在日本，辦理留學、申請獎學金、租房、和導師溝通……很多事情都需要用郵件聯繫，不少同學考試成績不差，卻沒練過多少寫作，真到需要寫的時候，不是基本語法都有問題就是不符合日語郵件習慣。下面就來說說寫日語郵件這件事。
這裡把一封郵件分成五個部分，即：標題、稱呼、寒暄、正文、結語，先談另外四部分，最後詳細說說正文的寫法。
用簡單的名詞性短語告訴對方自己有什麼事，然後可以加上「～について」或「～の件」，最好後面再寫上名字方便收件人確認。標題不用敬語似乎也沒關係。如果郵件裡說了好幾件事，可以寫一件最重要的然後加個「など」。對收信人有特別要求的時候也可以在標題裡註明。例如：
來週のスクーリングについて（502Docter）
研究會発表用資料などの件（502Doctor）
【要返信】必要書類のご送付（502Doctor）
稱呼部分要注意，一般在人名後面加個「様」就好，漢字平假名都行，但是發給機構團體部門的郵件則要用「御中」。此外，如果稱呼同時包含姓名和職務，那麼後面一般啥都不加。「様」也可以換成「さん」或者「殿」，不過個人覺得還是「様」最保險。如果發給很多人，可以用「～の皆様」。例如：
武田 様
上杉 さま
株式會社Johnny's事務所 御中
京都大學AAO擔當 様
織田株式會社営業企畫部 豊臣部長
徳川先生
另外，如果這封郵件抄送或者密送給了其他人，則應當在稱呼下一行註明。例如咱們給柯南寫封郵件，抄送毛利小五郎，密送怪盜基德，那麼稱呼部分就是：
江戸川コナン 様
（cc. 毛利小五郎 様）
（bccにて失禮しました）
這裡包括發信和回信兩種情況。
給地位特別高而且不太熟的人發信，比如第一次聯繫導師，就得表現得誠惶誠恐，用點「百忙之中」之類的話。例如：
お忙しいところ／突然のメールで／お邪魔させていただいて、（大変）失禮しました／申し訳ありません。～と申します。
聯繫多了就沒必要這麼客氣了，可以換成：
（いつも）お世話になっております。～です。
回信則主要是感謝發件人，當然，如果自己回復晚了也應當表示歉意。例如：
（詳しい／丁寧に／早速）ご返事／ご連絡／ご案內／お知らせ／ご説明いただき、（誠に／本當に／大変）ありがとうございます。
返事が遅くなりまして、（大変）失禮しました／申し訳ありません。
結語主要包括三種類型。
一是「取り急ぎ、ご連絡／ご返事／ご回答まで」，後半句可以省略，表示「匆匆回復如上」，對比自己地位高的人不要用。
二是「（どうか／これからも／今後とも）よろしくお願いいたします」，表示「拜託請多關照」，實際上只是個套話。
三是「ご返事をお待ちしております」這樣對收件人的要求。
常用結尾
（下面有部分是僅與朋友等交流時使用的，正式郵件及給長輩等發郵件時需要用敬語）
1、不同季節或特殊節令的結語
・よい夏休み(ゴールデンウィークなど)を過ごしてください。
祝你度過一個愉快的暑假(黃金周等)。
・一年中で最もさわやかな季節です。大いにおいしい空気を吸って、エネルギッシュに過ごしましょう。
現在是一年中最舒服的季節了。讓我們去呼吸新鮮空氣，充滿活力地度過每一天吧。
2、祝福新年的結語
・〇〇ちゃんにとって、素敵な一年になりますように。
祝你度過美好的一年。
・今年こそ彼氏出來ればイイね(^∇^)
今年一定要找到男票哦!
・楽しい一年を送ってね。
祝你度過愉快的一年。
・來年が輝かしい年となることを願っています。
祝您明年生活更精彩。
3、不分季節的結語
・ずっと健康(元気な體)でいてね。(元気でね。)
要好好的哦。
・～さんもよい週末をお迎え下さい。
祝你有個愉快的周末。
・健やかな毎日をお祈りいたします。
祝您身體健康。
1、不同季節或特殊節令的結語
・まだまだ寒い日が続きます。風邪など引かれませんように。
天氣還很寒冷，請注意不要感冒了。
・暑い日が続きますが、お互い體調に気をつけて頑張りましょう。
最近還很熱，我們都要注意身體哦。
・暑さでバテないように體に気をつけてください。お元気で!
天氣炎熱容易身體不適，要多保重哦。
・だんだんと秋の気配を感じられるようになってきました。どうぞ、○○さんもお體に気をつけてお過ごしください。
天氣轉涼，讓人越來越感覺到秋意了。請您也要好好保重身體哦。
2、不分季節的結語
・お體に気をつけて。
請保重身體。
・どうぞお體を大切に。
請注意身體健康。
・あまり働き過ぎないように。健康にはくれぐれも気をつけてね。
請保重身體，不要太操勞了。
・仕事(勉強など)にお忙しいとは思いますが、あまり無理せずにお體を大切に。
您的工作一定恨忙吧。但是也請多保重身體。
正文的位置在寒暄之後結語之前，可以先用個「さて」把話頭轉到正題。然後，寫郵件通常是為了辦事，先說理由再提要求，所以結構多是遞進式，用「また」「なお」「さらに」「最後」等連詞把全文串連起來。寫具體內容的時候需要注意一下三點：
第一，對方通常知道咱們是外國人：文筆不好沒關係，表述單調也沒關係，但要在不失禮的前提下用最簡單的語言讓對方明白。
第二，對方的輩分通常高於咱們：適當地使用敬語即可，先確定是敬詞還是謙詞，用錯了還不如不用，畢竟鑑於第一點，「です」「ます」的表達肯定是安全的。
第三，聯絡的事情通常比較重要：白紙黑字的郵件是教授做判斷、教務辦手續、中介籤合同等等的重要依據，要慎重地寫慎重地檢查；因果關係還是轉折關係，邏輯結構要縝密；日本時間幾月幾日星期幾，事情你做我做還是他做，關鍵信息要清晰，避免因為胡亂省略導致誤會。
這裡分場合介紹一些常用且安全的句式：
（1）描述客觀狀態，比如收到物品、進入某種狀態等。其中，描述對方狀態的時候推薦用「敬語名詞＋になる」的句式，比如「收到請回復」就是「お受け取りになりましたらご返事ください（ますようお願い申し上げます）」。
～は確実に受け取りました。
～ということになりました。
～とは下記の通りです。
～については承知いたしました。
（2）自己主動做事，比如交付物品、聯繫他人等。
～を添付ファイルにてお送りいたします。ご査収ください。
～さんと連絡させていただきます。
～についてはまだ調べています。
かしこまりました。これからは頑張ります。
（3）拜託別人辦事，比如請求協助、諮詢問題等。個人經驗，「～ください」雖然翻譯成「請」，實際是「（主動）給我……！」的意思，並不能算是敬語，「いただく」的效果則更好一些。「為我……可以嗎？」「為我……就太好了！」「希望您能夠為我……」這種帶有假設含義的表達更能體現誠意。
～をしていただけませんか。
～をしていただければ幸いです。
～をしていただければ本當に助かります。
～をしていただいてはよろしいでしょうか。
～をしていただけますようお願い申し上げます。
另外，還可以用「敬語名詞（のほど）＋お願い」的句式，例如：
今回の発表用資料をお送りいたします。ご指摘のほど、（何卒／どうか）よろしくお願いいたします。
こちらの狀況は上記のようです。（何卒／どうか）ご協力のほどよろしくお願いいたします。
如果是拜託比自己地位高的人辦事，最好在用上述句子提出請求之前先表達一下自己的惶恐之情，這裡有幾種套話可以使用：
勝手で失禮しましたが、～
お手數をお掛けいたしまして大変恐縮ですが、～
お手數ですみませんが、～
恐れ入りますが、～
（4）表達自身想法，比如徵求意見等。在中文裡「～したいと思う」是病句，但在日文裡似乎沒什麼問題，還可以換成「～しようと思う」。依然是個人經驗，「つもりだ」雖然也表示打算做某事，但是似乎給人一種已經欽定了不容反對的感覺，因此不推薦使用。
～と考えておりますが、いかがでしょうか。
～にしたいと思いますが、よろしいでしょうか。
～が必要となります。ご迷惑／お手數をおかけいたしまして大変恐縮ですが、～
關於日文郵件寫法的經驗就寫到這裡。當然，收到日本人寫的郵件光看懂還不夠，要研究一下對方的遣詞造句，判斷哪些是規範表達、哪些是個人習慣、哪些其實是病句，從而提升自己的語言水平。