「永遠讓公司的員工，能坐在合適的地方」這句話既簡單，又不那麼簡單。
工位管理是行政工作很重要的一塊。
因為工位在大家的眼裡，既是私人領地，又是各個團隊聚集地，有的工位是「海景房」，有的是「看門位」……於是對行政來說，工位沒安排好，可能就會影響接下來所有工作的推進。
不僅如此，在快速擴張的公司，工位管理如何才能應對激增的員工數量？工位不夠而在會議室、樓道辦公的例子絕不少見。
如果對公司需求、員工需求把握不當，安排好的工位可能變成一個「不定時炸彈」，隨時可能爆炸哦！
今天我們就來當「拆彈部隊」，快惡補一下關於工位管理的小重點！
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員工工位需求從裝修規劃時期就要考慮
工位管理其實從裝修設計就開始了，每天在公司要待8至12個小時，辦公的環境是否舒服，工位的設置是否讓大家滿意，已經和同事們的辦公室幸福指數掛鈎。
一起看看提升大家的幸福指數，我們需要注意些什麼？
1.工位分區的規劃
分區規劃要充分考慮到各部門的工作特殊性及相互之間的配合緊密度。
比如，財務部就不適合放在前臺附近或者人員往來比較頻繁的區域。
行政部、人力資源部這樣的職能部門可能就需要放在比較方便服務全公司員工的區域。有的公司還會在最方便的區域設置行政人事的服務窗口，方便員工進行業務辦理。
另外，網際網路公司有技術部與產品部、運營部，或者其他配合比較緊密的部門，在工位規劃上，也需要考慮把他們放在相近的區域，方便溝通。
2.開放式辦公區域的動線設計
辦公室動線設計是工位區域舒適的關鍵，只要是參與過辦公室裝修設計的小夥伴，都不會對動線這個詞陌生，用最簡單的話來說，就是辦公空間中各類角色的行動路線。
我們需要重點關注的是：只有動線規劃得越合理，區分員工與訪客不同的行進路線，做到內外有別，員工的工位區域才會越舒適。
員工動線與訪客動線交叉越少，越不容易受訪客的到來影響正常工作，從而讓員工專注工作保持高效。
3.特殊群體的需求
辦公室工位或開放、或私密，後續人員的分配大概是情商智商都要高的行政才能做好的事。
a.高管工位
有喜歡坐在員工左右的賈伯斯，就有必須單獨一間辦公室的高管大大。不同的高管，有著不同的辦公習慣。商務洽談空間、物品文件多少、決策環境安靜與否、日常辦公習慣都因人而異。
b.技術工位
技術部門不僅在單片區域會單獨集中在一起，有時候技術團隊甚至會獨佔一個樓層，並且閒人免進。
c.孕婦工位
日常不會單獨設置，但是可以根據需求申請更換工位。比如遠離空調出風口、印表機，臨窗等等。
所以，從員工的角度去規劃辦公室，同時還能兼顧到效率和組織文化，規劃工位區域不是一件簡單的事。
但實際投入使用後，工位數量的管控同樣讓我們傷透腦筋。
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一定的工位空置率，更能從容解決員工激增的問題
每當公司發展擴招的時候，工位永遠不夠，此時的行政就像熱鍋上的螞蟻，急的滿城找辦公室。
有沒有什麼能夠提前稍微給我們行政提個醒？
工位空置率，就是工位這顆」定時炸彈「的秒表。
在人員變動頻繁時期，想要提高行政對工位的管理效率，可以這樣做：
1.根據HeadCount設置工位空置率預警值
a.如果是快速發展期，要設定一個合理的「工位空置率危險值」，如30%，一旦空置率低於30%時，務必要啟動現址改造、擴租或換租的方案制定和報批，確保在人員到崗前有工位資源保障辦公需要。
d. 如果是平穩發展期，要設定一個合理的「工位空置率最高值」，如20%，一旦空置率達到20%時,說明工位有沒必要的空置和浪費，應該採取合併辦公、部分退租等動作，為企業節省不必要的開支；或者進行現址改造，把空置區改造成員工需要的會議室和活動空間。
c. 如果是減員縮編期，要根據縮編比例數據及時啟動退租或部分退租等流程。
2.人員配置計劃（HeadCount）數據
通過HR及各業務線的最高負責人，提前了解公司未來半年至一年的人員配置計劃（HeadCount）數據。
關注公司目前及未來一年到兩年的人員增長趨勢是怎樣的？
a.快速發展期，預計每年增長百分之多少？比如20%-30%
b.平穩發展期，預計每年是零增長還是少量增長？比如0%-15%
c.減員縮編期，預計每年的減員縮編比例5%-15%；
Tips：工位空置率= 未使用的工位數/工位總數。
舉個慄子：一家企業，工位總數為300個，已使用260個，工位空置率則達約13.3%，如果此時公司在快速發展期，要擴招100人，還等什麼，趕緊對接HR了解人員配置計劃後，租樓去！
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用智能工位管理為行政減負
劃定工位區域、設定工位控制預警，但辦公樓面積一大，工位使用還會遇到許多問題：隨便換座位不申請，找不到人，空置率線下不好統計等等……
尤其近幾年開放式辦公空間、共享工位開始大火，是否有一些智能工位管理系統為行政減負呢？
關於智能工位管理，對於行政工作還是比較有幫助的：
1.大面積的辦公空間，工位地圖導引能夠提升人員之間溝通的效率，除了基礎的樓層平面圖，有技術條件還能做在線版，實時更新。
2.將線下的工位狀態，搬至線上智能工位管理系統。除了數據的收集，也有利於日常服務的跟蹤。
3.智能工位系統讓工位輕量化，能更高效的提高辦公空間利用率。
工位不夠，不一定要按傳統的做法給每一個人增加一個工位。經過數據跟蹤評估你的公司人員運行情況，評估後條件允許的情況下，通過設計智能工位管理系統的介入，可以讓有限的辦公室空間服務更多的員工。
比如：埃森哲在北京環球金融中心的辦公室，1000多位員工僅用了272個工位。那些高流動性或者長時間出差的員工，每8個人擁有1個工位，這個數字依據的是長期出勤率的調查，並被證明是充分合理的。
辦公室變輕了，智能工位管理讓工位與員工都能活躍起來。
最後
好的工位管理少不了員工需求、公司需求、行政管理需求的考量，而足夠的數據積累能夠幫助我們做出更貼合各自企業特色的行政服務決策。
行政的專業輸出並不是假大空，未知都在等著我們行政去發現、體驗、了解。