大多數公司的會議多且冗長，美國市場調研機構 Harris Poll 的調查說，平均每次工作要持續 4.5 個小時，但會議本身還不是最令人心累的部分，調查中有 60% 的人說準備例會比開例會還要費事，要花掉 4.6 個小時。
在好奇心研究所關於「工作會議中哪個環節讓你身心俱疲」的調查中，經過共 2153 次讀者表態，排名靠前的都是關於會議低效的指控，像是「大部分討論明明可以點對點交流，但所有人都要坐這聽著」「討論到最後得出的結論，在後續工作中一直被推翻」「頭腦風暴會前沒人準備，會上冷場現想」。其中，「會前要準備精美的 PPT，用的時間比開會還長」獲得了 206 次贊同，排在第 4 位。
PPT 不僅製作花時間，作用也存疑。它的呈現方式是碎片化的，多數演示用 PPT 僅僅在羅列一些關鍵詞，完整的句子變得雞零狗碎，複雜的問題被簡化處理。金融時報的專欄作家 Lucy Kellaway 說，PPT 上演了一個奇蹟，它讓事情變得既過於簡單又過於複雜。只要把關鍵詞放進按頁播放的秩序井然的展示結構裡去，就能讓那些邏輯最混亂的人也擁有似是而非的條理。
很多時候，PPT 更像是一項花費大量時間精力製作的試圖在會議中矇混過關的趁手道具。
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儘管賈伯斯本人在發布會上引領了一代幻燈片展示的新潮流，但在工作會議中他也很排斥使用幻燈片。自傳裡記錄了他的態度「我討厭人們使用幻燈片的方式代替思考。我想讓他們參與進來，在桌上列出問題，知道自己要討論什麼的人根本不需要 PPT。」
亞馬遜 CEO 貝索斯則把這種態度落實到了制度層面，他在公司內部明令反對使用 PPT，在他看來，能利索講清楚一件事比做 PPT 更能說明問題，也更能幫助員工深思熟慮。
至於替代方案，他和戰時的邱吉爾不謀而合，都認為簡明扼要的備忘錄就挺好。
邱吉爾在 1940 年 8 月 9 日，倫敦遭到大轟炸前一個月，曾經向英國公務員們口述了自己關於備忘錄的看法：「做我們這行需要讀大量的文件，還幾乎都特別長，如果大家都能遵守簡明扼要闡述真正要點的紀律，會有助於更清晰的思考。」
貝索斯在最近給股東的一封信裡誇耀了亞馬遜的會議文化——每個人開始開會時先閱讀不超過六頁的備忘錄，解釋他們想要討論些啥。接下來也不是直接展開討論，而是在沉默中看半小時由其中一名主管做的簡報。
這要求每個人在之前把充分考慮過自己的提議，並且用組織結構完整的陳述文本表達出來，以便所有人都能 Get 到。輪流讀備忘錄則是為了讓在場所有人都清楚接下來要討論什麼，而不是被空話套話搞得索然無味全程放空。這麼做一定程度上也更民主，降低了馬虎武斷地下決定、或者由在場的兩三個人掌控結果的機率。
關於數據和需要說明的細節，貝索斯和邱吉爾都認同它們應該出現在附錄部分，而不是敘述當中。
這樣看起來會議前需要做的事情變簡單了，但實際上準備簡潔有力的敘述比在 PPT 上填進一些關鍵詞和短語要難多了，需要你停下來捋順邏輯，並且以能夠啟發別人的方式組織成完整的表達。
邱吉爾也許用小腳趾就能搞定，但對於你我來說，全神貫注都挺難。
題圖來自：Giphy studiosoriginals