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一
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認真學習「定調子」
學習是撰寫匯報材料的前提，為的是充實頭腦、厚積薄發，把上級想了解什麼摸準吃透，把本級幹的工作掌握清楚。歸納起來，就是要做到「四個善於」。
1、善於學習上級精神。上級精神是上級領導機關的指示要求，具有很強的方向性，只有把上級精神吃準摸透，才能保證匯報材料的方向不偏。一方面，掌握各級政策規定。當前黨的路線方針、國家的法律法規、上級的規定要求，都需要我們找出來學、靜下心悟。寫材料時必須緊貼這些政策、規定、要求，絕不能跑偏了,甚至成為唱反調。另一方面，掌握上級最新精神。就是緊緊同上級精神對標對表，寫材料前我們要首先找出各級精神、領導講話，認真研究，搞清楚來龍去脈。 2、善於把握領導意圖。俗話說：「幹活不由東，累死也無功。」領導意圖把握的準，撰寫的材料才能對上路子、獲得認可。一個是，把準上級領導意圖。通過領悟預先通知、詢問了解情況等方式弄清楚上級關心的問題，做到有的放矢。另一個是，把準本級領導風格。有的領導注重文章的思想性，有的領導要求用事例作支撐，有的領導喜歡句式整齊、整裝；有的領導則喜歡開門見山、一針見血。這些都需要我們平時多觀察、多體會，多站在領導的角度籌劃工作、思考問題。 3、善於結合本級實際。匯報材料一定要結合實際，不能空、虛，比如上級下發了一個通知，我們不能照搬照抄、原文轉發，基層看了半天也不知道怎麼幹，要把「乾貨」理出來，什麼時間、對象是什麼，幹什麼、怎麼幹寫清楚，不要長篇大論指導思想，其他的材料也是一樣，一定要貼合我們工作的實際、本單位的實際，這樣的材料才接地氣。 4、善於借鑑相關資料。寫材料，如果是新手，我們就要多進行「模仿練習」，比如說寫一個工作總結，那我們就去把往年起草的總結找來認真看一看、學一學，然後依葫蘆畫瓢，這樣我們上手就很快，不至於「丈二和尚摸不著頭腦」。另外，我們平時要注意收集資料，加強學習，把總結、通知、經驗做法、調研報告、領導講話等方方面面的資料收集起來，沒事就看一看、學一學、練一練，時間長了，我們自然就有了感覺。平時也要多做留心人，單位的動態、典型的事例、新鮮的事物等面上的、點上的情況都有所留意和掌握，這樣才能心中有數，寫材料時才能信手拈來。
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二
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列出提綱「搭架子」
列提綱是撰寫匯報材料的第一步，提綱列好了，就相當於材料已經成功了一半。一個提綱如果能夠讓人聽起來「耳目一新」，讀起來「眼前一亮」，最後達到打下烙印、引起共鳴的效果，就是一個好提綱。
1、在表意上，要抓住中心、抓住重點，確保辭能達意。標題是對材料挈領式的概括，如果把提綱單獨分離出來，應該能保證讓人一聽、一看就知道這篇材料在講什麼、重點在哪裡。我認為，應該在「高、新、準」三個字上下功夫。高，就是思想站位高。材料的各級標題反映的不僅是工作，更是領導思維層次和單位工作思路的直接體現，要儘量與上級精神對標對表，這是對上級領導思想的一種反饋和印證，也更容易得到領導的認可。新，就是立題立意新。要有新意，不能老是那一套，聽了乾巴巴的，引起不了別人的注意。好材料就是要出思想、出思路的，因此要在新字上下功夫。準，就是提煉概括準。各級標題都是對每部分材料的高度提煉和概括，所以在表述上要力求準確，讓人一看就知道想要表達什麼。2、在結構上，要掌握章法、掌握技巧，確保不落俗套。一般來說，標題應該通過提煉和概括把整篇材料「拎」起來，儘可能的使看材料的人印象深刻，常用的方法有以下幾種：一是相同句式法。這是就匯報材料的整個提綱來說的，也是材料最常用最普遍的做法。比如，「四個注重」「四個扭住不放」「三個堅持」等等，這樣的寫法使材料整體的脈絡顯得很清晰、每部分的內容也很有條理。但並不是用詞一定要相同，只要句子結構基本一致，就會讓標題顯得很規整。二是邏輯關係法。這是就單個標題來說的，按照這種方法列出來的標題一般都是「複合式」的，至少要分為上下兩句，而且上下半句之間具有因果、轉折、並列、解釋說明等邏輯關係。採用這種「邏輯關係法」要特別注意的一點就是邏輯關係本身，切忌出現邏輯關係混亂、前言不搭後語的問題。另外，再介紹一個列標題的小技巧，有的材料都會對標題中的某兩個字做「押韻」處理，使標題讀起來朗朗上口。
3、在語言上，要追求精準、追求特色，確保錦上添花。恰如其分、恰到好處的語言對於材料來說起著潤色增分的作用，對於標題，更能達到「抓人眼球」的目的和效果。一要精準，就是要緊貼上級精神、緊貼單位實際，善於選擇那些實在、貼切的詞語，不做過多的修飾和採用言過其實的形容詞。二要有特色，就是遣詞造句要在確保準確的基礎上，形成自己獨特的風格，不能平平沓沓像白開水一樣，讓人聽了之後感覺索然無味。我感到，特色還是更多的來源於本級領導的語言習慣，這些東西就靠平時一點一滴的觀察、積累和總結，慢慢掌握領導的風格。
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三
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要撰寫初稿「充裡子」
有了好的路子，佔有豐富的素材，一般就可以直接動筆了，也就是我們說的拿初稿。拿初稿的質量高低和速度快慢決定了整篇匯報材料的進度，更影響最後成稿的水平。主要應做到「六會」。
1、會開頭。萬事開頭難，好的開頭等於成功的一半，開頭既要點題、又要簡潔，使人一看就知道這篇材料的精髓所在，給人耳目一新、為之一震的感覺。 2、會站位。就是撰寫匯報材料時既能站在本級領導的角度思考問題、梳理工作，又能站在「材料受眾」的角度找準入口、把準方向。一方面，要對本單位工作的每一個階段、每個領域的情況，尤其是特色做法、突出成績和薄弱環節的事例、數據要了如指掌，正確地理解領導的意圖。另一方面換位思考，材料的受眾想看什麼，想了解掌握什麼。 3、會切入。框架搭好後，要從高度凝練的標題引出做法和事例，就要有一個好的切入，也就是我們常說的思想性的話。切入點選的過高或過低、過寬或過窄都會讓整段銜接不緊，不是「蓋不住」，就是「貼不緊」。一般來說，習慣用上級精神、特色做法、思路方法做引子，既蓋住了下文，又解釋了標題，是目前很標準的一種寫法。
4、會破層。一般來說，列綱只列到三級標題，但每一小段裡必須有邏輯、有層次，這樣材料看起來才上檔次、很整裝。小段裡的層比較靈活，有的用分號隔開，有的用句號隔開，有的可能寫三種做法，有的可能舉兩個事例，也有的做法加事例加成果，但每層意思一定要清楚，互相之間要有明顯界限，不然就會顯得很「攪」。通常，我們習慣用比較明顯的邏輯分層，像「堅持刀口向內帶頭查、堅持令行禁止帶頭做、堅持敢於擔當帶頭抓」的「三個堅持」，就是比較明顯的分層方式。還有的時候層與層之間區分不是十分明顯，用做法或事例分割。 5、會用語。毛澤東同志曾把寫好的材料比喻成糖葫蘆，意思就是材料裡面的詞句要飽滿，看著好看，吃著香甜，像糖葫蘆一樣，一顆接著一顆，每顆都很豐滿圓潤，一條主線把它串起來。匯報材料的標準莫過於一個「實」字，文章要寫的實，在寫的實的基礎上，還要寫的漂亮，這就要求語言既要「接地氣」，又要「上的去」，讓材料者看著滿意、讀著順口，讓聽材料人聽的明白、聽的舒服。另一方面，要善於運用流行的網絡用語，像「爆料」「被淘汰」「忐忑」等這些詞語，都是時下比較流行的，適當的時候也可以加以運用。 6、會說事。一個好的材料，一靠觀點的思想性，二靠事例的真實性，這樣才能既有骨頭又有肉，還是前面說的，一定要實，有數據、有事例、有論證，讓人信服。
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四
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反覆修改「增面子」
我們在寫匯報材料的時候都有體會，就是一稿就能成的很少。初稿完成，一篇材料應該說只能算是完成了60%到70%，還需要我們通過精雕細琢，反覆修改，才能把質量提上來。
1、反覆推敲，理順邏輯關係。一篇好的匯報材料，首先一點是思路脈絡清晰、行文邏輯順暢，環環相扣、層層遞進，讓人聽了感覺不雜、不亂，對基本脈絡能有個初步了解。一個是，標題與內容。就是看二級、三級標題下面的做法、事例，包括點思想的話，與標題所要表達的中心意思是否一致，是否緊扣主題。如若不然，那麼就需要我們重新選擇做法或者事例，千萬不能「撿到筐裡都是菜」，捨不得仍、捨不得改。另一個是，導語與行文。就是各部分、各段落開始時的導語，也就是我們常說的「冒」，銜接是否順暢、過度是否自然，能不能蓋住下面的小標題或者主要內容。再一個是，做法與事例。要相互佐證、相輔相成，對於前後關聯不大，明顯不存在因果關係的，要及時進行調整。 2、去粗取精，突出特色亮點。匯報材料是通過文字來說明情況、報告工作的，受時間、空間、聽眾興趣等條件的影響，要求我們寫出的匯報材料必須在短時間內既把基本情況說清楚，又能把單位建設的特色亮點展現出來，讓上級領導聽了能感興趣、受觸動。具體就是做到「三看」：一看內容準不準。就是看所寫的一些做法事例，是否有違背上級精神要求的地方，是否有與當前形勢結合不緊密的地方，是否有明顯不符合單位實際的地方，一經發現要及時進行修改。二看特色亮不亮。寫材料講究一句話叫「人無我有、人有我高、人高我新」，所以在修改匯報材料的時候就要看我們一些特色經驗、個性做法寫的夠不夠豐滿，挖的夠不夠深，能不能引起領導的興趣，給人留下深刻的印象。三看層次明不明。寫初稿的時候，由於思考的不一定很深入，對整體掌握不一定很全面，在材料某一方面工作時難免會有貪大求全、面面俱到的情況。修改的時候就要求我們根據需要，對特色的工作濃墨重彩、集中反映，使之成為整個材料的重頭戲；對於一般化、共性的東西則儘量少材料，或者一筆帶過，或點到為止，做到主次分明、重點突出。 3、總結凝練，體現思想高度。毛主席關於如何寫材料曾說過：「只談情況，不談觀點，是開材料倉庫。人的頭腦是加工廠，沒有材料不行，有了材料要經過加工，要產生觀點，用觀點統率材料。」修改材料初稿，就是一個再加工、再提煉的過程，要對已經成文的初稿，進行深刻透徹的綜合分析，總結提煉觀點、思路，把材料的思想高度提上來。一要先聲奪人。就是對具體的工作內容有自己的看法或者觀點，提升材料的思想性，能夠反映出抓工作的思想站位很高、針對性很強。二要精準概括。就是把零散的做法用生動的語言系統串起來，總結出本單位帶經驗性、指導性的思路和做法，給人留下比較直觀的印象，讓人聽著很直接、很明了，也反映抓工作很有思路。三要畫龍點睛。就是在敘述完具體的經驗做法之後，會用成績、事例或者一句總結性的語言進行印證，使經驗做法顯得更加真實、有效。四是字斟句酌，提升語言質感。如果材料是用於本單位向上級領導進行口頭工作報告，不像書面材料具有較強的「即視感」，需要我們在修改時要充分考慮有聲語言的特點，逐字逐句的打磨雕飾，使材料內容更加簡明、新穎，引人入勝。具體要做到：簡潔精練。敘述要力求簡單、明了，既把事情說明白，又不顯得囉嗦。