一、打制訂艙單
1. 訂艙單用下貨紙根據貨主提供的委託單製作。需要填制的項目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY 、POR、MARKS&NOS、QUANTITY、DESCRIPTION OF GOODS、GROSS WEIGHT IN KILOS、MEASUREMENT、TOTAL。
2. 打制完上述內容後，註明運輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，並加蓋代理人方章，送至配載的船公司。
1.單證必須齊全。
貨主必須提供的單據有：合同副本(售貨確認書、形式發票)、正本裝箱單至少一份、正本發票至少一份、正本出口收匯核銷單，出口貨物如需海關監管條件還必須提供相應證件。
2.如果貨主提供的單據已繕制好，可以從以下方面審核：
A、合同、委託與裝箱單、發票上顯示的尺碼、重量是否一致。
B、合同、委託與裝箱單、發票上顯示的金額以及幣種是否一致(合同金額不小於發票金額)。
C、合同、委託與裝箱單、發票上顯示的發票號是否一致。
D、合同、委託與裝箱單、發票上顯示的合同號是否一致。
E、正本單據不許有任何塗改。
F、合同不能是手寫，否則用打字機重新繕制。
3.如果貨主提供的單據空白，可按下列項目繕制：
A、裝箱單主要填制的內容為麥頭、發票號碼、合同號、裝貨港、卸貨港、品名、規格、數量、毛重、淨重。
B、發票主要填制的內容為嘜頭、合同號、發票號、裝貨港、卸貨港、貨物描述、數量、單價、總價。
三、轉報關單據
接到船公司集港通知後，取回下貨紙。在集港前一天下午3時前，電話同港務局貨運科做集港計劃，制下貨小條(一式三聯)。
A、轉至報關行的單據有，裝箱單、發票、合同、委託報關協議、報關單、下貨紙、聯繫單(一式兩聯)、海關監管條件涉及的證件，上述單據各1份。
B、編號為1、2、3的單據必須由貨主提供。
C、委託報關協議(副本也可以)，用規定格式加蓋出口單位公章，填上相應內容。
D、下貨紙。在前述訂艙單的基礎上，在相應的位置補充船名、航次、提單號，貨物描述需用中文加以標識，報關只需提供裝貨單收貨單留底聯，每一聯的右上角都應加蓋代理人方章。下貨紙裝貨單應蓋有該條船船代的籤章。
E、聯繫單。聯繫單是代理人與報關行聯繫的單據，上面列明代理人轉給報關行何種單據及份數，將單據轉至報關行前，應填好一式兩聯的聯繫單，單據轉至報關行後，其中一聯應有報關行相關人員的籤字，以備存檔。
F、合同、裝箱單、發票、報關單、許可證、商檢證轉至報關行前應有留底。
四、確認提單
A、繕制提單前應注意貨主有無特殊要求，一般情況下，貨主都會在委託中註明。
B、如要求在提單中顯示"SHIPPED ON BOARD"籤單時，應注意上、下籤章(其中之一應籤在SHIPPED ON BOARD 旁邊)。
C、如果涉及倒籤、預借，應事先與船公司確認好是否能接受，如果可以接受，應填制好保函傳真給貨主，讓其加蓋公章，返回後再由代理人提供給相關船公司。
意見如下：
A. 如貨代代理報關或接受委託報關，則需提供正本出口收匯核銷單，否則，貨代則不需要貨主的出口收匯核銷單。
B. 發票的金額可以大於合同的金額。因為進出口合同中普遍存在溢短裝條款，除非合同中無此條款或客戶L/C中明確規定如實際走貨金額大於合同金額則拒付。
另一種流程
1.接受到客戶的訂艙委託書，按照客戶的要求的船期和箱型去船公司訂艙。等船公司出了箱號以後，給客戶出入貨通知(寫明船名航次，提單號，場站地址和聯繫人，註明客戶在什麼時間以內把貨物運至場站)。
如果客戶要求貨代找車，請聯繫好車隊，並和客戶確認好陸運的價格，把入貨通知傳真給車隊的師傅，安排好時間，請車隊師傅去港口背向去客戶工廠裝貨。
2.報關：要求客戶提供正本的報關委託和核銷單，箱單，發票，與客戶核實好商品的品名，HS編碼，企業在海關所錄入的10位數編碼，貨物件重尺等規格。
3.報檢，要求客戶提供正本的報檢委託，箱單，發票，和銷售合同書，等客戶工廠驗貨後出通關單。安排通關
4.在開船以前和客戶確認提單。
5.在船開以後給客戶傳真費用明細，讓客戶確認回傳
6.要求客戶付款買單。有的客戶買單的時間比較急，請和客戶溝通好時間，防止影響客戶的交單~
3. 船公司一般不做拼箱貨,是由專門的拼箱公司操作,將各個貨主的貨物拼在一個櫃再向船司定艙.拼箱公司和船司定艙是以CY-CY的條款,而貨主與拼箱公司定的是「CFS-CFS」「LCL-LCL」條款.船司只出具一套提單給拼箱公司,不會出具多套以「CFS-CFS」條款的提單給直接客人,拼箱公司再籤發自己公司的貨代單給客人.故拼箱貨無船東單可言,只能默認拼箱公司所籤發的提單為船東單。拼箱公司的提單上所載的目的港代理一般是該公司自己的代理，而不是船公司的。
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