There is nothing to writing. All you do is sit down at a typewriter and bleed.
——Ernest Hemingway
曾經很長一段時間，我非常痛恨寫英文郵件，特別是那些工作場合的正式郵件。那時，我有一個擁有英文文學碩士學位的老闆，他有語言潔癖症，對郵件中語氣和語法的要求有近乎完美主義的變態。於是乎，他手下所有的人都患上了英文郵件恐懼症。
老闆在郵件中用「appreciate」, 我們就不敢用「thank you」；老闆說郵件裡不允許有任何錯誤，我就將郵件反反覆覆檢查三十遍，才戰戰兢兢地發出去，眼睛盯著屏幕太用力都成了鬥雞眼，卻因太緊張將「regarding」寫成了「regarding to」。於是領教了老闆前無古人後無來者的「咆哮體」。
工作中的強迫症蔓延到生活中，讓家人和朋友無法忍受，當我下定決心辭職的時候，竟是身邊的人最歡呼雀躍。
後來有段時間，我兼職給朋友改英文郵件，郵件令人髮指的「中文英說」的程度，讓自己的英文水平急劇下降。就像長期聽跑調的人唱歌，保準你一開口也找不到原調在哪兒。
雖說我這篇文章的題目叫「寫一篇地道的英文E-mail」，但「地道」與否，本身就是一個頗為主觀的評價，我們只能努力做到不要犯一些太明顯的或過於可笑的錯誤。一封郵件能準確表達意思，流暢溝通，不誤事兒，也就可以了。否則，若像我Ex-boss一樣，犯上郵件完美主義強迫症，也怪惹人嫌的。
後來，治好我「郵件恐懼症」的是我慈祥又寬容的美國導師。他從不對我寫的郵件指手畫腳，當我發現自己的錯誤而無地自容時，他卻安慰我說「沒事兒，我都能看懂的。」實在遇到錯得太離譜兒看不懂時，他反而「請教」我，弄得像是他理解能力有限似的。治好了「恐懼症」，我開始甩開胳膊寫東西，當敢於表達時，再來糾正錯誤、積累正確的語句和用法，才發現水平提高的很快。
根據我有限的經驗，總結了幾點秘籍，竊以為，若能做到這幾點，一封郵件的基本分應該就有了。當然，江湖高人眾多，小女子鬥膽班門弄斧一番，您若有異見，歡迎輕輕拍磚：
Rule No.1：禮貌用語
國人說英語，常給人不禮貌的感覺。並非我們故意如此，而是無意為之。在美國，排隊在咖啡館點餐，若你對服務員說「I want a large latte!」 服務員定會在心裡鄙視你一番。這句話翻譯成中文並未有什麼不妥，大意是「我想要一杯大杯拿鐵」。可英文的感覺就沒那麼禮貌了，頗有點兒 「哎，給老子來杯拿鐵」的味道。若你留意，一般英語為母語的人會這麼點餐：「Can I have a large latte?」用can引導的疑問句馬上把談話的氛圍渲染的彬彬有禮。
寫郵件的時候也一樣。我導師的著作被翻譯成中文在國內出版，有一天收到一封來自中國的郵件。來信的人，本無惡意，針對導師書中關於中國的內容有些不同意見，想和導師探討。但也許是英文水平有限，通篇充滿了「I want let you know…」 , 「you must notice that…」, 「you have to know…」（這些話的語氣，都充滿了一種「你小子啥也不懂，我告訴你啊…..」居高臨下的語氣）。 連我導師這樣一個低調、慈祥的老頭兒，都有一種想往他頭上砸板磚的衝動，就更別探討什麼學術問題了。
所以，一封禮貌得體的郵件，不僅能讓看的人舒服，還能提升你在對方眼中的形象，特別是在商務信函中，能提高溝通的效率，減少因誤會引起不必要的麻煩。
如何讓一句生硬的英文變成禮貌用語，我有幾點訣竅：
1.若要向對方表達請求、質疑、觀點時，儘量將陳述句改為疑問句。
例如，上面那個給我導師寫郵件的同學，如果他將 「I want let you know…」（我要讓你知道）這樣欠揍的句型，稍稍修改為 「May I say that…」，或許故事的結局就大不一樣了。
再比如，若你向對方提出請求，選擇疑問句型，可以彰顯出你的謙和和修養。例如你要去某地做個演講，你希望會議組織者為你準備PPT、列印演講提綱等東西，你可以在提出要求之後，寫上一句「would you be able to arrange there items for me?」(請問您能幫我安排好這些物品嗎？) 看了這樣的郵件，保準對方在為你賣力時，心裡是沒有草泥馬奔跑的。
當然，上述原則不適用於對方粗魯無禮不可理喻，你早已在心裡問候他祖宗千百遍的情況；或者你比閱件者level(等級)高n倍的情形。在這些情形下，你大可不必考慮語氣、用詞或語法，大喇喇地把你郵件甩出去吧。我想即使你寫的是中文，對方也會屁顛顛去找個翻譯的。
2.適當的恭維、感謝和祝福
這世上沒有人不愛聽好聽話，這是放之四海而皆準的真理。在郵件中適當放入一些這樣的話，讓對方心裡暖洋洋並樂滋滋地為你賣力，何樂而不為？當然太多的恭維話又會顯得自己太卑微，可能對方會輕瞧你。但這個「度」如何把握，卻是我這篇文章幫不了你的地方，這只能根據實際的情況，自己斟酌了。這就像人生，讀再多的「心靈雞湯」，也替代不了你自己去這花花世界走上一遭。
一般恭維話、感激語和祝福放在郵件的最後一部分，在你提出要求或說完正事兒之後。有幾句經典句型，使用頻率頗高，不妨拿去背背：
A. We appreciate the service you provided to us, and we feel fortunate to have you as our clients and friend. (我們非常感激你為我們提供的服務，有您這樣的客戶和朋友是我們的運氣。)
註：appreciate後面直接接名詞或名詞性短語，若要接if引導的從句，記住要在if前加it, 即「appreciate it if…」這是英文為母語的人都會常常犯的錯誤。
B. We sincerely appreciate you taking time out of your busy schedule to show us around during our stay in Chicago. I would like to thank you again for your warm hospitality and for making our stay in Chicago so memorable and special. Please also convey our thanks to your family for their kindness.
(我們在芝加哥期間，非常感激您在百忙之中抽出時間陪我們參觀。再次感謝您的熱情款待，您讓我們在芝加哥度過了如此令人難忘和特別的時光。同時請代我向您的家人表達我們的謝意)。
C. I wish you and your family happy, healthy and prosperous in the coming year!
(祝您和您的家人在新的一年生活愉快、身體健康、事業興旺！)
D. Thinking of you on this special day and wishing you a beautiful Christmas!
(在這個特別的日子裡，非常想念你。祝你度過一個快樂的聖誕節！)
Rule No.2:長話短說
國人寫英文，長得像火車，一甩一大段，寫到最後主謂賓都分不清楚。看郵件的人，不得不先做語法句型劃分練習，隨後才能將意思猜出一二。
例如，我曾碰到過這樣一封郵件，它寫到：「With the accommodation, we offered a five star hotel for our guests, we also put a lot of effort and cooked many kinds of food every day, all the guests felt free to choose from them, the food and drinks were cooked in the principle of being healthy, clean, safe in order to give our guests enough energy to hold meeting……」
這封毫無語法和句型可言的郵件，若被起草者的初中英語老師看到，估計會羞愧地撞牆吧。
所以「地道」郵件Rule No.2就是避免寫你拿不準的長句，而代之以簡短句。先保證句子的正確性，再來斟酌句型的優美。另外，避免使用「in the principle of 」（本著什麼原則）、「give enough energy to hold meeting」（給予足夠的能量去開會）這樣中式的思維。
上面那段話，若要保持原意，使用簡短句，可稍作修改為「A five-star hotel was arranged for the meeting participants. We endeavored to provide a variety of food to them as well. All prepared food and beverages were healthy, clean and safe in order to satisfy all participants』 requirements…」 （為與會者安排了五星級酒店的住宿。並且我們竭盡所能為與會者提供各種美食。所有準備的食物和飲料都是健康、乾淨、安全的，滿足所有與會者的要求）
Rule No.3 莫要造詞
造詞的一個「罪魁禍首」就是電子詞典。很多中文聽起來很溜的詞，其實英文裡是不用的。例如，若你查「權力尋租」， 電子詞典會顯示「power rent-seeking」。這個詞頻繁地出現在國人寫的論文、郵件、文章中，我曾經也對這個詞的正確性深信不疑。直到有一天，我一個美國朋友問我這是啥意思，我才知道人家是根本不用的。
還有一個詞「undertaking」(經營者)，相信學法律的人對這個詞很熟悉，甚至我們的法條翻譯中也頻頻使用它。但我問了很多美國法學教授和學生，他們都不認為這是一個正確的用法。
如何避免造詞？我的寫作老師告訴我，若你對一個詞（特別是翻譯過來的詞）的正確性拿不準的時候，不妨用描述性的話去解釋它，就像字典裡解釋一個詞一樣。例如，「權力尋租」就可以寫成「one (e.g. Government’s employee) uses her public power to gain her private interest」. 雖說羅嗦些，但至少可以避免歧義。
好了，先寫到這兒吧。寫好英文E-mail是一個漫長的積累和練習的過程，這篇文章也僅起到一個拋磚引玉的作用。
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