如果不想毀掉工作，就別這樣開會

在會議過程中，一些當事人的小細節常常會給其他與會者帶來不快。既然開會時數人同時在一個場合進行的事情，那麼社交場合的一些基本禮儀在會議中同樣也應該使用。但遺憾的是，並不是所有的當事人都意識到這些在會議中令人不快的行為，因此我想有必要在這裡列舉一二，對每一個職場人做一個善意的提醒。畢竟，我們的職業生涯中將有很多時間是花在會議室裡的。

首先，我們來看看，對會議的組織者來說，哪些行為將會讓你的客人感覺到彆扭。

1

延遲會議的開始時間

無需贅言，在高效的組織中，所有的會議都應該按時開始，按時結束。但我們常常遇到這樣的情況卻是，原定的會議時間已到，但因為某位「重要」人物尚未到場，組織者遲遲不開始會議。這樣的做法，貌似出於對尚未到場的人的尊重，但實際上卻是在懲罰其他準時到場的與會者。以犧牲他們的時間為代價，來彌補某人不能準時到場的失誤。久而久之，人們會習慣於會議不能按時召開，而且知道即使自己遲到也不會錯過什麼重要內容。拖沓的會議文化便漸漸形成。

而且，不能準時開始會議的連鎖反應，要麼是某些會議內容倉促帶過，導致會議不能達到預期的效果；要麼是會議結束的時間隨之延遲，繼而耽誤所有人接下來的工作安排。為了避免這些負面的影響，當下一次你遇到某些參會人未按時到場的情況時，請首先嘗試聯繫他們，確定他們具體到場的時間。如果無法確的聯繫，最多等待5分鐘的時間，並向在場的人說明。5分鐘時間一到，無論如何請開始會議。

2

缺乏明確的會議目標

假如會議組織者沒有把會議目標開門見山的在會議的一開始就明確給大家，請不要妄想人們會積極主動的猜測這次會議為什麼召開。因為不消幾分鐘，大家就會把這次「毫無目的」的會議看成一天工作當中的小調劑，一次休息時間，或一次與久未謀面的同事的聚會。

這當然不會立即引起人們的不快，誰不需要一個如此合理的離開辦公桌，哪怕只有15分鐘的理由呢？但是當他們從會議室回到自己的辦公桌後，一定會忿忿的表示自己的時間又被一次無用的會議給浪費。而這也確實是事實。

3

太多信息，太多細節

會議組織者要對會議所能達成的效果抱有切合實際的期望。信息的傳播媒介決定了信息傳播的效果。就像不論你看了多少探索頻道的節目，也不可能只通過看電視成為考古學家一樣，像會議這種主要依靠語言、聽覺以及短暫記憶的媒介，不適合傳遞過於密集和抽象的信息。會議的要點宜少不宜多，宜簡不宜繁，這個道理與演講時的要求是相通的。

因此，會議組織者要對會議討論的深度有所掌控，一旦覺察到討論過於糾結於細枝末節，或者有人開始把會議當成故事會，大講一些漫無邊際的「親身經歷」，「個人感受」，以至於人們開始失去興趣，或缺乏理解討論所必要的背景知識時，就應該及時把話題拉回到一個讓大部分人可以參與的層面。

4

把會議變成一言堂

有時會議組織者容易把會議理解成向其他人傳達指示的渠道。因此常常自顧自的滔滔不絕，把參會者當成了單純的聽眾。如果目的只是傳達指示，備忘錄的形式其實更為經濟有效。之所以召開會議，就是希望就問題集思廣益，因此會議始終應該處於參會者之間的互動之中。

在這其間，會議組織者的任務是協助這種互動在會議議程的框架下有序的進行。因此，他的角色更像是《康熙來了》裡的蔡康永、小S，而非《曉松傳奇》裡的高老師。

5

會議行動不明確

最讓人灰心喪氣的會議，是會議過程討論熱烈，火花四濺，好點子好想法層出不窮，但會議結束後卻沒有人知道自己的任務，會議的組織者更是對會後要進行的工作一問三不知，似乎開會的目的就是為了大家過過嘴癮而已。

這種沒有實際效果的會議讓人感到深深的徒勞無功，極其打擊團隊士氣。因此，在每次會議中，組織者都應該拿出專門的時間總結會議的要點，與所有人就會後所要跟進的行動，行動的負責人，所要交付的成果和完成時間達成一致意見。如果是定期會議，那麼每次會議的第一項議程，就應該是對上一次會議形成的行動綱領進行跟進、反饋。

講完會議的組織者，讓我們轉過頭來看看參與者的哪些行為會讓會議不盡如人意。

6

不能準時抵達會場

守時是社交場合的基本禮儀規範，這自然不必多講。在會議的環境下，準時到場的原因不止於此。

如果其他人沒有等你到場就開始了會議，你便自動失去了在會議一開始就掌握話語主動權，主導會議氣氛以推動你對會議議題所持態度的最好機會。

另外，更為不容易覺察到的影響是，遲到的人在面對準時到場的人時總會帶著歉意，這樣的歉意實際上是雙方之間形成的一種微妙的高下之分。想像每個人的周遭都存在一個隱形的能量場，你的遲到會瞬間讓其他人把你的能量帶走，使你處在一個無法言說但每個人都能感到的劣勢中。在這樣的劣勢當中，你的權威、說服力和感染力都將大打折扣，因此會更難讓對方接受你的觀點。在這種時候，任何讓人信服的遲到的解釋都於事無補。

7

毫無準備的出現在會場

如果你出現在會場時對當天要討論的話題一無所知，那麼不是會議組織者的徹底失敗，就是你沒有做好自己應該提前做好的功課。提前熟悉會議議程，想想自己的專業領域與各個議題的關係，準備幾個你感興趣的問題，或者閱讀會議組織者建議的背景資料，這些都是你準備會議的一部分。如果不能做到這些，你將很難對會議的討論有所貢獻，只是湊個人頭而已。這是對其他參會者的怠慢，也是對自己時間的浪費。

8

收發郵件、接聽電話

很遺憾，開會時大家不能像與朋友吃飯聊天時一樣玩疊疊樂的遊戲，也很少像電影開始之前一樣習慣性的關閉手機鈴聲。因此，我們看到太多人在會議過程中擺弄手機、接聽電話的畫面。不消多說，這樣的行為也是社交場合中對他人十分不禮貌的行為。但功能越來越強大的電子設備讓人們逐漸向科技帶來的便捷繳械投降，禮儀規範成了這種投降的犧牲品。

即使這樣，你需要知道，這些行為仍然會對你與其他人的關係帶來傷害。在黑莓、愛瘋上收發一封郵件，把手機貼在耳朵上貓腰跑出會場，在你看來也許表現了你是怎樣的一個大忙人，怎樣的被人需要。但是在你周圍的人看來，你卻分明在說：你們的講話一文不值，你們不配佔用我的時間，你們不如電話那頭的隨便一個人重要。

人們更加願意與他們喜歡相處的人合作，你的這些看似無心的行為，不會讓你成為那個受人歡迎的合作夥伴。

9

打斷別人的發言

如果你突然有了一個好主意，請至少等別人把話講完再開口，否則你只會給人留下不懂禮貌，不懂得傾聽的壞印象。你可以機智大膽，你可以思維活躍，你可以挑戰權威，會議中需要這樣的活躍分子來打破大家的思維定式。但是你不可以粗魯無禮，不可以把聰明當成你輕視社交禮儀的通行證，不可以把年輕當成你的無禮的替罪羊。

準備一副紙筆，把靈光一閃的好想法記錄下來，然後在合適的時機，合適的語境下拿出來與其他人一起分享、討論。這樣的做法會讓你和你的好主意更加被人重視。

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對凡事都品頭論足

人們有時會有錯覺，總覺得別人會像自己一樣在乎你的看法。在會議中，這種錯覺表現為對任何討論都要加上自己的一番評論。假如這樣的評論並不十分高明，很快就會引起他人的反感。因為很快的，人們就會察覺這個對凡事都要點評幾句的討厭鬼，是橫在他們和會議按時結束之間最大的障礙。不要成為那個討厭鬼，只有在能為討論帶來新的思路或觀點的情況下再發言。

也許你已經發現，要糾正以上大部分的行為，出發點都是基於對他人的尊重。這一點在任何社交場合都適用。關鍵在於，不要僅僅把會議當做解決工作問題的場合，它也是你展現交際能力的最好機會。有意識的從小地方改正自己，與人為善，提高自己的職業修養，你會發現工作也會隨之事半功倍。

接下來，根據我以往經驗、給大家一個會議流程參考（僅供參考）

1

凡是會議，必有準備（會前準備）

永遠不開沒有準備的會議，會議最大的成本是時間成本，會議沒有結果就是對公司的犯罪，沒有準備的會議就等於一場集體謀殺。所以，在會議必須有事先檢查制度，沒有準備好的會議必須取消。在會議前，必須把會議材料提前發給與會員，與會人員要提前看材料並做好準備，不能進了會議室才開始思考。

2

凡是會議，必有主題（會議主題）

開會必須要有明確的會議目的，在會議準備的PPT前3頁，必須顯示會議主題。

沒有主題和流程的會議，就好比讓大家來喝茶聊天，浪費大家的生命。

會議的主題，要事先通知與會人員。

3

凡是會議，必有紀律（會議紀律）

開會設一名紀律檢查官（一般由主持人擔任）議前先宣布會議紀律，對於遲到要處罰，對於會議上不安流程進行要提醒，對於發言帶情緒要提醒，對於開小會私下討論的行為要提醒和處罰，對於在會上發惡劣脾氣和攻擊他人行為進行處罰。

4

凡是會議，會前必有議程（會議議程）

要在會議之前明確清楚的會議議程，會議運營人員並要在會前書面發給各參加會議的人員，使他們能了解會議的目的、間、內容，使他們能有充分的時間準備相關的資料和安排好相關工作。每一項討論必須控制時間，不能泛泛而談，海闊天空。

5

凡是會議，必有結果（會議結果）

開會的目的就是解決問題，會議如果沒有達成結果，將是對大家時間的浪費，所以，每個人都要積極的參與到會議議程中來，會議監督官有權利打斷那些偏離會議主題的冗長的發言，會議時間最好控制在1.5-2H以內，太長的時間會超過人的疲勞限度。

會議主持人要設置時間提醒，現在還有60分鐘，還有30分鐘，還有10分鐘。會議的決議要形成記錄，並當場宣讀出來確認。沒有確認的結論，可以另外再討論，達成決議並確認的結論，馬上進入執行程序。

6

凡是開會，必有訓練（開會訓練）

把培訓是看成節約時間成本的投資，讓員工快速成長。培養員工，讓員工減少犯錯，提示技能，本質是提高了時間價值。要有專門針對如何開會的培訓，對每個層級的員工都有足夠的「會議訓練」，而中國許多企業缺乏這樣的培訓：如何開會，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對待分歧，如何會場匯報等的。這些必要的訓練，會讓公司的會議變得高效。

開會難免有意見不一或者爭論，如果處理不好，就會影響開會的效果，適當注意一些藝術和技巧，就會化險為夷，例如要儘量做到在會上公開稱讚、私下批評，在會中要做到就事論事，對事不對人，爭論時也要尊重別人，不可惡意批評別人，對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱讚，對意見不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊，特別是有上級人員參加時更要注意，千萬不能為了體現自己而貶低他人。有時候要採取民主集中模式，開放心胸，容納意見，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見，不要被自己先有的立場所左右，不要將你的結論強加於人，如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。

7

凡是開會，必須守時（守時）

設定時間，準時開始、準時結束：

準時開始、準時結束實際上就是尊重別人的時間，開會一定要準時，並要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結論可暫放一下避免影響其他議題。如一個議題一定要有結論的話要事先通知與會人員，使他們有思想準備。

8

凡是開會，必有記錄（會議記錄）

一定要有一個準確完整的會議記錄，每次會議要形成決議，會議的各項決議一定要有具體執行人員及完成期限，如此項決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會後互相推諉，影響決議的完成，這點特別重要，企業的各級管理人員經常會犯的一個毛病，由於會議沒有形成決議，導致會議的作用沒有體現出來，更會讓一些管理人員誤認為開會沒有意義，直接影響其不想主持開會或者參與開會。

9

凡是散會，必有時候追蹤（會後跟蹤）

記住「散會不追蹤，開會一場空」。

加強稽核檢查：要建立會議事後追蹤程序，會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時發現適時調整，確保各項會議決議都能完成。很多企業管理人員都沒有這樣的意識和習慣，企業的高層也缺乏這樣的求。

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最後請記住三個簡單卻很有意義的公式

①開會+不落實=零

②布置工作+不檢查=零

③抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。