1.什麼是金字塔原理。總的來說，金字塔原理是組織思想的方法和工具，而我們日常生活中常常沒有意識到思想需要被組織。舉個例子，想像一下現在你是一個公司的 CEO，這個時候你新來的秘書給你匯報日常工作，她是這麼說的：負責營銷的劉總說他明天不能參加下午3點的會議了；負責研發的王總說他不介意晚點開會，明天開也可以，但是明天10點半以前沒有時間；而負責產品的馬總說他明天晚些時候才能從上海趕回來，而且明天的會議室已經有人預訂了，不過禮拜四的會議室還沒有人預訂，所以我們會議的時間定在禮拜四上午11點比較合適，您看行嗎？如果你是 CEO，可能聽秘書的這段介紹都快暈了。為什麼？這就是因為她的思想沒有經過組織。
2.用金字塔原理重新組織思想後，秘書的匯報可能就變成了這樣：老闆，您看原來定在今天的會議改在星期四上午11點開怎麼樣？因為今天的時間，營銷老總劉總他沒辦法參加，而其他領導能配合的時間只有這周四了，而且這周只有周四的會議室還沒有被預訂。所以，您看會議改到周四上午11點，可以嗎？這一次你再聽秘書的介紹，是不是就清晰了很多。為什麼會有這樣的差別呢？答案就在於後者用了金字塔原理。那什麼是金字塔原理呢？用一句話說，金字塔原理就是說任何一件事情都可以歸納出一個中心論點，而這個中心論點可以由3到7個論據進行支撐，每一個論據它本身又可以成為一個論點，同樣，也可以被3到7個論據支撐，如此重複形狀就像金字塔一樣，這個就是金字塔原理。這時你可能會說，這個不就是我們高中語文學的議論文的寫法嗎？從開始有一個論點，然後下面用分論據來論證。說起來還真是有點像。不過，金字塔原理在具體應用起來，還是有很多注意事項的。
3.比如要強調「結論先行」，什麼意思呢，就是在你表達觀點時優先說出你的結論。就像剛才舉例的秘書匯報工作，首先要匯報的就是結論：我們把會議改到星期四上午11點。為什麼要結論先行呢？這就和大腦的運作方式有關係了。大腦如果提前了解了一個結論，那麼它就會自動的把接下來獲得的相關信息歸納到這個結論下面來尋找聯繫。而相反的，如果我們在聽別人介紹觀點的時候不知道結論是什麼，大腦就會很困惑，一直要試圖弄清楚各個觀點到底想講什麼問題，這樣理解起來就很費力。就像第一次秘書介紹情況的時候，不介紹結論，直接介紹各種論據的時候，我們聽起來就很費解。所以，結論先行很重要。其次，還有一個注意事項，那就是每個論點下面的論據不要超過7條。一般而言，有4、5條論據就足夠了。這是為什麼呢？這是因為大腦沒辦法同時容納7個以上短期記憶的事情，我們記不住。
4.比如，你要出去買報紙，就順便問了一下你愛人說：「有什麼東西幫忙帶的嗎？」然後你愛人說，「太好了，那個我想吃葡萄，你買點，對，順便買點牛奶。」你說，「好的。」然後剛要走出門口，她說，「對了，咱家土豆也不夠了，然後也沒雞蛋了，你把土豆、雞蛋買一點。然後順便還有胡蘿蔔，橘子、鹹鴨蛋。」你都出門了，她又補了一句說，「對了，不要忘記再買點蘋果回來。」你問，「還有嗎？」「沒了，買點酸奶吧。」現在，請問你去了超市之後，還記得你的愛人讓你買什麼東西嗎？我想絕大多數人是記不住的。為什麼？就是因為大腦沒辦法同時記住超過7個以上的事情。
5.那怎麼辦呢？任何一個論據都不要超過7條，而且超過4、5條之後，你就要把它們歸類到不同的類別裡面，這樣才能幫助我們記憶。比如，我們可以把剛才說到要帶的東西稍微歸類一下，就容易記憶了：你可以告訴自己，要買水果、蔬菜和奶蛋這三類產品。而水果就買葡萄、蘋果和橘子；蔬菜就買土豆和胡蘿蔔；而奶蛋產品就是牛奶、酸奶以及雞蛋和鹹鴨蛋。你看，這樣一重新組織，是不是就容易理解和記憶得多了。因此，金字塔的結構實際上就是分類、關聯的過程，而金字塔原理的論據不要超過7條。
6.最後，還有一個注意事項，就是每一個論點一定要言之有物，有思想。這一點很多人沒有注意到，容易出問題。比如，我們經常在開會或者寫文章的時候會有類似的句子：我們公司現在存在三方面的問題，或者總結說我們前一段項目的成功有三個原因。可是，這樣的句子都是言之無物，缺乏思想的。為什麼呢？因為我們沒有辦法從你說的兩個問題、三個觀點之間獲得任何有益的信息。事實上，一旦用這樣言之無物的方式來作為一個論點的話，那說明你是沒有充分思考清楚這個問題。
7.有一次芭芭拉·明託看她的同事寫的一篇報導，題目是「公司在組織管理方面存在兩個問題」，接下來就長篇大論論述這兩個問題。當時芭芭拉·明託就跟他說，你這樣其實是沒有深入思考的，你這兩個論點是言之無物。她的同事突然意識到這個問題，重新思考之後，把他的論點調整為「公司存在的主要組織問題是沒有充分授權」。你看這樣，你的論點就清晰得多，別人立刻就知道你想要表達什麼內容。所以，下次你再給公司提意見，寫總結的時候，就不要寫我們公司在員工管理上存在兩方面的問題，這樣都是言之無物的。你可以寫得更好。比如說，我們公司在員工責任和相應的激勵制度上不匹配，導致績效較低。這樣的觀點就有價值得多。所以，這就是對金字塔原理的一個整體的介紹，結論先行，每層結論下面的論據不超過7個，每一個論點都要言之有物，能夠有明確的思想。