票寄出在信封的郵票欄上貼上郵票，將信放入信封粘好，投入郵筒中。工作人員每天會按照郵編或地址按時分送。這樣一封信就圓滿結束了它愉快的旅行。
四、寫信的技巧
1、敘述事情要清楚明白。寫信前必須要考慮清楚要寫哪幾件事，先寫什麼，後寫什麼，哪些詳寫，哪些略寫，做到心中有數，不能想到哪寫到哪，雜亂無章，沒有頭緒。
2、信要飽含深情。書信作為人與人之間感情的橋梁，就應該讓收信人同喜同悲，產生情感的共鳴。
3、寫信語言要簡潔，有話則長，無話則短。
另外，還要根據對象確定語氣和用詞。如寫給長輩，口氣要謙虛尊敬;寫給同學、朋友，語氣應該親切友愛。
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