時間管理中有一個PDCA循環法。其中C代表Check，A代表Act。意思是在做完一件事後，要對它進行相應的反思，與糾偏。這裡就引出了我們時間管理大廈的四大支柱之一的持續改進的概念。
無論各行各業，亦或是我們的自我管理，時間管理，要想不斷取得進步，都離不開持續改進。像我從事的食品安全行業，每一個食品工廠，都應該有一份持續改進的文件，去制定持續改進的目標並執行。那麼，在我們的時間管理當中，應該如何實現持續改進呢？具體來說，持續改進的流程可以分為以下幾個步驟，分別是識別改進機會，設立目標，實施改進，評估成果。
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識別改進機會
要做改進，首先我們要知道怎麼去改進。關於識別時間管理的改進機會，我們有很多方法，其中一個最經典的例子就是記錄，復盤與總結。沒有記錄，等於沒有發生。首先我們要記錄下來，每天的時間都花在了哪裡。關於記錄的方法很多，現在市面上也有各種各樣的app可以用。我現在使用的是excel表格，用起來也很方便。但無論使用什麼方法，我們都要把時間開銷給記錄下來，這樣在復盤的時候我們能夠知道每天的時間都花在了什麼地方？花在了這些地方的時間值不值？有多少時間是被浪費掉了？我們是否有改進的空間？有多少改進的空間？
02
確定改進目標
識別到了持續改進的機會，下一步就是要為這些可以改進的點去設立目標，也就是具體要改進到什麼要程度？具體的設立方法可以參考之前的SMART原則：
· Specific：我具體要改進什麼？是改進時間的浪費？是提升時間的利用率？是提高時間的效能，做更有價值的事？還是其他什麼？
· Measurable: 我的改進計劃必須是可以衡量的。比如我之前每天會浪費2個小時刷短視頻，將來能不能做到只用一個小時？比如我之前每天要花3個小時寫一篇文章，現在能不能只用2個小時，以此來提高效率？
· Attainable：我制定的目標必須是可以實現的。還是剛才那個例子，如果之前每天要花3個小時完成一篇文章，不可能說現在半個小時就可以完成。目標的設立一旦失去可執行性，也就失去了意義
· Relevant：這裡我們討論到的是時間管理的持續改進，因此目標的設立也應該和時間管理相關。舉個例子，一些個人成長的目標在關聯性上就不是這麼緊密。比如我一年要讀多少本書，一個月要去健身房多少次。這樣的目標更多的是和自律，個人成長相關，但是和時間管理關聯並不大
· Timebound：每個持續改進的目標都應該有一個清晰的可以完成的時間點，這樣才能讓我們保持緊迫感，產出更多成果
03
執行持續改進
識別到了持續改進的機會，有了持續改進的目標，接下來就是持續改進的執行。在具體的操作過程中，可以結合自身的情況，運用到清單思維。例如每周給自己設立三到六個行動項，按重要次序進行排序，然後從最重要的一項開始做起，直到完成所有的任務。一開始不需要制定太多的行動項，重要的是要確保這些任務你可以完成，在有能力很好完成這些任務的基礎上，再一點點的去加大工作量。
1. 今日刷短視頻時間從2小時降至1.5小時
2. 完成文章創作時間由3小時降至2.5小時
3. 自我提升時間由2小時升至2.5小時
04
持續改進的回顧
每周結束的時候，建議花半個小時對這一周所做的一個改進進行回顧。首先看最初設定的目標是否完成了。如果沒有，差距會在哪裡，有多大的差距，下一步怎麼去填補這個差距。回到最開始的例子，一個人之前每天有兩個小時浪費在刷短視頻朋友圈上面，他的計劃是把這個時間控制在一小時內，但是實際每天還是會有一個半小時浪費在了這上面。再分析，有可能是他每天上下班通勤時間有一個小時，在地鐵中無所事事就會玩手機。那麼，有沒有一個更好的辦法能更好的使用到這些時間呢？比如做一些個人成長提高的事，比如收聽一些音頻課程，比如利用碎片時間背一些單詞等等。通過這個例子大家可以理解，持續改進的反思，一定要反思到問題的根本原因上面，這樣才能更好的去制定對策解決問題。
作者：潘宇寬
跨國食品企業質量管理經理
八年海外奮鬥及個人成長實戰經驗
時間管理，自律及個人成長教練