卷首語
歡迎你，我的朋友。在閱讀本文的過程中，請不要被這些看似「技術用語」的風文嚇跑。撰寫的過程中，我想像著我正帶著不管是不是網際網路行業的讀者們一起構思和動手，因此我在敘述時著重將整個過程講細講透，保證你能看懂~
下面，就請跟我一起踏上這條搭建之旅吧！
全文結構如下：
一、系統規劃
（一）系統背景
我想搭建一個作用於工作、生活和學習的個人管理系統，用良好的時間管理作為系統接口，輸入信息素材、待辦事項和日程計劃，維護系統良好運行，並最終產出關鍵成果。（二）系統目標
把重心放在最重要的事情上，而不是陷入瑣事的泥沼不能自拔。高效管理個人事務，平衡工作和生活，而不是被天天追債。如果你有以上三個需求之一，就跟我一起來學習搭建一個個人管理系統吧！
（三）系統架構圖
這是我在動筆寫本文前自己構思的一張圖，它將成為我們的「建築圖紙」，我們將按照順序一點一點去完成我們整個系統的搭建。二、系統構建
（一）入參：信息收集和組織
信息獲取
我們每天都被大量的信息包圍著，注意，我這裡的用詞是「信息」，而不是「知識」，因為知識是有組織的、邏輯性的、分門別類的。換言之，被組織、加工、分類後的信息才能轉化為知識。當然，這裡的「加工」不是指篡改信息的真實性，而是信息被你的大腦解讀後能夠被你所理解和吸收。信息的獲取方式上，我在這裡將它分為：有意識地獲取和無意識地獲取。有意識地獲取：是指為了獲取某一領域的信息，專門去搜集大量資料，去粗取精，留下對你而言最有價值的，再專門去研究它。這類獲取具有主動性，也需要你在業餘時間花功夫去辨別信息價值。無意識地獲取：是指你漫無目的的瀏覽信息推送渠道，常見的有公眾號、新聞資訊App等，這類信息獲取是被動性的，因為是經過別人挑選和內容加工後推送到你眼前。在獲取信息的過程中，我們需要警惕一種「信息陷阱」，即如果你只始終關注自己感興趣和認同的那部分信息，就要小心了，因為很可能在各類App的推薦算法助攻下，你越來越只看見同類的「樹木」，而不見整片「森林」，聽不到全局的聲音，這對培養獨立客觀的思維具有一定威脅性。信息的獲取途徑上，我在這裡將它分為：線上渠道和線下渠道。線上渠道就有很多了，它的載體主要是App和網頁，這個不用多說，大家平常都會使用很多新聞資訊、讀書和視頻軟體。值得一提的線下渠道。這個比較依靠我們對周圍的主動觀察和交流。這裡我介紹下平常我作為一個PM（產品經理）的習慣。觀察法：這個對於內向的人來說比較適用，你只需要一雙銳利的眼睛和不怕挨揍的心。比如，平時在地鐵沒事的時候我就會看看周圍的人都在用什麼App，再看看ta又是個怎樣的人。交流法：這個通常需要你主動出擊（如果你對知識的渴望超過了你面對他人的羞澀），主動約一些行業大牛或者敬佩的前後輩交流看法。但其實有時候也沒那麼難，或許你只需要從不了解領域的普通人入手打聽到「敲門磚」就行了。比如我在餐廳吃完飯，結帳的時候就順便問下服務員餐廳收款和管理客流使用的是什麼系統，然後記下來，剩下的就去自己收集資料研究了。信息組織
分類收集，統一管理
信息組織通常是將信息加工（內化）為知識的第一步。在這裡我將其定義為有目的、有計劃地對多重信息進行聚合。我遵循的原則是：分類收集，統一管理。它的解釋是：將各渠道收藏的信息統一導入到一處，並通過標籤分組等方式進行管理。便於制定計劃去處理（吸收）這些信息。你知道的，曾經我們也是抱著一顆想學習的心，自從使用了收藏夾……建造你的個人信息花園
用OKR做好預期管理
OKR這個概念，很多朋友應該不會陌生。它是一個風靡全球的目標管理工具，也被很多大廠用於企業管理和績效目標設定。如果也不熟悉也沒有關係，我這裡快速介紹下它的定義。
O —— Objective，目標。在可行的時間內，我們想做什麼？（這個可以是定性的）KR —— Key Results，關鍵成果。我們如何知道自己達成了目標？（這個需要是定量的，讓你對完成時有個衡量和評估標準）按照以上特徵，我們可以嘗試寫出一個簡單的工作OKR，舉個慄子：
Objective：在一個季度內提高產品思維能力。
Key Results：
1.讀完5本產品類書籍，並用自己的語言總結一套產品方法論。
2.與身邊2位優秀產品經理交流學習，總結自己的收穫並做1次小組分享。
3.為業務設計的系統方案，業務評價滿意率達到85%以上。
OKR只能用於工作嗎？非也，事實上，我們在完全可以在生活中也去使用它，下面再舉個慄子：Objective：在兩個月內提高身體素質。
Key Results：
1.每周累計跑步10公裡。
2.將每月吃油炸油膩食物的次數控制在≤3次。
3.每天23:30準時睡覺，每周熬夜次數≤2次。
關於OKR，就暫時介紹到這裡，市面上有不少關於它的書，有興趣的讀者可以繼續去找來讀讀。
此時，我們已經開始對自己的工作、生活有了一個具有時效性的預期，為了優雅的完成它，我們離不開一個技能——時間管理。
用效率清單做好時間管理
我個人目前的時間管理方法學習了三本書籍，分別是：①《時間管理：如何充分利用你的24小時》（吉姆·蘭德爾）；②《子彈筆記》（賴德·卡羅爾）；③《創造時間：專注於每天最重要的事》（傑克·納普&約翰·澤拉茨基）。我總結了其中對我有價值的模型和觀點（Points），也是我目前正在使用的。四象限分類法
「你 80%的成就來自於你 20%的行為」。——《時間管理：如何充分利用你的24小時》（吉姆·蘭德爾）具體做法是：將每件事按照圖示方式分出四個象限等級。緊急但不重要：私以為這類事情是裡面中最難安排的，因為需要些技巧，也跟催你的人是否真的緊急有關。我的建議是，如果對方確實需要你的完成才能進行下一步，且任務能夠在短期內（比如1小時）完成，那麼就放到第2優先級去做吧。否則，我會在對方要求的期限內，處理完手頭更重要的工作後，再去完成它。重要不緊急：這類事情看起來好像不那麼著急，但請確保你一定要留意它，並將進度控制在可控範圍內。不要因為「不緊急」這點而在前期怠慢它，如果你不想花了很多時間卻效果甚微的話。這類事情需要你定期跟進和Review（下文我會介紹一些可用的工具），我個人是傾向於做事先緊後松的。不重要不緊急：這個怎麼安排你懂的。不要讓它佔用你的大塊頭時間。但注意，如果是工作的事情，都該有個期限和反饋。凡事有交代，事事有回音會讓你給別人的感覺更靠譜些。該方法方法來源於《子彈筆記》（賴德·卡羅爾），以下是使用介紹。準備一支筆和你喜歡的筆記本。在每日的開始時間，寫下當天主動或被動接收的事項，要點是：你需要做的事情——任務(Task），文字前用「·」符號表示。做完後，就可以把「·」變為「√」。你的經歷——事件（Event），文字前用「○」符號表示。你不想遺忘的信息——筆記（Note），文字前用「-」符號表示。如果後續再看發現已經變得不再重要，將「-」延長劃掉就可。這樣，你就可以用最簡單快速的方法記下了你的任務事項，不至於一團亂麻。你的時間流逝變得有跡可循。而且，用紙筆記錄的一個好處是，你不用受電子設備的幹擾，而是可以專心地沉浸在動筆寫下的每時每刻。記錄後就完事了嗎？Of course not，你知道的，單純的記錄只能讓未來的你窺探當初到底做了什麼，而要從每件事中學會成長，那麼一定需要你主動反思，汲取每件事的「剩餘價值」。該方法的目的，就在於每日記錄，每周回顧，定期反思。該方法來源於《創造時間：專注於每天最重要的事》，本書提出了一個「或辦清單」的概念，是指你每天的事情不一定都是要做完的「待辦事項」，你要從中抓住最重要的一件完成。2.找出其中最重要的1~2項。注意，要有取捨，最好不要超過2個，你也知道人的一天當中精力是有限的。3.將重點項排進當天日程表，以最高優級安排時間和聚焦精力去完成它。（三）基礎模塊：待辦事項&日程計劃&總結Review可以發現，我們的系統已經建成一半了！剩下的工程我們還需要搭建一個重要框架，我將其分為三個功能模塊：待辦事項、日程規劃和總結Review。待辦事項：用於處理工作、生活中的短期任務或事項。它的特徵在於完成時間可以控制在1~2天內，且有輕重緩急之分。日程規劃：用於制定工作、生活中的長期規劃和目標。它的特徵在於需要長期跟進，並要定期把握進展和整體方向。我推薦使用下圖的拆分方式，將長期目標拆解為一個個小目標和短期任務，小步快跑，逐個擊破。總結Review：總結、反思這段時間的投入和產出成果，設法改善效率，修正方向。這裡我用那句廣為人知的話來概述：不要因為我們走得太遠，而忘記當初為什麼出發。正如我在篇頭強調的那點：加工和內化後的信息才能成為知識。關於輸出和分享個人知識，也是我創建這個公眾號的初衷，這部分我會單獨出幾篇推送來介紹，並說說為什麼我的花園是叫「數字花園」。至此，我們的系統已經設計完畢並搭建起來了。但是，沒有投入到實踐中檢驗的系統，產品設計的再好也只是紙老虎。進一步說，如果沒有將對工作、生活、知識的管理理念運用到實踐中，那麼再好的理念也只是空中閣樓。因此，我專門出了這部分內容，以我自身的真實案例，帶領大家將系統正式上線測試！（一）挑選測試工具
首先，工欲善其事，必先利其器。不論是信息管理、時間管理還是事項管理，我們需要藉助工具讓其事半功倍。下面我介紹自己常用的一些工具軟體，大家按需取用，找到適合自己的就好。信息收集和組織
印象筆記/有道雲筆記：這兩款大概是國內最為人知的兩款筆記應用吧，功能都很強大，能夠一鍵剪藏微信、微博、網頁的文章，並且移動端/PC端實時同步。大家看個人喜好選一款就好。時間管理
對於時間管理應用，我的建議是在精不在多，這體現在兩個方面：
一是市面上類似應用眾多，大家試用後選一個最貼合自己使用習慣的App固定下來記錄就好，不要將時間花費在記錄上；二是記錄的事項最好是可控的。我一般不會特意記錄固定化的用時，比如睡覺，因為睡眠的時間會佔據我每天時間記錄的NO.1，其他事項用時佔比的呈現會相應不那麼直觀，反而影響我對它們用時的分析。時間記錄/愛時間：隨時隨地記錄當前時間在所投入事項上的流逝，適用於事中記錄，需要手動點擊開始和停止，所以一開始需要習慣一下。塊時間：如果你總是在使用時間記錄App中忘記點擊開始和停止，那麼可以嘗試下這款應用，這是一款偏事後記錄的時間應用，你可以直觀的看到一天各時段的用時情況。待辦事項&日程計劃
總結Review/個人知識管理
石墨文檔/騰訊文檔/飛書文檔：大概是國內受眾最廣的幾款在線文檔了，它們都能實時保存文字數據並支持多人同時協作，電腦死機也不怕了。使用體驗上會略有差異，大家根據個人喜好選擇即可。都支持移動端/PC端同步。Confluence：知名管理軟體工具供應商Atlassian出品的企業協作wiki，也是目前市面上最好用的wiki工具之一。缺點是只有PC端，且免費個人版分享出去的連結沒有權限控制…Notion：上文已經介紹過，筆記功能同樣強大豐富，可與Confluence媲美。One Note：值得一提的是微軟出品的One Note，寶藏筆記軟體，真的蠻好用的，它就像一個筆記夾子，滿足你寫寫畫畫的需求，移動端/PC端同步。工具就介紹到這裡啦。至於使用它們，初衷是為了節省我們記錄的時間並能夠長期保留，但如果花費太長時間在上面就有點得不償失了。而且第一次使用一款工具通常需要一個磨合期，我的建議是大家選一個最貼合自己使用習慣的，然後固定下來，不要讓操作花費你太多時間。有了工具的助力，到這裡，我們的系統就可以正式上線運行了。通過我前文的介紹，你或許能夠：通過對信息的收集和組織，讓自己的信息花園變得豐富有序，作為花園主人你清楚各種花的種植位置；通過使用OKR管理預期，你有了工作和生活中的長短期目標，不再漫無目的；通過記錄時間投入，讓你對自己每項事情的用時花費有個了解，並能掌握自己一天/周中效率最高或者最不受打擾的時段。通過記錄任務事項、日程計劃，你井井有條地管理手頭的各種事項，工作和生活不再一團亂麻；並且通過優先級分類，將時間投入到完成最重要的事情。通過總結Review，你不斷修正自己的方向和行為，帶著自己的意向去工作和生活。系統的上線並不意味著工程的結束。任何系統都是在迭代中不斷完善的。我們剛剛建成了系統的V1.0版本，接下來我們要在時間的檢驗中不斷去迭代它，迭代它的過程中，其實是在迭代你自己。我建議大家對自身形成一項反饋體系，即：根據自己適應的節奏，以日/周/月為維度，將上一日/周/月收穫的好習慣、好經驗投入運行到下一日/周/月裡，不斷形成正反饋。這裡我再引入介紹一種「PDCA循環」，它是質量管理領域的一個出色概念模型，有興趣的同學可以繼續去了解一下。這裡我簡單講述下它的基礎用法：Do：執行，根據已知的信息，執行計劃內容，測試結果。Check：檢查，分析和確定成果，好的總結經驗，不盡人意的找出問題所在。Act：處理，根據Check的結果，採取相應措施和行動，好的鞏固，差的加強。（三）我的系統實踐
我在這部分將介紹下我的系統使用，好讓大家讀完本文後能有個直觀的感受，更希望起到拋磚引玉的作用。每日管理
一日開始的清晨，用子彈筆記法寫下當日要完成的所有任務、安排、不想遺忘的信息等。根據重要度（重要且緊急/重要不緊急/不重要緊急/不重要不緊急）給每項任務劃分優先級（P0→P3），並圈出當日最重要的1~2件（給定事項的數量≤2）。打開Teambition（後來我直接設置成瀏覽器首頁了）的周日曆視圖，規劃當天的工作安排，並將最重要的1~2件任務排入當天最不被打擾的時間裡，剩下的時間分布其餘事項。開始一天工作，並在各時段（比如1~2小時）結束後在Teambition上更新時間投入和事件進展，同時劃掉完成的任務，記錄突發事項時間的佔用、臨時接到的工作需求等，直到一天結束。大概就能得到下面的記錄↓Review當日成果及進展：按照PDCA循環寫下當天重要的事項、分析、感想和改進方式，我個人比較喜歡用筆書寫。如果大家不知道按什麼方式去反思，我推薦使用《創造時間：專注於每天最重要的事》一書裡的模板↓如果有不能當日完成的事項，我會再用子彈筆記法全部羅列出來，重要事項會直接排入到第二天的日程，這樣一切有了著落，我也知道在什麼時候要完成什麼任務，睡覺也更踏實了。每月管理
在每月第一日，我習慣對上個月的重要事項和對整體感受做一個回顧，並寫下當月的展望（我給它取了個名叫「每月季語」，哈哈）。這個基本上是按照我的心情來敘述的，算是生活隨筆，比較輕鬆隨意。接著，我會根據當月展望與實際情況，制定本月的個人OKR，主要圍繞工作、讀書、生活三個方面。這個就完全按照我前文介紹的OKR寫法來寫的，這樣月底結束也能夠進行評估。每周結束後，我會Review一遍當月的OKR，如果有需要臨時調整的我會進行修正，把控整體方向和進度。在每個月進行期間，我會把一些需要長期跟進的項目用Teambition的月日曆功能記錄下來，並設定裡程碑和重要節點，這能夠讓我隨時一目了解什麼時候需要自己或他人交付什麼結果。學習/讀書/生活管理