效率是做好工作的靈魂——切斯特菲爾德
在我們周圍，有這麼一些人，他們不經常加班，卻能很好的完成工作，獲得領導和同事的一致認可，升職加薪也比一般人要快。
還有那麼一部分人，天天努力工作，別人下班了還在忙碌，甚至節假日也要抽出一部分時間來完成任務，但是呢，任務完成率卻很低，經常受到領導批評。
上面兩種人的本質區別就在於工作效率的不同，工作效率高的人自然能夠又快又好的完成任務，工作效率低的人只能靠加班來彌補。
今天我們就來聊聊如何提高職場人的工作效率。
首先，我們來看看什麼是工作效率，提高工作效率有哪些好處呢？
工作效率，是指工作投入與產出之比，通俗地講就是在進行某任務時，取得的成績與所用時間、精力、金錢等的比值。
產出大於投入，就是正效率；產出小於投入，就是負效率。
工作效率是評定工作能力的重要指標，一個人的工作能力如何，很大程度上看工作效率的高低。
而且，工作效率的高低也直接影響著我們的生活質量。
對單位來說，團隊能否高效的工作，決定著公司能否盈利，是否具有市場競爭力。
總結起來，提高工作效率有下面4個好處：
提高工作效率能夠讓你在單位時間內完成更多的工作，多勞多得，獲得更多經濟利益；
提高工作效率能夠有效的減少工作時間，從而有更多時間來自由支配，進行學習、娛樂、旅遊、休息等；
提高工作效率能夠更好的展現個人實力，給自己貼上能力強的標籤，獲得更多升職加薪的機會；
提高團隊工作效率，能夠有效提升公司競爭力，節約時間，增加產出。
那麼，如何提高工作效率，養成高效工作的習慣呢？
在這裡，給你提供3種方法：
第一：利用「二八法則」，將主要精力放在重要的事情上，提高時間利用率
1897年，義大利經濟學家帕累託通過對19世紀英國各社會階層的財富和收益統計研究發現：社會上有80%的財富掌握在20%的人手裡，而另外80%的人卻只擁有社會財富的20%，這就是最初的「二八法則」。
「二八法則」反映了一種不平衡性，在社會、經濟及生活中這一平衡性普遍存在。
沒有任何一種活動不受「二八法則」的影響，「二八法則」認為：原因和結果、投入和產出、努力和報酬之間也存在著無法解釋的不平衡性。
這就告訴我們，提高工作效率就要避免將時間和精力花費在瑣事上，要學會抓主要矛盾。
我們經常聽到周圍的同事抱怨，說每天有幹不完的事，一周有一半以上的時間在加班，沒有時間去運動，身體處於亞健康狀態。也有人說，社會變化太快，因為工作都沒時間充電了。其實，大家缺少的不是時間，而是沒有有效的利用時間。
美國麻省理工學院的研究者在調查了3000名職業經理人後發現，那些成功的經理人有兩個特點：一是對自己的工作範圍有設定，不會把手伸的太長，盡最大努力做好自己的工作；二是對自己時間每一分每一秒都合理安排，最大限度的節約時間。
休格·布萊克進入美國議會前，並未受過高等教育。他平時工作也很忙，但是他每天還要擠出一小時到國會圖書館去博覽群書，包括政治、歷史、哲學、詩歌等方面的書。如此數十年如一日，就是在議會工作最忙的日子裡也從未間斷過。
後來他被任命為美國最高法院的法官，他也是最高法院中知識最淵博的人士之一。
馬思純是時下當紅演員，漂亮的外表加上完美的身形讓她圈粉無數，但是大家是否知道，她以前是一個體重120斤，高高壯壯的女孩，她就是通過高效的利用時間才達到現在的完美身形的。
在拍攝電影《左耳》的時候，條件很艱苦，平時拍攝任務也非常重，其他人一般完成拍攝就會躺在床上休息，或者跟朋友聚餐。但是，她依然堅持每天一小時的訓練，如果白天有時間她就去跑步，晚上有時間她就在房間裡做瑜伽。
等到《左耳》拍完的時候，馬思純減重25斤，完全顛覆了以前高高壯壯的形象。
瘦了之後，她的戲路變寬了，人也自信了很多。《左耳》上映之後，馬思純片約不斷，後來又憑藉在電影《七月與安生》當中出色的表現，拿下了金馬影后的桂冠。
個人的時間和精力都是非常有限的，要在一定的時間內把所有的事情都處理好是非常困難的。所以，要學會合理分配時間和精力，要想面面俱到還不如重點突破。把80%的資源花在能夠產生效益的20%上面，讓這20%去帶動其餘80%的發展。
這就要求我們在問題面前明確態度，排定先後順序，定出遠期和近階段目標；重新審視工作時間表，分出事情的輕重緩急，毫不留情地拋棄低價值的活動，永遠先做最重要的事情。
第二：運用「WBS」任務分解法，將困難的問題步驟化、階段化，提高解決問題的效率
職場上，我們經常面臨很多困難複雜的任務，很多時候，問題不能一蹴而就的解決，我們需要制訂一個清晰而有條理的計劃，以確保我們能夠直線達到目標。
在我們通過邏輯思考判斷出問題的本質之後，就要學會將問題進行分解，也就是將問題步驟化、階段化。
任務分解法又叫做工作分解結構（Work Breakdown Structure），簡稱「WBS」，指的是「目標任務工作活動」的流程體現。
它跟因數分解是一個原理，就是把一個任務分解成若干項子工作，這若干項子工作一起構成了完整的可量化的步驟，再把一項項工作細分到每一天的日常當中。
每一個具體的工作步驟規定了具體的時間和期限，因為比較大型的任務往往周期比較長，通常不會及時收到反饋額激勵，特別不容易堅持下去。
所以，必須設置較短的周期作為階段性的目標，讓自己在執行的過程當中看得清楚結果，每做一件事情，每過一天，都有接近目標的成就感。
最後，要堅決執行分解後的任務，最好把分解後的任務寫下來，註明任務開始和結束的時間，並且標註進度過程，以最直觀的方式把握整個任務的進展情況，不斷培養你對事物的掌控感。這也是對抗拖延症的有效方法之一。
任務分解法就是把複雜抽象的任務分解成具體的、可執行的、可操作的事項，讓後依次各個擊破，逐個完成。
當然，任務分解法裡面最重要的一點就是分解任務，這裡給你提供兩種具體可操作的方法。
剝洋蔥式分解
像剝洋蔥一樣，現將你想要完成的大目標分解成若干小目標，再將每個小目標分解成若干更小的目標。一直分解下去，直到你清楚該怎麼做。
多樹杈式
用樹幹代表大目標，直接連著樹幹的樹枝代表小目標，樹枝上長出的小樹枝代表更小的目標，而樹枝上的葉子則代表了即時的目標，也就是你現在要去做的事情。完成小目標是完成大目標的必要條件，而完成大目標則是完成小目標的結果，能夠把每個小目標實現，你就一定能夠實現更大的目標，大目標就是小目標的和。你可以按照如下步驟去做：
寫下一個大目標；
寫下實現這個大目標所有的必要條件和充分條件，這些條件就是小目標，也就是第一層樹杈；
寫出實現每個小目標的必要條件和充分條件，變成二層樹杈；
以此類推，直到畫出所有樹葉，也就是你的即時目標為止，多杈樹的分解圖也就完成了。
在面臨困難的問題時，不要煩躁，要學會任務分解，將問題步驟化、階段化，按照這條邏輯線走下去，我們就會每一步解決一個問題，而問題也會被最終解決。
第三：用好「頭腦風暴法」，克服「群體思維」，創造性決策解決問題，提高團隊工作的效率
「頭腦風暴」原本是精神病理學上的一個詞語，專門用來形容精神病患者或者精神錯亂狀態。現在指無限制的自由聯想和討論，其目的在於產生新的觀念或激發創新設想。
「頭腦風暴法」又稱智力激勵法、BS法、自由思考法，是由美國創造學家A·F奧斯本提出的。
職場上，解決問題往往以團隊的方式，而非個人，因此進行團隊會議非常重要，在團隊會議中，由於團隊成員心理作用的相互影響，人們容易屈服於權威或絕大多數人的意見，形成所謂的「群體思維」。
群體思維雖然能獲得大多數人的認可，但損害了創造性思維，降低了決策質量，為很多創造性解決問題的方法的出現設置了障礙。因此，為了保證群體決策的創造性、提高決策質量和效率，引入了「頭腦風暴法」。
「頭腦風暴法」是麥肯錫公司思考問題的最常見方式，也是提高團隊工作效率的有效方法。在運用「頭腦風暴法」的 過過程中，要特別注意以下3點：
了解問題和預設方案
對某些人而言，頭腦風暴有空想、清談的成分，但它其實是有思路和設想方案的，絕不是讓頭腦像浮雲一樣在空中隨意飄動。因此在頭腦風暴開始之前，團隊必須了解所面臨的問題，知道風暴的總體框架。
清空一切已有信息
頭腦風暴法的意義是為問題尋找新的解決方法，或者得到創造性的理念。所以頭腦風暴應從一無所有開始，而不能建立在已有的討論或者共識的基礎上。為了保證這一點，在進入討論之前，團隊的每一個成員都應該把預先的想法清空，只帶入一些既定的事實和資料。
放棄等級觀念
頭腦風暴重要的是思考，而思考是不分等級和職位的。在小組會議的時候，職位和等級較高的的人往往具有影響他人的能力，但在進行頭腦風暴的時候，要極力避免任何一個人受他人的影響，因此這要求所有人放棄等級觀念。
假如所有的團隊成員經過頭腦風暴之後，討論的依然是同樣的內容，仍然圍著一個領導，仍然彼此隨聲附和，那麼頭腦風暴肯定什麼也得不到，不過是在浪費時間而已。而更糟糕的一種局面是，職位或等級較高的人，一進來就把自己的觀點強加於人，那麼團隊就失去了一個形成更有創造性的解決方案的機會。
此外，在進行「頭腦風暴」的過程中，還應堅持下面5點：
不拒絕任何想法；
任何問題都有價值；
延遲評價；
拒絕固執；
巧妙記錄。
今天，我們主要講了提高工作效率的重要性，以及如何有效的提高工作效率，總結起來，有3種方法：
第一：利用「二八法則」，將主要精力放在重要的事情上，提高時間利用率；
第二：運用「WBS」任務分解法，將困難的問題步驟化、階段化，提高解決問題的效率；
第三：用好「頭腦風暴法」，克服「群體思維」，創造性決策解決問題，提高團隊工作的效率。