在日常生活和工作中，經常會碰到和使用簡稱（縮略語）問題，其中最常見使用頻率最高的莫過於叫人的名字了，如某人叫「王建明」，姓「王」，名「建明」，可能會有三種叫法，首先是全名「王建明」，這可能是比較嚴肅的或要核對名字的場合，如老師上課檢查到學人數，學生的名字當然要叫全名了；而平時交往中，可能會叫「王」先生、小「王」、老「王」等，或者叫「建明」、阿「明」等都是有可能的，後面這兩種叫法都是算簡稱。
又如全國各省、市、地區等也都有簡稱，如北京市（京）、山東省（魯）、香港（港）等，都是很常見的。
公文中應該怎樣使用全稱和簡稱呢，請「關注」公文寫作之道，下面我們一起來學習一下。
在公文中，使用全稱和簡稱的現象也十分普遍，我們不妨從普遍性與特殊性的角度來看一看。
一、簡稱和縮略語
簡稱和縮略語從詞源來由而言，有些細微的差別，簡稱更多地是漢語通用的說法，縮略語更多由英語、外來詞簡化「壓縮」的需要而產生。簡稱更多地側重在「名稱」的叫法上；縮略語則側重在「構詞"的簡化上。在書面文章類型中，學術專著和公文中「縮略語」更普遍一些。
總之，所謂簡稱（縮略語），即把長詞壓縮成短詞，「長」概念壓縮成「短」概念，用簡單的形式表示原來名稱和詞性的意思。
二、公文與其它問題都可能用到的簡稱（縮略語）
主要有三種形式：
第一種形式是使用帶字母的詞，其中多為外來詞，不少的是英語多個詞的首個字母的縮寫組合。這類縮略語俯拾即是。如常見的英語縮略詞。 ATM英文AutomaticTellermACHINE的縮寫，即自動櫃員機，又稱自動取款機。CD-ROM英文CompactCisk-ReadOnlyMemory的縮寫，即光碟只讀存儲器，也就是人們常說的光碟機。 CPU英文CentralProcessingUnit的縮寫，又稱微處理器，由集成度較高的集成電路晶片組成的大規模和超大規模集成電路，包括運算器和控制器兩部分。
以上這類日常生活、學術文章和公文中都較為常見。需要注意的縮寫規則或規範，要求是多詞組合中首個字母的縮寫組合，不能隨意、隨機抽取字母來組合。
第二種形式是使用數字加以縮略。如「三講」、「三個代表」、「一國兩制」、「一個中心，兩個基本點」、「四項基本原則」、「三大法寶」、「雙擁」、「四個意識」、「四個自信」、「二個維護」、「五位一體」、「二個一百年」等。
這種簡稱、縮略語以政治、經濟、社會、文化等概念、術語的範圍為多，所以公文中使用最為普遍。需要注意的是，這類縮略語一般都要由上級權威部門和有關文件加以概括，因為，這是一個比較嚴肅的概念，不能隨意概括，沒有經過上級權威部門認可的，沒有通過正式文件發布的，都是不規範的。特別是公文中的使用，更要規範，一字不多，一字不少，而且數字均使用中文數字，不能用阿拉伯數字。
第三種形式是通過省略其中某些文字加以縮略。
為便利使用，由較長的語詞縮短省略而成的語詞。常見二種，一種是較長商品名。如彩電——彩色電視機，空調——空氣調節器。第二，是專用名詞、單位的簡稱居多。例如：中國——中華人民共和國如，全國人民代表大會和各級地方人民代表大會一一人大 ；如「政協」是「中國人民政治協商會議」和地方各級政治協商會議的簡稱。
如「北大」、「清華」、「離休」、「退休」、「交行」、「建行」、「工行』「首鋼」、「寶鋼」、「鞍鋼」等。其中又具體分為：省掉前面的字而形成的縮略語，如「中國農業銀行」簡稱為「農行」；省掉後面的字而形成的縮略語，如「狗不理包子」簡稱「狗不理」、「復旦大學「簡稱「復旦」；此外，更多的是省略中間的一些字。這是要加以注意的。
三、公文中組織機構（單位）、部門全稱和簡稱（縮略語）使用有講究
我們知道，公文是用來辦公事的，單位與單位之間會發生各種關係，形成上行文、下行文、平行文等，組織機構（單位）使用的頻率出現的機會也很多。可以說每篇公文肯定都至少有兩個單位（部門），因此正確使用組織機構（單位）部門的全稱名稱，在公文寫作中有不能忽視的作用。組織機構（單位）等名稱有全稱和簡稱（縮略語）兩種表述方式。
公文寫作中經常會碰到機關（單位）名稱的表述問題，涉及發文機關標誌、發文字號、標題、正文、發文機關署名、印章等格式要素。關於具體表述時究竟用全稱還是簡稱，《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》沒有硬性的規定。既然沒有硬性的規定，應該就可以理解為，一般情況下二者都可以用，但也不能隨意隨便用，也是有一定使用規則和約定俗成的用法。
（二）、全稱與簡稱使用比較一致的看法。目前學術界和實際中，都達成如下一些不成文的原則。
一是要根據組織機構（單位）、部門名稱的繁簡程度作適當處理。一般而言，如果組織機構（單位）、部門名稱的字數比較多，特別是一些大的公司，其名稱比較長，其屬下可能還有二級、三級子公司，名稱可能長達一二十個字，為了簡要和便於表達，通常會使用簡稱，但要求簡得符合原意，如果名稱的意思使人產生歧義，不好理解，便達不到要求。形式上也要講究精煉得體。
二是要從公文的運行範圍和內容性質考慮。一般地，在組織機構系統或本單位內部運行的公文，其名稱可以使用簡稱，即是內部行文性質。但如果是。對外行文則應按規範要求使用全稱。因此，在具體的行文中要根據不同運行範圍和內容來運用。
（三）使用規範的全稱和簡稱要以批准該名稱上級（主管）機關（單位）、部門批覆的文件所核定的名稱為準。其次，一個機關（單位）的簡稱，一般由其上級（主管）機關（單位）、部門來規定，不可隨意簡化。
（四）全稱與簡稱在公文中的具體運用要求
1.發文機關名稱。發文機關標誌「由發文機關全稱或者規範化簡稱加『文件』二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規範化簡稱」。通常，發文機關名稱加「文件」形式的發文機關標誌主要用於下行文，其中的發文機關名稱既可以使用全稱，也可以使用規範化簡稱，主要依據機關（單位）名稱的繁簡程度來確定；只標發文機關名稱、不帶「文件」二字的發文機關標誌，其中的發文機關名稱一般要用全稱。
2.發文字號中的機關代字。發文字號中的機關代字必須是發文機關的簡稱。擬制機關代字必須做到明確、簡潔、規範，不能產生歧義和衝突，或與相關其它單位、部門相重複。
3.標題和發文機關署名中的發文機關名稱。標題和發文機關署名中的發文機關名稱也要根據機關（單位）、部門名稱的繁簡程度來擬制。尤其需要注意的是，如果機關（單位）、部門的全稱過長，發文機關署名也可使用簡稱。
4.印章上的發文機關名稱。公文成文印發時最後是要蓋章的。印章上的發文機關名稱應使用機關（單位）的全稱，以示公文的莊重性與嚴肅性。5.正文中的機關（單位）、部門名稱。公文正文中第一次出現的機關（單位）、部門名稱應當使用全稱，如果文中後面還要出現，可以這樣處理：在第一次出現時，用括號括起註明簡稱，下文再出現相同名稱時才開始使用簡稱。是必須加以注意的。
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