最近有很多學員給我發來這樣的問題，比如下方這個，這是來自我們內蒙古會計人平臺同步微信群的一位學員的提問
魯老師，麻煩您給解釋一下這個，管理費用、主營業務收入衝減的時候為啥要在借方或者貸方做紅字，而不能做個相反分錄呢？
這個問題是一個我們基礎會計裡面所涉及的問題，可是很多工作了好幾年的財務人員仍然不明白這個道理，一方面與我們大學的授課老師講課內容膚淺有關，講課時只告訴了紅字衝銷，具體為什麼要進行紅字衝銷卻沒有講透徹；同時也反應了我們很多財務人員的自我思考主動性較差。
那麼到底是為什麼我們要紅字衝銷呢，今天我們從四個方面給大家做一解釋：
一、業務實質性
所謂業務實質性其實就是我們一直所強調的具有業務思維，無論是管理費用還是主營業務收入在發生時在借方或者是貸方反映都是其真是業務的增加，當這部分實際發生的費用或者收入減少時我們從業務實質出發也必須從相同方向衝減，從哪裡來再從哪裡回，這也是我們會計所強調的會計信息質量的要求。因為你實質就是對業務增加的衝減，所以你必須在發生增加的一方進行紅字衝銷，反映到其他科目也是一樣的；
二、從專業角度考慮
紅字衝銷法，又稱紅字調整法，是指先用紅字編制一套與錯帳完全相同的記帳憑證，予以衝銷，然後再用藍字編制一套正確的會計分錄的方法，一般用於會計科目用錯等。這種方法適用於會計科目用錯或會計科目雖未用錯，但實際記帳金額大於應記金額的錯誤帳款
從對於紅字衝銷法的定義或者是適用範圍可以看到紅字衝銷法適用於會計科目用錯或者是雖未用錯，但實際記帳金額大於應記金額的錯誤帳款，注意這裡是大於而非小於，也就是小於可以採用追溯補差的方式調整，其實這裡還有一項內容需要補充，就是發生退回業務時也應該採用紅字衝銷法，具體原因後續解釋。
三、保證數據的準確性
舉一個例子，預付供應商貨款2000元，但因為帳戶提供錯誤發生款項退回，那麼這筆業務該怎麼入帳？
第一種方法
支付時
借：預付帳款 2000
貸： 銀行存款 2000
發生款項退回時
借：銀行存款 2000
貸： 預付帳款 2000元
第二種方法
借：預付帳款 2000
貸：銀行存款 2000
借：預付帳款 -2000
貸：銀行存款 -2000
那麼上述兩種處理方法哪種是正確的呢？小編認為顯然是第二種處理方法正確。其實在會計處理中我們一切都要根據業務發生過程來記錄，因為這筆業務是付出去又退回來，所以我們必須要反映這兩個過程，特別是退回來的過程；也就是我們會計處理要留下痕跡，這是證據鏈的一環。
同時如果我們退回來時採用第一種的處理方法我們的預付帳款和銀行存款會在借方和貸方同時發生虛增和虛減的情況。本來本期的預付帳款實際是沒有支付出去，但是就是因為帳務處理的問題導致我們的發生額虛增，我們知道每一個科目他的借貸方發生額反映的內容是不一樣的，如果我們虛增會導致會計信息的失真，誤導會計信息使用者。
我們用明細帳簡單解釋一下
假設預付帳款相關的供應商是內蒙古會計人有限公司，銀行存款相對應的輔助明細是內蒙古會計人商業銀行
第一種帳務處理預付帳款的明細分類帳
第二種帳務處理預付帳款的明細分類帳
上述明細分類帳省略了合計欄，對於上述兩種帳務處理在明細分類帳的反映，我們現在可以看到二者的餘額都是零是相同的，不同點在於發生額，我們如果要統計我們預付給內蒙古會計人有限公司多少款項，從第一個表中我們直觀看到的是2000元，從第二個表中我們看到的是沒有付，顯然我們第二張表反映的內容更準確，第一張表卻虛增了發生額，這對於我們統計數據影響很大。所以我們在使用會計科目時不僅僅知道他本身的內容，還要對他的發生額、餘額在取數及反映的內容有足夠的了解。
綜上所述，對於紅字衝銷的運用你是否理解了呢？如果覺得不錯請在文末點個在看。