一張圖，三個步驟，7個清單，幫你輕鬆搞定時間管理！

小李和小王都在某公司上班，工作量和工作難度接近。小李成天忙碌，上班時沒見他有一刻閒著的，下班後經常加班加點，也只是勉強完成工作，有時還因為一些事沒做或做得不好受到批評。而小王看起來就輕鬆多了，上班時不慌不忙，到了點就下班，幾乎沒見他加過班，但他總能保質保量地完成工作，還經常受到領導的表揚。

小李很羨慕小王，也很不解，就向小李請教。原來，除了工作能力和工作方法外，兩人最大的差距是在時間管理上。

說到時間管理，小李也看過一些這方面的書，平時也會制訂待辦清單和時間安排表之類的，但沒什麼用，還常常讓他感到沮喪，因為他經常完不成清單上的事務，更無法按照時間表行事。

小王卻告訴他：時間其實是無法管理的，再怎麼管理，每個人每天也都只有24小時，因此他的秘訣就是不管理時間，只管理要做的事情，這樣效率反而高。

小李聽了如醍醐灌頂，簡直要膜拜小王了，可是如何管理要做的事呢？

小王靦腆的一笑，其實這個道理並不是他自己想出的，而是美國時間管理大師戴維·艾倫（以下簡稱艾倫）告訴他的，大師還向小王傳授了具體的方法呢。

當然，小王並沒有見到大師本人，但是大師把他的秘訣寫成了一本書，而小王有幸讀到了這本時間管理的秘籍。

這本書就是戴維·艾倫《搞定1:無壓工作的藝術》（以下簡稱《搞定》），書的英文名為 Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity，書中介紹的方法因此被稱為「GTD」，已成為目前最全面、最系統、最廣泛使用的時間管理方法，這本書也成為「GTD」時間管理系統的奠基之作，在30多個國家出版，暢銷全球，廣受好評。

《搞定》告訴我們，時間管理的最大秘訣就是不管理時間，只管理要做的事——艾倫稱之為未竟之事。如何管理未竟之事？書中介紹了3個原則即：養成收集的習慣，確定下一步行動，關注結果，5個步驟即收集、理清、整理、回顧、執行，我們可以將其簡化為三個步驟，即收集、理清和行動，這三個步驟也顛覆了我們有關時間管理的三個認知。

  

一、有效地處理內心的承諾——收集

艾倫在書的開篇就指出，很多人產生消極情緒的原因常常並非因為要做的事情太多，而是因為對自己的承諾管理不當，導致內心壓力增大，飽經折磨。

小李的沮喪正緣於此，而我也打開了多年的心結。

其實我初中時就接觸過時間管理，班主任給我們講過傳奇人物柳比歇夫及其奇特的時間管理方法，我也買到了一本中學生時間效率手冊，並開始學著制定自己的學習計劃和時間安排。

但結果和小李一樣，我經常完不成自己的計劃和安排，後來就乾脆放棄了。當然這並沒有影響我那時的學習成績，但那種挫敗感記憶猶新，且一直不明白是為什麼。

讀了《搞定》才恍然大悟，自己當初每天都有的「欠債」感，其實是因為自己一次次違背了內心的承諾。

因此，艾倫把「有效地處理內心的承諾」作為本書的核心原則，它貫穿整個「GTD」管理系統，它最基本的一個方法或者說步驟就是「收集」。

收集什麼？收集一切未竟之事。

如何收集？把所有你要做想做而沒做的事都記錄並收集起來。如果這些事務是以實物呈現的，如要看的書和文件要整理的名片等等，那就把這些物品統統收集起來，放進你的「工作籃」——其實我覺得用「收集箱」更好。

書中介紹的「收集箱」是真實的收納籃，記錄想法的載體是紙張，一張紙只寫一件事，寫好就投入「箱」中。

我根據自身習慣，在電子筆記中建立了一個名為「收集箱「的文件夾，把自己現在想到的事，還有以前計劃但一直沒完成的事項全部投入其中，那一刻，我感到了一種如釋重負的輕鬆。

可能有人要問了，計劃表上的事我都老是完不成，現在還要把所有要做的事情都記下來，那不是會給自己更大壓力嗎？

但其實，讓我們有壓力的不僅來自寫在計劃表上的事務，還來自其他想到卻沒有去做的事，總之是一切「未竟之事」我們感到不安。

未竟之事就是我們對自己的承諾，收集「未竟之事」，就是把所有「承諾」都收集起來，並把它們儲存在大腦之外。

這樣我們的大腦就被「清空」了，壓力自然也就減輕了。

  

二、對所有未竟之事一視同仁——理清

通過收集，我們把所有內心的承諾從大腦移到了外部的收集箱中，但如果不去管它們，它們還會重新回到我們的大腦。

因此，我們接下來要做的就是清理收集箱，給收集箱中所有事務一個處理意見，給你所有的內心承諾一個交代。

我們可以把這個階段稱為理清，在理清階段，書中強調了三個原則。

原則1：首先處理「收集箱」中最上面的事務。

有人認為，最上面一件事應該是最緊急或是最重要的，其實不然。在收集時我們並沒有要求對收集的事務進行排序，而是隨機投入的。所以最上面的一件事其實是隨機的。艾倫在這裡強調的實際上也正是這一點，給所有未竟之事一個均等處理的機會，這是《搞定》的又一個核心原則：對所有未竟之事一視同仁。

這個原則顛覆了我們對時間管理的認知。之前看到的時間管理書籍和文章，雖然各有不同，但幾乎都強調優先級管理，有的把事件按重要性分成A、B、C，處理原則是保證做A,有時間再做B或C,A或者做 A 推遲 B 記錄 C ；有的把事件按重要性和緊急性必分成四類，處理順序依次為：重要且緊急，重要不緊急，緊急不重要，不重要也不緊急，這就是有名的「時間管理四象限法則」。

但是，我們在使用時就會發現，就如艾倫指出的那樣，對所有事件都排出優先級常常是很困難的，尤其是在時間節奏越來越快，事務越來越煩雜的現代社會裡。而且強調優先級管理的專家也指出，事務的優先級是處在經常變化中的，今天的A級事務明天可能就成了B或C級事務，而今天的B或C級事務明天也可能就成了A級事務了。即使全都恰當地排出優先級了，我們也會發現，那些不重要的事情也是要去做的，比如工作和生活中的許多瑣事，如果不去做，同樣會給我們帶來煩惱，引起我們的內心不安。

原則2：一次一事。不管收集箱中有多少事，也不管事情的重要程度，每次都只處理一件事。欲速則不達，而且這也進一步保證了對所有未竟之事一視同仁。

。

原則3：永遠不要把事務再放回「收集箱」。不管這件事是如何棘手或者如何不重要，取出來了就要拿出處理意見，不要再放回去，這樣才能清空「收集箱」，這也再次保證了給所有未竟之事均等處理的機會。

那麼，如何給出處理意見呢？下面這張圖給出了詳細答案。你只要掌握了這張圖，就搞定了」理清「這個步驟，也就掌握了「GTD」時間管理的精髓。

從圖上可看出，理清以後，我們要建立7張清單。這7 張清單可以幫助我們進一步處理內心的承諾。

「焦慮和內疚並不是因為承擔了太多工作而造成的，而是由於你撕毀了同自己的約定而導致的。」

如果你的消極情緒來自於此，那麼你可以用下面3種方式來處理：

一是不籤訂協議

二是完成協議

三是重新商定協議

不需要採取行動的就是「不籤訂協議」，有三種處理方式：一是直接扔進垃圾桶，二是列入「參考資料」，三是列入「將來也許清單」，後兩種都需要建立清單。

需要採取行動的事務中，一是2分鐘內可完成的應該立即執行，這就是「完成協議」了。

另外的則需要「重新商定協議」，有以下5種情況，都需建立清單：

由他人完成的事務列入「等待清單」；要在指定時間完成的事務列入「日程表」；沒有明確時間，需要儘快完成的具體行動列入「下一步行動清單」中；需要多個步驟才能未完成的事務，則要建立」項目「清單和」項目計劃「（項目輔助資料，行動時備查）清單。

一張圖，3個原則，7個清單，我們對所有未竟之事一視同仁地都進行了處理，清空了」收集箱「，理清了所有內心的承諾。

  

三、自下而上——行動

通過理清，我們對收集箱中的所有事務進行了處理，但只是處理，並非完成。除了扔進垃圾桶和立即行動的事務外，我們都只是給出了處理意見，建立了清單。

如果只有清單，沒有行動，那還是無效的處理，甚至還會加重我們的內疚。

因此，接下來我們要做的就是行動。

如何行動，或者說如何選擇採取什麼行動？

《搞定》中給出了選擇每日行動的「三分類法」和確定某一時刻具體行動的「四標準法」以及總體檢視工作的「六層次法」。

「三分類法」就是把我們每天的行動分為三類：

一是執行安排好的行動，如執行日程表或行動清單上的事務安排；

二是處理突發事件，每天甚至每時每刻都可能遇到突發事件，這時要不要停下手中事務？要衡量一下是否值得；

三是安排自己的行動，不屬於前面兩種情況的，就需要我們做出安排。

那麼，如何安排自己具體時刻的行動呢？可以採取「四標準法」來安排：

一是看情境，比如在單位時就不可能做只能在家裡做的事情；

二是看時間，比如只有10分鐘時間就不可能做至少需要1個小時的重大事情；

三是看精力，比如中午有整塊時間，但如果你比較睏倦，就很難做需要較強精力的事情，但整理一下抽屜或者看看輕鬆的文章是完全可以的。

四是看重要性。可能有人要說了，終於還是要看重要性了？當然，在收集和理清時不考慮重要性，但在確定某一時刻具體行動時，在面對突發事件進行衡量時，從總體上檢視工作時都需要考慮重要性。

考慮重要性時，艾倫提出了總體檢視工作的「六層次」法，六個層次用樓層類比如下：

5樓視野：人生目標

4樓視野：長期展望（3年及其以上目標）

3樓視野：1-2年的目標

2樓視野：關注和責任範圍

1樓視野：當前的工作

地面：目前的行動

樓層越高重要性越高，比如你現在想打個電話，這是一個具體行動，但這與你5樓視野的人生目標有衝突，那你就應該取消這個行動。

這個好理解，所有事情的重要程度都由它的上一層次所決定，所以我們通常認為採取自上而下的思考方式更有效，如我們制訂計劃時強調先要制定大目標再分解成小目標。

但是，這種方式往往很難落實到具體行動上。艾倫在大量的培訓中發現，很多人的突出問題並非沒有時間也並非沒有目標，而是因為無法確定到底要幹些什麼，下一步需要採取哪些行動。

沒有具體行動的目標永遠是空中樓閣。

  

因此，艾倫雖然沒有否定「自上而下」的思考方式， 但他更建議採取「自下而上」的方式進行工作。

艾倫曾與許多企業高管合作過，發現他們最大的困擾是如何管理日常生活中的點點滴滴，一旦他們掌控這一切後，他們的注意力自然會轉移到更高視野的關注和興趣領域。

「所以，不要擔心哪種層次的視野和哪種生活內容是最優先處理對象，只管處理當前情況。一旦你這麼做，你會更有效地發現並解決對你而言真正重要的事項。」

因此，要從「地面」也就是「目前的行動」做起，包括日程表和下一步行動清單中的事務。你在日常工作中，只需關注這兩點，如果日程表滿滿的，你甚至都不需要看「下一步行動清單」了。

但要注意，採取自下而上的方式並不代表下面的重要性更高，在考慮重要性時特別要注意，在確定「下一步行動清單」時也要特別注意。

「只有切實掌握了你的所有項目，你才會知道今天下午應該做什麼」

你需要建立1樓視野中當前工作的項目清單和「將來也許」清單等其他清單，以與更高樓層的視野相連。這些清單平時不需要去關注，但必須定期回顧與調整，並以此確定你的下一步行動清單，這樣才不會讓你只陷入行動中而失去目標。

在理清的基礎上，運用「三分類法」、「四標準法」和「六層次法」，可以幫助我們自下而上地採取行動，讓我們既能夠隨時隨地確定下一步行動，又能夠關注人生目標。

《搞定》是「GDT」時間管理方法的奠基之作，它告訴我們時間管理的最大秘訣就是不管理時間，而是管理未竟之事，通過收集、理清和行動三大步驟管理未竟之事，有效處理內心的承諾，自下而上地切實採取行動。

本書介紹的方法既關注目標又關注行動 ，兼顧效果與效率。既可以讓你思考人生價值與人生意義問題，又讓你關注具體問題並做出具體行動，就像著名管理學大師亨利·伯格所說：

「像實幹家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動。」

打開艾倫這本《搞定》，思考並且行動，輕鬆高效地工作和生活不再是夢！