第482篇文章分享
在外企工作，或做外企的供應商，和客戶英文e-mail溝通，就像一日三餐，必不可少，如與知名北美外企科技巨頭打交道，諸如Apple, Google, Microsoft, Amazon. facebook, Twitter 等，還是有一些基本套路可循可依的。
今天就來說一說發郵件和客戶溝通的套路。
外企英語郵件原文搬運，內容主編略作改動。
一般email溝通都會有對應報告，大家第一反應報告可能是report, 但在外企很多時候會稱之為slides, deck, files, materials等。因為很多report 的內容不能稱之為報告，但對於溝通來說，卻沒有必要糾結，我們可以有很多種reports，多種materials，隨手列舉幾個as below。
Evaluation report, 評估報告
DFM report, 可製造性設計報告
DOE report, 驗證報告
FA report, 失效（不良）分析報告
Measurement report, 測量報告
Yield report, 良率報告
Comparison report, 對比報告
Correlation report, 相關性報告
On-site review report, 駐廠檢討報告
5C report, 5C 報告
8D report, 8D 報告
...
那麼，英文報告做好了，如何發好一封郵件呢？
Step 1: Subject 郵件主題名
套：
Subject：XXX (Project ) | Development Phase | XXX (Topic)
e.g. Dxx | DVT Build | CG opening dimension control run summary
路：
當然，按所有科技公司的套路，不會用產品名稱直接在郵件裡溝通，而是取一個代稱，和產品名稱幾乎沒有任何關係。但也不是無章可循，比如說蘋果喜歡用Nxx, Dxx, xx代表數字，作為迭代碼，但供應商也可以叫這個產品Cupid，Zeus，xx。尤其作為乙方，一定要注意保密，因為大家都會籤保密協議NDA，郵件名稱要follow客戶要求，內部溝通則可以用內部命名的代稱。
標題subject要明確topic，主題要獨立，不能題不對文，或多個主題。
雖說Subject 非常簡單，但現實中很多人都做不到，主題表達不清楚，甚至是主題和內容完全不在一個頻道上，更有甚者在關於X的主題上回復Y的事情，過幾天還要繼續在這個thread裡面談Z，這是書面溝通的大忌，kick off 一個新的topic有那麼難嗎？
切記，針對不同的事項，要用新的郵件主題和郵件thread，不要讓客戶和老闆覺得你沒sense，一個郵件thread只談一個topic, 這個習慣必須強制自己養成。
Step 2: Content 郵件內容
第一步，稱呼。
套：
Hi xx,
Hello xx,
Dear xx,
xx 可以是人名，也可以是team。
路：
一般稱呼為，Hi Peter, Hello Peter, 前者較為不正式，但無傷大雅，後者更傾向於首次溝通，但日韓更喜歡用Hello, 或許是為了表達禮貌吧。
乙方給甲方發郵件很多人也喜歡用Dear Peter，這個在富士康等臺資企業非常常見。很多人發給內部領導也會用這個Dear開頭，當然你可能會說No，臺灣人都叫「長官好」，這裡不探討臺資企業文化問題。其實直接用Hi xx，Hello xx，客戶完全可以接受的，除非某個客人有特殊癖好，則另當別論。
有人也習慣名字前面不加任何東西，直呼其名，個人很不喜歡也很不建議這樣做，當然，略顯尷尬不說，會給人一種不舒服的感覺。
第二步，正文。
套：
Please refer to attachment for the XXX process flowchart.
Here comes theupdate of the XXX DOE report as below.
Attached is theproposed 3D CAD for yourreference.
Please find themeasurement data inattachment.
Please find thereport attached.
Please find the attachment forthe cosmeticyield study report.
Here is thedelivery plan, please let me ...
Please see attachedrecommendations from XXXside.
Attachmentis themeeting agenda for your visit next week.
以上黑色字體劃重點，這些套別說你沒用過。
用三個字總結，就是 「見附件」。
路：
後面緊跟一句，please review and comment, thanks，雖然大家都知道客戶會review和給出意見，但這就是套路，沒這一句很尷尬。
也可以再矯情一點兒， please kindly review and share your comments, many thanks, 禮多人不怪嘛。
但是吧，有些童鞋過於實在，直接按這個套路發了。
如下所示：
看上面這個郵件，姑且不談報告內容，客戶或老闆會覺得你不懂得總結、分析和思考，沒有system thinking 的mindset，更可怕的是，萬一他們看不懂，費盡心思的報告，就被reject了。
所以寫完那個套，highlight一下關鍵部分。
A brief/quick summary as below, 一個簡短明了的總結可以瞬間讓別人知道你的內容主要在講什麼，有什麼樣的重點需要確認，that's it.
如果是數據，那這個brief summary最好是做成table表格的形式，條理清晰，一目了然，秒懂。
這還不夠，還需要加 conclusion 或 result，recommendation，proposal，further actions, 如果有明確結論，要show出來，if not，那就給出result，這樣可以給客戶和老闆省80%的時間去看報告。
舉個例子如下，大家看你在郵件裡的內容就理解80%了，優秀。
Step 3: 郵件落款
基本上不談套路，較為隨意。
Please feel free to contact me if any issue.
Thanks and Best regards,
Perter Guo.
Cellular: 1888888888
Address: XXXXX
如果公司有固定格式，可以follow.
發出郵件只能算是kick off , 客戶review 完回郵件，沒有帶concern 和 further action的情況可真的是太少了，萬裡長徵第一步邁出去，就等著堅持到底和客戶勝利會師吧。
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