自我調節 | 淺談秘書人員的情緒和壓力管理

2021-03-02 文秘365

秘書工作涉及的範圍比較廣泛，對內與對外，上傳與下達，文字、會務、接待、信息、協調、督辦等等。可以說從事秘書工作，除德行兼備之外，還要有奉獻精神和服務意識，工作中做到謙虛謹慎，細緻耐心，踏實認真。秘書工作是距離領導最近的工作，要圍繞者領導和單位的重心和中心展開服務，從事的工作是必須卻又是不太容易出成績的，但工作事無巨細，都要做好，如果做不好可能就會影響到全局。秘書在開展工作中面臨著很多的壓力，需要很強的情緒和壓力管理能力，以持續保持良好的身心狀態投入工作。情緒管理是指有效地控制自己的情感達於心、身平衡的狀態；壓力管理是對精神和心理上出現的緊張、焦慮、疲憊、不安等負面表達通過適當的方法給予緩解、調整和放鬆的過程。下面以我在工作中的體會談談一些想法。

　　一、秘書人員常見的情緒和壓力問題

秘書工作的從屬性、服務性、輔助性決定了秘書工作的繁、雜、忙、累是不可避免的，正是這一複雜的工作特點，使秘書人員較易出現情緒和壓力方面的問題。主要表現為：焦慮，如對緊急而時限很緊的任務擔心不能及時完成，遇到難以處理的棘手問題，擔心領導對自己的工作不滿意等；不平衡，付出很多努力的工作沒有得到預期的肯定，待遇上與預期有落差，協調配合中產生了矛盾等；壓抑、發怒，這個工作怎麼總是不能做到完美，辛苦一場只出這一點差錯就要被領導批評，來訪提意見者態度不好、言語傷人等；消沉或厭煩，整天就幹這些，總是老一套，繁瑣忙碌也見不到成績，沒有出頭之日等等。這些負面情緒和壓力如果不有效地管理好，不僅危害工作，加大工作中出差的風險和消極性，還會對同事關係產生負面影響，對自己的身心健康也不利，甚至還會將不良情緒帶給家人和朋友。

二、有效地管理自己的情緒和壓力

主要採取的頒發是，從積極的方面加強暗示和鍛鍊，轉化不良的情緒，減輕負載，釋放心中的壓力，是自己處於良好的身心狀態。

一是換一個角度思考問題。很多不良情緒和壓力都是人在認知偏見的情況下形成的。所以要經常提醒自己從正反兩面看問題，辯證地分析問題，就可能解開心中許多疙瘩。

二是放下包袱，認真去做。秘書工作中，有很多工作或事物往往本身並不困難，但由於思想壓力過大，自己無形中放大了困難的障礙。比如有些秘書人員總是擔心領導不滿意，這樣的擔心太多了，主要精力不能用在工作上，反而是放在了揣摩領導的心思上，其實領導的情緒好壞也有很多因素，有時候情緒不好也不一定與秘書的工作直接相關。如果放下包袱，真誠去做好工作，領導會理解和支持的。而且隨著心理放鬆，就可以全力以赴地做好工作，提升自己了。

三是積極減輕心裡負載。如果心理負載沒有增加，而你感到壓力很大，狀態很差，就表示你的自我調節功能減弱了，說明你自己加了太多不必要的心理垃圾。這就要我們扔掉心中的垃圾，具體做法可以利用較為流行的職業壓力管理倡導的減壓原則——「3R」，即放鬆「relaxation」、縮減「reduction」及重整「reorientation」，使自己平靜下來，重新審視檢點引起自我心理壓力的東西，分析查找原因，把別人的情緒影響的胡思亂想，還有自己不必要的擔心等，視為「心靈垃圾」全部扔掉，以輕鬆的心情投入新的工作中去。

四是快樂的開展工作。以積極的態度對待每一項工作，往往會幹的順風順水，以快樂的心情開展工作，工作也會回報你以快樂，以樂觀的態度待人待事，你也會感染周圍的人。友善的禮節、開朗的表情，開朗的表情，保持微笑，遇到不順心不開心的事想想一些開心的事，避開不快，就會有輕鬆的心情良好的狀態投入到工作。

五是突出重點，有條理的開展工作。作為秘書，很多壓力來自於成堆的工作和無休無止的訴求，事雜、繁、多，有時還急、難，難免會手忙腳亂，顧此失彼，由此影響情緒和心情。此時要學會「沙漏思維」，科學地安排自己的時間和工作，有時候我們可以從眼前成堆的工作中抽身出來，讓自己跳出局外審視一下，什麼是最急需完成的工作，什麼重要工作需要投入較多的精力和時間，什麼工作可以通過方法上的改進提高效率等。當我們以事務之外的眼光看工作時，就能理出頭緒，有條理開展好工作了。

六是鍛鍊情緒定力，學會控制情緒，而不是被情緒控制。當遇到可能會情緒發作的事情時候，需要保持冷靜，理智的控制情況反應，應該學會「延遲反應」，即先離開5-10分鐘，或在心中默數十個數字，對於眼前的情景想像一下自己的情緒發作可能發生的後果。通過這種情緒鍛鍊逐漸達到對情緒的管理和掌控，提高個人的心理成熟和修養。秘書人員由於職業的特點，尤其要重視情緒控制的鍛鍊。

七是正向自我激勵，自我肯定，提升自信心。秘書人員在工作的很多壓力來自於他人對工作的滿意和認可度的評價，既關注自己在他人眼中的形象，也在乎他人對工作的評價，從正面的意義來說，這有利於借鑑他人的評價進行自我完善和工作改進。而如果過分在意他人的評價，放棄了自我內心的基本原則，就很容易陷入不安、焦慮和悲觀。自我激勵不是傲慢和盲目自信，而是以真誠和堅持原則為態度，學會培養自己堅強肯定的自我形象，可以改進的改進，暫時不能改進的方面要學會暫時接受下來，看到自己的進步和收穫，注重總結和提升，還要注重遠離經常抱怨的人，因為抱怨是一种放棄自身原則的表現，不利於培養自己樂觀向上的生活和工作態度。

八是以適度的業餘娛樂生活調劑自己的心情和情緒，秘書人員的工作多為案頭和室內工作。因此，節假日和業餘時間進行適度的適合自身的運動，聽音樂、棋牌或其他娛樂活動，保證充分的休息等，對於調節自己的情緒，釋放壓力，鍛鍊自己的身體，保持良好的精神狀態是大有裨益的。

來源：陸平

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