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秘書新人如何更好更快勝任崗位討論活動綜述
（秘書窗按：本文為討論綜述版，發表版刊於2017年12月《秘書之友》，小號近日刊登，敬請期待，屆時請小夥伴對照綜述版及發表版，比較體會同篇文章在不同寫作要求下的獨特面目。）
秘書新人如何才能儘快進入角色、熟悉工作、融入集體、做好服務、幹出成績。這是秘書新人、高等院校及用人單位三方都很關注的話題。基於此，《秘書之友》編輯部於2017年9月10日組織《秘書新人如何更好更快勝任崗位》專題討論活動。江蘇省連雲港市政務辦黨組成員、副調研員胡利民受邀擔任主持人。湖南長沙師範學院王維新老師、江蘇蘇州大學倪祥妍老師（以下直接點名，其他人員類同）等踴躍參與交流，取得了系列共識。這些共識對於促進秘書新人轉換角色、院校培訓教育、用人單位因勢利導具有一定參考價值。現將有關情況綜述如下。
一、秘書新人如何努力才能勝任新崗位
大家認為，秘書新人走上崗位就從在校學生、家庭子女向社會人角色轉變，需要自主自立、發揮才智、履職盡責、服從安排、服務單位，特別要在觀察思考、手腳勤快、拜師學藝、材料寫作、自學提升等方面要狠下功夫。
關於觀察思考。秘書新人剛到單位要善於觀察、勤於思考、多動頭腦，才能熟悉環境、找到位置、轉換角色、融入工作、擔當任務。王維新、天津師範大學程林盛老師都認為要先熟悉環境，全面了解崗位職責、人事關係，主動融入新的集體環境。江蘇師範大學蔡茂老師提出，應學林黛玉，剛進賈府不要亂說亂做，首先察言觀色。揚州大學陳龍老師提出要善於觀察領導，把握領導風格，保持足夠悟性。胡利民認為重在觀察四項內容：一是觀察領導習慣、單位工作習慣，二是觀察單位公文處理風格、流程、管理及要求等，三是觀察同事特別是文秘、業務高手工作思路、亮點材料的風格及特點，四是觀察領導批評的對象、事情及問題所在，並能舉一反三、觸類旁通。
關於手腳勤快。秘書新人要眼裡有活、眼勤手快，特別是作為辦公室服務重要內容的衛生保潔工作必須精心細緻、持之以恆，不能掉以輕心。領導從衛生保潔服務中就能看出秘書敬業精神強不強、工作細心不細心、手腳勤快不勤快、個人意志堅定不堅定。廣東羅定職業技術學院鄧輝老師認為要堅持每天提前到領導辦公室打掃衛生，做好擦桌子、衝茶等小事情。倪祥妍、浙江湖州職業技術學院圖書館館長楊群歡教授認為早到勤做不拖沓比業務學養更重要，打雜類小事要做好做精，一屋不掃，何以掃天下。胡利民認為打掃衛生、擦桌子、衝茶等事情雖小但很重要，可以折射出秘書新人身上諸多素質。秘書新人從校門、家門到單位門，最大變化就是不再有人寵愛，需要自己走路、自擔風雨、自主自立，如能做好衛生、倒水、拖地、擦桌子等小事情基本就能寫好材料。山西忻州師範學院葛延峰老師提出，該校當初找實習基地被部分單位婉拒，後來要求實習生早到半小時打掃衛生，現在該校實習生供不應求，部分單位核心業務都是學生在做。江蘇蘇州大學吳雨平老師認為寫作能力是硬功夫，掃地倒水是態度問題。
關於拜師學藝。師傅引進門、修行在個人。秘書新人進入單位面臨二次拜師學藝，要善於向同事前輩學習業務工作經驗，才能更好更快進入角色、熟悉工作。倪祥妍、河北保定學院左松濤老師都認為秘書新人拜老師很關鍵，應該向有經驗的同事學習工作方法，掌握工作流程，熟悉工作要求，力爭少走彎路，快速適應崗位。倪祥妍、胡利民兩位有秘書工作經歷，都表示曾經多多得益於向資深秘書拜師學藝。
關於材料寫作。擁有好文筆、寫出好材料是秘書職位必備的基本條件，也是領導仰仗秘書服務的重要內容。葛延峰提出，秘書核心競爭力就是材料功夫，該校特別注重培養學生公文寫作能力，要求學生每周仿作五千字公文材料。王維新表示自己曾讓學生把一句話拓展到一千字，或把一千字提煉成一句話，既能夠把短文章寫長，又能夠長文章寫短。楊群歡認為熟悉公文撰擬與處理程序是必須基本功，要善於強化積累，培養條理清晰的思維習慣，夯實材料處理基本素質。吳雨平認為最難就是寫文稿，主要靠在學校打基礎、觀察思考，勇於向前輩請教。
關於自學提升。秘書新人在學校所學知識重點在於素質基礎，走上崗位需要緊密結合實際運用所學知識做好服務，同時還要培養良好的自學習慣，做到幹什麼學什麼、缺什麼補什麼，保證業務素養勝任崗位要求。程林盛、蔡茂、楊群歡都認為要有清零意識，自覺認識到大學畢業等於零，主動調研摸底、培養學習習慣。王維新提出，很多單位秘書崗人才奇缺，常常一個秘書離開、另一個頂上，新人兩眼一抹黑、沒人悉心指導，領導也不會經常談心，這樣自學就非常重要，不僅要學公文處理規範，而且要通過以前材料熟悉領導的愛好、口味、關注點以及單位基本情況、任務目標、常規舉措，積極參加單位工作會議，熟悉領導講話風格及表達特點，做好會議記錄和學習筆記；注意拓展學習領域，堅持擴大知識儲備面，達到給領導一滴水、自己就要準備一桶水的境界；善於通過自學提升完成破繭化蝶過程，從看山不是山、看水不是水到看山還是山、看水還是水。
二、院校如何為秘書類學生適應崗位創造條件
院校在秘書新人成長過程中具有關鍵性基礎作用，需要緊密結合社會實踐需要，不斷優化完善知識培養結構，增強學校教育與社會實踐之間銜接，從源頭上為學生順利走上崗位創造條件。大家認為，院校今後要重點強化課程設置、實習鍛鍊、寫作培養等方面。
關於課程設置。《秘書之友》編輯部王安應老師認為秘書新人培育是個系統工程，學校教育需要從培養方案、課程設置、實習實踐等方面契合單位需求，不能閉門造車。胡利民認為，院校需要為秘書專業學生上好四堂課：第一堂是做人課，教育學生做個堂堂正正、進取敬業的正派人；第二堂是材料課，教育學生在學校熟悉各類公文基本風格、起草特點、主要範文、素材準備等；第三堂是文娛課，鼓勵學生學習網球、羽毛球、桌球、籃球、圍棋、象棋等特長，增加交流渠道和手段；第四堂是人格課，就是要有健全人格、陽光心態，經得住重壓和批評。吳雨平認為學校要加強職業認同感教育，讓學生從內心認同文秘專業、熱愛文秘職業。王維新認為要重視學生創造性思維培養、信息收集處理能力。
關於實習鍛鍊。實習鍛鍊是秘書專業學生熟悉業務、錘鍊技能、接軌實踐的重要環節，也是各類高校高度重視、大力推進的重要措施。倪祥妍從事秘書實務教學，特別鼓勵學生課餘或假期去找實習單位鍛鍊，實習鍛鍊越早越好，甚至可用實習心得抵算平時成績。蔡茂認為實踐類課程應有資深秘書參與，把現場實踐分為崗位見習、體驗實習與秘書專業實習，現場實習指導老師要與學校帶隊實習老師分工合作。雅小亞提出可以先在校內行政部門實習，再結合實踐課程實行校企合作模式，通過企業輔助培養秘書新人工作能力。
關於寫作培養。寫作能力是文秘人員必備的基礎性素質，也是院校課程設置和教學活動重點用力所在之處。胡利民認為寫作沒有捷徑，要多讀、多寫、多總結、多反思、多挨批，最後才能被逼出來，做到公文材料內容經得起分析，修辭標點經得起挑刺。寫作基本能力要在學校培養成型，掌握材料起草方法，起碼要有語法概念、層次概念、謀篇布局意識。學生在學校不問寫什麼材料，都應做到結構清楚、重點突出、主題鮮明，走上單位再磨鍊基本功就晚了。蔡茂、吳雨平、廣東羅定職業技術學院鄧輝老師都認為寫作無他法，逼是好辦法，只有多讀書，善思考，勤練習，才能在寂寞中熬煎出來。王維新特別強調活學活用，鼓勵學生寫自己的話，寫自己話的一句也給優。葛延峰認為公文寫作既要有天分，又要依靠長期培養；秘書不會寫，其他都白搭；理科生寫作能力、文學素養往往強於文科生。
三、用人單位如何引導秘書新員工適應崗位
用人單位是秘書新人職位提供者、任務安排者、績效考核者，在秘書新人成長過程中擔負著極為重要作用，也是本次討論關注的焦點話題。大家話題主要集中在師傅傳幫帶、鍛鍊機會、職業規劃等方面，
關於師傅傳幫帶。王安應認為，用人單位為讓秘書新人儘快進入角色肯定少不了安排傳幫帶。單位主要領導工作水平較高的會更加重視文秘人員傳幫帶工作，並會提出更嚴要求錘鍊新手。例如，某省衛生廳原先寫稿的人很少，後來搞個師帶徒文字練兵活動，每個科室選一個師傅，定期布置寫作任務並予指導，同時請進來走出去開展寫作培訓，通過三五年努力每個人都是筆桿子。楊群歡認為單位文稿質量某種程度上就看主要領導材料水平高不高。有些單位領導要求秘書培養替補人，培養不出來自己就不要走。葛延峰認為領導也是非常好的傳幫帶師傅，有的領導秘書出身，筆頭硬、有思路，能提出稿子思路讓秘書照貓畫虎，畫不好就自己修改。最怕的就是不會寫材料的領導，秘書最受罪。
關於鍛鍊機會。用人單位要給秘書新人更多鍛鍊機會和施展才華的舞臺。胡利民認為用人單位除秘書新人安排傳幫帶師傅外，還要提供練習本領、熟悉職位的機會和舞臺，提出更高工作標準和要求，但要給予必要容錯機會。倪祥妍認為用人單位領導及員工對新人多點善意幫助，少點惡意挑剔，促進秘書新人更快適應。
關於職業規劃。王維新認為要積極引導秘書新人健康成長，幫助制定人生規劃，逼迫勤學苦練，讓優秀秘書百鍊成鋼、擔當重任、前程錦繡。胡利民認為用人單位難以幫助制定人生規劃，更多在於秉性悟性、實踐洗滌、大浪淘沙，最後歷盡磨鍊、成熟成材，才有更大施展舞臺。楊群歡認為悟性是秘書最重要的核心能力，秘書發展就是厚積薄發歷程。
最後，王安應做了全面總結，認為本次討論內容系統全面，討論話題深入，觀點角度新穎，論題緊扣重點，理論和實際結合緊密，所涉事項引人深思，對秘書新人健康成長、院校開展針對教育、用人單位工作安排都有借鑑意義；相信秘書新人在各方共同努力下，一定會更好更快勝任新崗位。
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