非常有效的時間管理實操系統

非常具有實操性的時間管理方法：Get Things Done（簡稱GTD）

這套方法的發明者叫戴維·艾倫（David Allen），是個作家、講師、顧問，根據30多年的工作經驗總結出這套時間管理方法，並著作《搞定——無壓力工作的藝術》（Getting Things Done）。自2001年出版以來，已經售出了150萬冊，受到全球粉絲的熱烈追捧。

GTD適用範圍：

無論是手帳愛好人士，還是電子設備愛好者，都適用。

GTD實操精華：

關鍵要結合自己原來的文檔系統做調整，根據GTD原則去梳理原來多文件系統。

然後堅持執行至少三階段，一個階段為期21天。

GTD的一個階段包括五步驟：

步驟一：收集

Collection  |  Controlling Your Staff

建立你的「收集藍」，把所有懸而未決的信息或問題全部放入籃子，而不是你的大腦。這樣你將擺脫信息糾纏，感覺輕鬆很多。

回想一下，你已經有哪些收集籃呢？可能包括以下這些（或更多）：

專門管理時間的手帳

電腦文件系統

手機截圖｜微信收藏

隨手記｜散落的A4紙

列印紙文檔夾

郵箱

發票｜隨意貼

其他任何幫助記錄信息的工具

收集的關鍵原則：

1. 每一個懸而未決的事都必須存儲於你的收集系統之中，而不是在你的大腦 裡。 

2. 你應該儘可能地控制收集工具的數量，夠用即可。 

3. 你必須定期地清空這些設備。

步驟二：處理

Processing  |  Getting "IN" to Empty

等你有時間的時候來看一下收集籃裡裝了什麼樣的任務，然後，必須處理他們，並且定期清空，確保這個工具隨時可用。

處理的步驟包括：

1、區分是否可付諸行動

2、按2分鐘原則行動

1）2分鐘內可搞定——立即去處理！

2）無法2分鐘搞定——列入下一步行動計劃

 

3、繼續區分不可行動的信息

  

請仔細看下面這張處理步驟圖：

步驟三：組織管理

Organizing  |  Setting Up the Rignt Buckets

你可以在上圖外圍發現了八個文件系統，這是組織管理部分的重點。

八大文件系統：

1）日任務清單：把所有任務記錄下來，無需排序，不要遺漏即可。

2）臨時文件系統：完成任務清單所需要的輔助資料放入其中。

3）等待：把那些可以讓別人處理的事情列在」期待回復清單「，教給別人去做。

4）日程表：利用日曆系統，記錄特定時間發生的事情。

5）下一步行動清單：無法兩分鐘搞定，但需要繼續完成的行動任務。

6）專案項目：某些連續性的項目。

7）將來某時：一些不是任務，但有關於夢想或遠期計劃，單獨列個孵化清單。

8）參考資料：清理臨時文件系統後，一些重要的資料按主題歸類。

＊）垃圾：刪除就好

關於以上八個文件系統，你可以在接下來的階段中找到模版。

步驟四：行動

Doing  |  Making the Best Action Choices

從八大文檔系統中把可以行動的系統篩選出來，放在視線範圍內，有助於提高效率。

行動系統包括：

日任務清單

專案項目

下一步行動清單

日程表

期待回復清單

將來某時孵化器

如何使用這些行動系統呢，可以參考以下步驟：

1、列出長期、中期和短期目標

目標必需是可行動可量化的，遵循SMART原則（在《華為時間管理培訓》裡有講到這個）。

錯誤目標：我想提升英語，這是想法不是目標。

正確目標：我將在三周內完成100小時的英語聽力訓練（你就可以繼續決定哪些聽力資料並提前準備）。

2、列出年度心願清單

參考以下六個部分：

健康目標：每周運動3次，每次40分鐘，每月運動12次，一年跑步100次。

財務目標：每月存款收入的30%，即XXX，一年存款XXX。

學習目標：每月讀完2本書，一年讀完24本書。

家庭目標：每周一次家庭會議，每月兩次家庭活動，一年20次家庭活動。

職業目標：...

社交目標：... 

3、將年度目標分解到每月

準備一張年度夢想清單，分配全年目標。每月考慮按21天為一個階段執行，這樣可以給自己留出調整和矯正的時間。

記得，安排不要過滿，控制底線即可，否則可能打擊自己的積極性。

4、繼續將月目標分解到周和日。

周目標必需非常清晰和明確，包括做什麼，怎麼做，每天完成數量。

為你的目標規劃一個固定時間，顯示在你的日程表上。（當然，你可能會改變下周想要讀的書，所以記得留出目標修正空間。

5、列出每日任務清單。

當你完成任何一件任務時，要記得從清單上劃除。

如果你在開始新的一頁任務清單時，舊的任務清單上還有未完成的任務，你就要把它記錄到新的任務清單上，並且在拖延次數上加一。

如果某一件任務拖延次數達到三或者更多時，你就該趕快完成或者考慮是否還需要去完成了。

 

vv需要了解的處理原則：

1. 處理預先明確的工作 

2、從最上面的一項開始處理。

3、一次只處理一件事情。

4、安排下一步的工作。

5、留出一定時間處理隨時出現的新工作。 

6、永遠不要把任何事情再次放回收集籃。

步驟五：回顧

Reviewing  |  Keeping Your System Functional

回顧是推動整個計劃前進的關鍵，如果不回顧，計劃可能失敗一半。

回顧系統可能且不止包括：

回顧的內容包括：

年度達成回顧表

2017年時間管理模版

月度達成回顧表

End