只需三步,即可輕鬆完成多組數據核對並計算出數據差異!

「小琪，現在你已經把各種工資數據匯總完成了，接下來還有一個非常重要的工作，那就是核對一下咱們公司與社保局的社保數據是否一致。」說著，顧城打開了一份社保數據表。這份表中有兩個工作表，分別記錄了企業的社保數據（如圖 529企業數據所示）以及社保局返回的數據（如圖 530社保局返回數據所示）。

圖5-29企業數據

圖5-30社保數據

「顧總，社保數據核對是不是可以用VLOOKUP來核對呢？」

「其實這組數據的核對方法很多，可以用函數的方法核對，但比較麻煩，需要分別對每一組社保數據進行核對。而且為避免出現人員漏交的情況，通常需要先用企業數據核對社保局的數據，再用社保局數據核對企業數據。」

「那有什麼簡單的方法嗎？」

「我教你一個簡單的方法，一次就可以核對成功。」 顧城故做神秘的說。

「什麼方法啊？」

「數據透視表！而且不是普通的數據透視表，而是多重合併透視表！」

「顧總，數據透視表我倒是用過！」說著，小琪點開了「插入」菜單，在菜單的最左側找到了「數據透視表」。（如圖 531所示）

圖5-31

「沒錯，普通的數據透視表是在這裡插入，但這種數據透視表只能對單一表格進行數據的匯總和分析，現在我們需要對兩個表格中的數據進行核對，就不能在這個地方插入數據透視表了。」

數據核對第一步：數據匯總。

Step1：在社保數據工作表中選擇數據區域中的任意一個非空單元格。注意，只選擇一個非空單元格就可以了！然後按下快捷鍵：ALT+D+P+P。即先同時按下ALT+D，然後連續按兩下P就可以了。這時會彈出「數據透視表和數據透視圖嚮導——步驟1」對話框。這時選擇「多重合併計算數據區域」以及「數據透視表」選項。然後點擊「下一步」（如圖 532所示）。

圖5-32

Step2：進入「數據透視表和數據透視圖嚮導」的步驟2A，選擇「創建單頁欄位」。然後點擊「下一步」（如圖 533所示）。

圖5-33

PS：由於在本例每個工作表中，都有且只有一組數據源，所以選擇「單頁欄位，當遇到每個工作表中有多個數據源的情況時，則需要選擇自定義頁欄位。

Step3：進入「數據透視表和數據透視圖嚮導」的步驟2B，在「選定區域」對話框中選擇數據區域。在本例中，選擇「企業」工作表中的所有數據，即「企業!$A$1:$E$105」，點擊「添加」按鈕。此時，企業工作表中的數據會自動添加到下方的「所有區域」對話框中。（如圖 534所示）

圖5-34

Step4：接下來，選擇「社保局」工作表，然後添加社保局工作表中的數據區域，即「社保局!$A$1:$E$105」，再點「添加」按鈕，將其添加到「所有區域」對話框中。最後，點擊「下一步」按鈕（如圖 535所示）。

圖5-35

特別注意：「所有區域」中，所添加的表格順序是按首拼的先後進行排列的，並不是按工作表中表格的排列順序或手動添加表格的順序進行排列。因此，必須要記錄下「所有區域」中表格的排列順序，因為匯總完成後，這些表格會以『項1，項2，項3』的形式出現，需要手動修改其名稱。如果順序弄錯了，那匯總結果就會出現錯誤。在本例中，兩個表格的排列順序為：企業、社保局，所以匯總完成後，項1為企業，項2為社保局。

Step5：進入「數據透視表和數據透視圖嚮導」的步驟3」，在「數據透視表顯示位置」處選擇「新工作表」，最後點擊「完成」（如圖 536所示）。

圖5-36

匯總後，效果如圖 537所示。此時，兩個工作表的數據已經匯總到了一份數據透視表中，接下來就要通過數據透視表，對兩份表格中的數據進行核對了。

圖5-37

數據核對第二步：數據透視表重新布局。

Step1：在圖 537中，可以看到，頁欄位位於「篩選器」中，此時需要將其移動到「列」中，滑鼠左鍵點擊「頁」欄位，拖動到「列」中即可。此時，數據透視表中出現了「項1」、「項2」，即企業和社保局的數據（如圖 538所示）。

圖5-38

Step2：為方便閱讀，將項1改為「企業」，項2改為「社保局」（如圖 539所示）。

圖5-39

Step3：由於需要對不同保險項目中的兩組數據進行核對，無需匯總，所以需要將「匯總」項目去掉。選擇數據透視表中任意單元格，此時會出現「數據透視表工具」菜單，選擇其中的「設計」菜單，點擊「分類匯總」下拉三角，在二級菜單中選擇「不顯示分類匯總」 （如圖 540所示）。

圖5-40

Step4：接下來，選擇「分類匯總」旁邊的「總計」選項，點擊下拉三角，在二級菜單中選擇「對行和列禁用」命令（如圖 541所示）。

圖5-41

Step5：目前數據透視表中所有數據均為計數方式，需要將其修改為求和方式。點擊「值」下面的「計數項：值」選項，此時會彈出快捷菜單，選擇其中的「值欄位設置」選項（如圖 542所示）。

圖5-42

Step6：在彈出的「值欄位設置」對話框中，將計算類型由計數改為求和（如圖 543所示）。

圖5-43

Step7：姓名列無需進行數據核對，可選擇「姓名」所在單元格，當滑鼠變為黑色十字時，將其拖動到最後（如圖 544所示）。

圖5-44

數據核對第三步：核對差異項、計算差異值。

Step1：首先選擇數據透視表中任意單元格，在「數據透視表工具」菜單，選擇其中的「分析」菜單，選擇「計算」項目中的「欄位、項目和集」，點擊下拉三角，在彈出的二級菜單中選擇「計算項」（如圖 545所示）。

圖5-45

Step2：在彈出的「插入計算欄位」對話框中，首先在名稱中錄入「差異」，即新欄位的名稱，然後設計公式，差異值的計算可以用企業減去社保局，所以公式為：=企業-社保局，最後點擊「確定」按鈕（如圖 546所示）。

特別注意：此處公式中的「企業」與「社保局」並非手動錄入，而是通過分別點擊「項」下面的「企業」、「社保局」兩個項目，錄入到公式中的。

圖5-46

最終結果如圖 547所示。此時，所有員工三個社保項目的差異值全部核對完畢。

圖5-47

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