工作中我們可能經常出現這樣的情況:
會不時的冒出一些之前沒有明確界定的事情,而這些事情,往往看似大家都在負責,事實上無人負責;
有個項目,組織大家召開了會議,會議中卻沒有明確到每個人該幹啥,會議結束後每個人都很籠統的覺得自己不用負責;
……
如果出現了這樣的情況,那麼RACI模型一定要了解一下;
RACI模型主要是用來定義某一項活動參與人員的角色和責任,是一個簡單有效的工具,簡單一句話就是說:每件事都要儘早確定誰負責!
誰執行(R =Responsible),負責執行任務的角色,具體負責操控項目、解決問題;
誰負責(A =Accountable),對任務負全責的角色,只有經其同意或籤署之後,項目才能得以進行;
諮詢誰(C = Consulted),在任務實施前或中提供指定性意見的人員;
告知誰(I = Informed),及時被通知結果的人員,不必向其諮詢、徵求意見;
RACI定義很簡單,一看就明白,就是說,如果要開展活動或者項目,那麼一定要明確該項目的執行者,負責人,可以諮詢的對象,以及項目過程和結果需要告知的對象;
一般RACI應用有2種情況:
備註:因為都比較簡單,所以以上兩張圖都是在網上找的,不是太清晰;
兩種RACI都可以,如果是比較明確的項目,直接安排到個人更好,如果是項目前期,而且涉及部門人員較多,那麼就可以先明確到每個部門的職責,然後部門內部自己去劃分每個人的職責;
就如上面舉例的,我們可以看到RACI一般是一張表的形式,那麼怎麼來設計RACI表呢,也很簡單:
1、確認流程、分解活動,列出各步驟或者流程;
2、識別流程和各項活動中的參與者,參與者可以是個人崗位、小組崗位或者整個部門崗位;
3、在表格中填入每個參與者所對應的角色(RACI);
RACI表格製作完成之後,還需要對表格進行檢查和分析,看該分配是否合理合適,一般會分為縱向檢查(查看某個參與者所承擔的職責是否合理)和橫向檢查(查看某個活動的安排是否合理);
縱向沒有空白:該參與者崗位(可以是個人,也可以是小組或者部門)參與了太多的活動或者項目,這時候就需要考慮該參與者的工作安排是否合理,是否有足夠的時間和精力來做好這些事情;
縱向太多R:該參與者崗位承擔了過多的執行角色,同樣需要考慮是否有時間和精力來執行好這些工作;
橫向太多A:太多負責人了,有可能會耽誤決策,一般一個活動建議一個負責人(A),這樣會高效決策;
橫向太多R:太多執行者了,有可能會出現互相推諉,無人負責的情況,一般一個活動建議不要太多執行者(R);
橫向太多C:可能會很耗時,一個事情需要諮詢的對象太多了;
橫向無R/A:肯定是不行的,一個活動或者項目至少也要一個負責人和一個執行者;
RACI還有一個擴展——RASCI,我一般是用RASCI,因為實際工作中,往往需要協助者,多人配合完成,下圖也介紹的很清楚了,使用方法和RACI一樣,就不展開細說了;
在小公司,人比較少,流程比較簡單,很多時候就是互相知會一聲或者在辦公室吼一下就可以了,不一定會覺得RACI多有用;
但是在大公司,人多,流程複雜,這時候RACI就很有用了:
1)項目來了,召集各個部門的人員開會,開會的時候就直接明確RASCI職責,大家達成一致共識,會議結束後,在會議邀請郵件上回復,直接通知公告開會結果和職責分配,這樣,扯皮就大大減少了;
2)自己參與的項目,也需要明白每個項目中的所有RASCI角色是哪些人:
負責人是誰(遇到事情需要匯報或者拿主意抉擇的時候,找他);
執行者是誰(想要了解事情進度,直接找他);
協助者是誰(如果直接執行人不在,可以找協助者);
可以找誰諮詢(關於項目的一些問題,可以找誰諮詢請教);
需要通知誰(如果自己是執行者,那麼就需要知道這個項目需要讓哪些人知曉其進度和情況,隨時通告項目進度和情況);
我在平時工作中很少會這樣專門列一個RACI表格,但是絕對少不了這樣思考,然後明確項目各人員的角色的,但是我認為列一個表格或許更清楚,下次可以試試;
最後
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(完)