當出現傳染性疾病爆發、自然災害或任何其他類型的大範圍緊急事件時，IT團隊成員可能需要在家中或其他安全地點辦公，直到恢復正常的業務運營為止。
保持工作效率和確保必要的IT服務在整個緊急事態期間不間斷地持續運行，這對IT主管和員工而言都可能是一項挑戰。以下有七個建議，即使在最糟糕的情況下，也可以幫助你保持關鍵業務和活動的順利進行。
1. 組織有序
只要工作內容不涉及與企業實物資產進行交互，大多數IT工作都可以遠程處理。「設計和規劃會議最好還是面對面進行，但即使是這類會議也可以通過屏幕共享和在線白板工具在家中進行，」定製軟體開發公司Volare Systems的老闆喬•威爾遜(Joe Wilson)說道。該公司總部位於美國丹佛，其大部分員工都以遠程方式辦公。
卡內基梅隆大學(Carnegie Mellon University)泰珀商學院(Tepper School of Business)組織行為和理論學副教授安妮塔·威廉士·伍利(Anita Williams Woolley)說，任何擁有一套完善的規範和操作流程的組織都應該能夠迅速組建一支有能力的遠程IT團隊，或者轉變成為一支這樣的團隊。
醫療費用分擔計劃提供商OneShareHealth的IT主管派屈克•科斯塔(Patrick Costa)表示，成功組建一支遠程團隊所面臨的挑戰更多地是在於領導能力而非技術。他回想起有一次發生數據損壞問題，這迫使他需要從三個不同地點的人員那裡快速獲取錄入信息。科斯塔認為電話會議是處理這種情況的最佳方式。他回憶說：「我們不到五分鐘的時間就做出決定。」「如果你是一位與員工關係良好的IT主管，那麼你可以像現場員工一樣迅速地組建一支遠程團隊。」
2. 選擇一位強有力的主管
根據IT部門的不同，遠程員工可能只有一個主管或負責特定部門的多個主管，這些主管會向首席信息官或高級IT經理匯報工作。遠程工作指導和支持提供商The Remote Leader Project的聯合創始人兼首席學習官埃裡森•聖約翰(Allison St. John)提醒說，無論團隊規模或範圍有多大，都不應僅根據其技術專長來選拔團隊主管。她解釋說：「最重要的是，團隊主管要具有人際交往能力，從而技術水平最高和最熟練的人員可以繼續發揮他們的技術實力。」
伍利指出，任何團隊主管都應該具備較高的社交智慧和較強的協作能力，當所有或大多數員工都在遠程辦公時，這一能力就會產生加倍效果。
伍利說：「研究表明，當團隊被劃分為一些人員在遠程辦公，另一些在同一地點辦公時，就會出現一個最大的問題。」「那些身處同一地點辦公的(主管)經常會忘記向遠程辦公人員說明一些工作上的關鍵細節，或者不清楚(遠程辦公人員)知道或不知道哪些事情。」
3. 制定職能戰略
伍利將面臨生存危機的IT組織比作對「緊急搶救」信號做出響應的醫務人員。她解釋說：「當(醫院)團隊進入搶救室時，他們已經有了一套預先制定的規則，即誰是負責人，誰來負責其他角色以及需要執行哪些關鍵步驟。」同樣，IT主管也需要讓某人站出來負責協調和促進遠程員工的工作。
保險計劃比較網站運營商The Zebra的首席技術官Meetesh Karia強調，需要給遠程團隊提供完整的背景信息、自主權和必要的權力，讓他們可以快速有效地執行任務。他說：「你應該讓他們負責，就像讓團隊中其他成員負責一樣。」「與團隊就範圍、時間和質量達成一致，並確保你至少每周收到一次最新工作進展的信息。」
組織結構良好的遠程團隊應該能夠處理幾乎任何工作。伍利指出，遠程團隊工作是否成功通常是這樣衡量的，即它是否能明確哪些類型的工作需要高度協作來同步完成，以及哪些類型的工作可以分割且更獨立地各自完成。無論哪種情況，至關重要的是所有各方都要為共同的目標團結一致。當目標不明確或相互衝突時，將難以實現富有成效的協作工作。伍利提醒說：「在遠程辦公中，很少有機會能找出和糾正那些不明確的目標。」
4. 緊密協調
當組建遠程團隊時，可以通過建立一個與現場團隊極為類似的組織結構來最大程度地減少工作中斷。伍利建議：「確保在團隊中有合適的人，他們具有適合的專業知識，並確保團隊成員清楚誰擁有哪項專業知識，以便在需要時加以利用。」
還應該為遠程團隊提供一系列清晰的目標，並且所有各方都可以理解和支持這些目標。伍利說：「如果團隊成員對目標和優先工作有不同的理解，或者可能有一些相互衝突的目標，如果團隊主管希望他們做某一工作，而老闆希望他們做另一工作，那麼這就會出現問題。」
遠程團隊需要對工作重心進行協調，明確他們正在共同處理哪些工作，他們正在分開獨立處理哪些工作，以及在必要時清楚如何將大家召集在一起解決意外問題。伍利表示，研究表明，最高效的團隊具有「突發性」的特點——在此期間，參與者可以獨立工作，也可被共同的工作時間所打斷。這樣的團隊通常表現出較高的響應能力。
伍利指出：「當某人發出一條信息時，其他人會立即做出回應。」「相比之下，工作效率較低的團隊可能會交換相同數量的信息，但各個信息之間的延遲會更大。」
5. 使用常見的協作平臺
對於大多數IT人員而言，進行遠程辦公的過程通常就像將家用臺式機或筆記本電腦連接到可靠的網際網路一樣簡單。威爾遜說：「你可能需要使用虛擬專用網(VPN)來訪問你的公司網絡，應該就是這樣操作。」
最大的挑戰在於選擇一個既能滿足團隊成員需求，也有利於積極互動的協作平臺。威爾遜指出，Zoom和Slack是兩款最流行的遠程協作工具。還有許多在線任務板和項目管理工具可供選擇。他指出：「對於開發人員而言，代碼通常存儲在GitHub、GitLab或Bitbucket中。」
好消息是，很多(即使不是大多數)IT組織已經在辦公室內定期使用一些協作工具。威爾遜說：「在家中辦公時，你可能不需要更換工具。」
6. 不要忽視安全性
在將員工工作方式轉變為完全遠程辦公時，必須確保每個人都能夠可靠和安全地訪問他們維持高效工作所需的企業系統和資源。外包呼叫中心和直接面向消費者的技術支持提供商Support.com的首席技術官 Kevin Ruthen建議，很重要的第一步是部署一些基本的遠程訪問保護措施，例如在虛擬專用網後面放置一些關鍵系統和數據。
Ruthen還建議，使用多重身份驗證來確認員工身份，同時防止未經授權的訪問。他說：「同樣重要的是……要求連接到公司網絡的任何設備都必須安裝最新的防病毒軟體、反間諜軟體和防惡意軟體程序。」「這包括員工在遠程辦公時可能使用的所有個人設備。」
7. 完善溝通工作
當團隊成員各自單獨工作時，總是存在這樣的風險，即錯誤的想法和誤解會逐漸產生和失去控制，從而影響績效和工作效率。在家辦公的人員無法獲得在公司小食堂或飲水機旁通過日常交流所獲得的觀察、見解和最新情況。伍利解釋道，遠程辦公人員通常會高估在其他地點辦公的同事所知道的事情，或者認為他與同事看待某些事情的觀點是完全相同的。她補充說：「想要在沒有充分溝通的情況下遠程辦公，肯定會在某些問題的理解上產生巨大差異。」
實時電話會議雖然不能完全取代辦公室的日常氛圍，但仍可以有助於消除謠言，幫助團隊成員掌握項目情況和當前進展狀態。威爾遜說：「遠程團隊犯的最大錯誤是關閉網絡攝像頭。」「如果你和你的同事之間彼此無法看見，就會失去密切的聯繫。」
然而，伍利弱化了視頻對增強團隊合作方面的能力。她指出：「事實證明，視頻會議沒有像一些人想像的那麼重要。」「我和我的同事進行了一項研究，我們發現僅通過音頻進行交流的團隊和使用視頻會議的團隊具有相同的集體智慧，而且在某種程度上，視頻會降低團隊協作的質量。」
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