時間管理:推進工作的5個原則

2020-12-04 智能科技生活

日本經濟學家野口悠紀雄,任職於早稻田大學研究生院財經研究所,他把自己歸為「時間不足症」患者中最嚴重的那一類。為了解決沒有充裕時間完成工作、寫論文和著書的問題,他讀了很多時間管理類的書,但那些書裡的技巧既不輕鬆也不實用,比如早起或縮短睡眠時間。於是,野口悠紀雄總結了自己的實際應用經驗,寫了《把碎片化時間用起來》這本書。

野口悠紀雄說,現在人們所做的工作僅憑勤奮努力是無法應對的,因為工作的形式發生了3個變化。第一,工作不再是同一件事情的重複,它變得多樣化、複雜化;第二,工作開始由多人共同完成,這個過程中的不確定性增加;第三,工作的周期變長,需要多項工作並列進行。這時,人們的時間管理技巧也需要改變。

野口悠紀雄在書裡介紹了推進工作的5個原則:

原則1: 確保不中斷的時間段。推進工作時很重要的一點就是不中斷地完成一系列工作。有些工作一旦被中斷後,需要花很多時間和精力去重溫,中斷還會導致好的想法被遺忘。野口悠紀雄把工作中斷時發生的忘記事情和資料丟失等症狀稱為「中斷綜合症」,人們制訂日程計劃的最大目標,就是要確保能在一個時間段裡不中斷地推進工作。野口悠紀雄建議,可以記錄下「需要立刻做的事項」,比如打電話、複印、向同事確認某事等,這樣做的目的在於不使工作因雜務而中斷,把雜務工作匯總後一起做,效率也會比較高。

原則2: 當下主義與應急措施。當下主義就是說,工作要在發生的當下處理完,如果中斷了就會發生「中斷綜合症」。野口悠紀雄建議,應針對現有的工作採取一些應急措施,「與其說當下主義的核心在於『馬上做』,不如說在於它的應急措施。」應急措施,就是把手頭的文件和資料放到一個「需要處理」的文件夾裡,便於未來的自己能夠跟上之前的進度。

原則3: 以拙速為宗旨。很多時間管理方面的書都強調」要先做重要的事情「,但有時人們即便知道某件事很重要,也不可能只做那一件事,我們會被緊急工作或意外事件打亂行程。野口悠紀雄認為,應對這種情況的拙速原則,就是不要陷入完美主義,先完成一定階段的工作,如果有時間,再做進一步的完善。「一定階段」的工作要完成到什麼程度呢?野口悠紀雄說,最低限度就是「他人一看就懂」,不過他建議一般要做到完美狀態的80%,因為達成剩下的20%所需的能量很可能要大於達到80%所消耗的能量。拙速原則也可以說是80%原則,一旦做到這種程度,就可以抽身去做別的事情。

原則4: 偶爾休息。在野口悠紀雄看來,偶爾的休息能夠避免我們在大方向上犯錯誤。有時候當你一直做一件事,可能會誤入死胡同卻不自知。暫時讓工作告一段落,休息一周,就能用他人的眼光客觀看待自己做過的工作。

原則5: 先做不確定的事。這個原則說的是,如果幾個工作的重要程度相同,就要先處理那些所需時間不確定的工作。外出、找東西、能不能馬上得到協助,這些事情所需要的時間都有很大的不確定性,需要你針對可能出現的情況提前做好準備。野口悠紀雄說,安排工作中最重要的事,就是判斷不確定性與針對不確定性所採取的適當措施。

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